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PDF (Portable Document Format) est un format de fichier développé par Adobe au début des années 1990 pour garantir que les documents puissent être visualisés et partagés de manière cohérente sur différents appareils et systèmes d’exploitation.
Les principales forces des PDF sont toujours les mêmes aujourd’hui :
Avant les PDF, le partage de documents numériquement était peu fiable : les polices se cassaient, les mises en page changeaient et les sorties imprimées variaient. Les PDF ont résolu ce problème en verrouillant l’intégrité visuelle du document.
Comme Adobe l’a décrit de manière célèbre, les PDF permettent aux lecteurs de visualiser les documents “exactement comme l’auteur l’a prévu.”
Cette fiabilité est la raison pour laquelle les PDF sont rapidement devenus - et restent - la norme pour les documents importants.
Malgré l’essor des applications cloud et des outils collaboratifs, les PDF sont toujours partout.
Ils sont utilisés quotidiennement dans :
La raison est simple : les PDF sont l’artefact final.
Ils sont la version qui est signée, auditée, archivée et partagée à l’extérieur. Même lorsque les données vivent dans des bases de données, le PDF reste le livrable qui représente le dossier officiel.
Cohérence
Les PDF préservent la mise en page et la mise en forme quel que soit l’appareil ou le logiciel.
Sécurité
Ils prennent en charge le cryptage, la protection par mot de passe, les permissions et les signatures numériques.
Universalité
Les PDF sont largement compris et ne nécessitent aucune formation pour être ouverts ou partagés.
Polyvalence
Un seul PDF peut contenir du texte, des images, des tableaux, des formulaires et des signatures.
Malgré leurs forces, les PDF traditionnels introduisent des frictions :
Mauvaise expérience mobile
Le zoom, le défilement et les petites cibles tactiles rendent les PDF difficiles à compléter sur les téléphones.
Difficile à éditer
L’édition des PDF nécessite généralement un logiciel spécialisé et une configuration manuelle.
Flux de travail déconnectés
Les PDF sont souvent envoyés par e-mail, créant des doublons et des confusions de version.
Automatisation limitée
Les outils PDF traditionnels traitent les documents comme des fichiers statiques, et non comme faisant partie d’un processus actif.
Ces limitations sont la raison pour laquelle les organisations ont commencé à chercher des alternatives.
Les formulaires PDF étaient une première tentative pour moderniser la paperasse.
Ils permettaient aux utilisateurs de :
Cela a éliminé le papier, réduit les erreurs et accéléré les processus de base.
Mais les formulaires PDF avaient encore des limites :
Les formulaires PDF ont numérisé l’entrée, mais pas les flux de travail.
Pour résoudre les problèmes d’utilisabilité, de nombreuses équipes ont adopté des créateurs de formulaires en ligne.
Ces outils sont excellents pour :
Cependant, la plupart des créateurs de formulaires sont centrés sur les données par conception.
Leur modèle ressemble à ceci :
Cela fonctionne bien pour les enquêtes et les formulaires de saisie simples.
Mais cela échoue lorsque le PDF lui-même est le résultat.
Les exemples incluent :
Dans ces cas, exporter un PDF après coup n’est pas suffisant.
Dans de nombreuses industries, les PDF sont :
Le défi n’a jamais été les PDF eux-mêmes.
Le défi était que la plupart des outils traitent les PDF comme :
Ce dont les organisations ont réellement besoin, ce sont des flux de travail centrés sur les documents.
Les flux de travail centrés sur les documents partent d’une hypothèse différente :
Le PDF n’est pas un sous-produit, c’est la source de vérité.
Au lieu de pousser des données de formulaire brutes entre les outils, des actions sont déclenchées sur le PDF généré lui-même.
Cela permet :
Ce changement devient puissant lorsqu’il est combiné avec l’IA.
L’IA supprime la plus grande friction dans le travail avec les PDF : la configuration.
Au lieu de reconstruire manuellement les formulaires, l’IA peut maintenant :
L’IA ne remplace pas les PDF, elle les débloque.
PlatoForms est une plateforme de formulaires et de flux de travail axée sur les PDF et alimentée par l’IA.
Contrairement aux créateurs de formulaires typiques, PlatoForms est conçu pour les organisations qui dépendent déjà des PDF.
Téléchargez un PDF ou décrivez votre formulaire en langage simple. L’IA détecte automatiquement les champs, la structure et la logique.
Commencez rapidement avec des modèles éprouvés, ou personnalisez-les pour correspondre à vos documents.
Transformez des PDF existants en formulaires en ligne adaptés aux mobiles, sans redessiner les mises en page.
Passez n’importe quel formulaire à une expérience une question à la fois pour améliorer les taux de complétion.
Faites passer le même PDF à travers plusieurs personnes pour la complétion, la révision, l’approbation et la signature, sans chaos de version.
Envoyez des formulaires partiellement complétés, suivez les progrès et réduisez les erreurs.
Connectez les PDF directement à Slack, aux disques cloud, à Stripe, à Zapier, à Make et aux systèmes internes.
Pré-remplissez des formulaires, générez des PDF, gérez des flux de travail et déclenchez des webhooks de manière programmatique.
PlatoForms ne remplace pas les PDF.
Il les transforme en :
Les organisations conservent les documents en lesquels elles ont confiance, tout en gagnant la rapidité, l’utilisabilité et l’automatisation des logiciels modernes.
Si les PDF sont encore la façon dont votre entreprise fonctionne, la prochaine étape n’est pas de les abandonner.
C’est de les rendre intelligents.