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PDF（可攜式文件格式） 是 Adobe 在 1990 年代初期開發的一種文件格式，旨在確保文件可以在不同設備和操作系統上一致地查看和共享。
PDF 的主要優勢至今仍然不變：
在 PDF 出現之前，數字化共享文件是不可靠的——字體會損壞，佈局會變動，打印輸出會有所不同。PDF 通過鎖定文件的視覺完整性解決了這個問題。
正如 Adobe 著名地描述的那樣，PDF 允許讀者以“正如作者所設想的”方式查看文件。
這種可靠性是 PDF 快速成為並仍然是重要文件標準的原因。
儘管雲應用和協作工具的興起，PDF 仍然無處不在。
它們每天都在以下領域使用：
原因很簡單：PDF 是最終的成果。
它們是需要簽署、審核、存檔並對外共享的版本。即使數據存在於數據庫中，PDF 仍然是代表官方記錄的可交付成果。
一致性
PDF 無論在何種設備或軟件上都能保持佈局和格式。
安全性
它們支持加密、密碼保護、權限和數字簽名。
普遍性
PDF 被廣泛理解，無需培訓即可打開或共享。
多功能性
單個 PDF 可以包含文本、圖像、表格、表單和簽名。
儘管有其優勢，傳統 PDF 也帶來了一些摩擦：
糟糕的移動體驗
縮放、滾動和小的觸摸目標使 PDF 在手機上難以完成。
難以編輯
編輯 PDF 通常需要專業軟件和手動設置。
脫節的工作流程
PDF 通常通過電子郵件來回傳遞，創建重複和版本混淆。
有限的自動化
傳統 PDF 工具將文件視為靜態文件，而不是作為活動過程的一部分。
這些限制是組織開始尋找替代方案的原因。
PDF 表單是現代化文書工作的一次早期嘗試。
它們允許用戶：
這消除了紙張，減少了錯誤，加快了基本過程。
但 PDF 表單仍然有限制：
PDF 表單數字化了輸入，但沒有數字化工作流程。
為了解決可用性問題，許多團隊採用了在線表單生成器。
這些工具在以下方面表現出色：
然而，大多數表單生成器本質上是數據中心的。
它們的模型如下：
這對於調查和簡單的接收表單效果很好。
但當 PDF 本身是結果 時，這種方法就失效了。
例子包括：
在這些情況下，事後導出 PDF 是不夠的。
在許多行業中，PDF 是：
挑戰從來不是 PDF 本身。
挑戰在於大多數工具將 PDF 視為：
組織實際需要的是 以文件為中心的工作流程。
以文件為中心的工作流程從不同的假設開始：
PDF 不是副產品——它是事實的來源。
而不是在工具之間推送原始表單數據，動作是在 生成的 PDF 本身 上觸發。
這使得：
當與 AI 結合時，這種轉變變得強大。
AI 消除了處理 PDF 的最大摩擦：設置。
不再需要手動重建表單，AI 現在可以：
AI 不會取代 PDF——它解鎖了它們。
PlatoForms 是一個以 PDF 為先、AI 驅動的表單和工作流程平台。
與典型的表單生成器不同，PlatoForms 專為 已經依賴於 PDF 的組織 設計。
上傳 PDF 或用簡單語言描述您的表單。AI 自動檢測字段、結構和邏輯。
快速開始使用經驗證的模板，或自定義它們以匹配您的文件。
將現有 PDF 轉換為移動友好的在線表單——無需重新設計佈局。
將任何表單切換為一次一個問題的體驗，以提高完成率。
將相同的 PDF 路由給多個人完成、審核、批准和簽名——無需版本混亂。
發送部分完成的表單，跟踪進度，減少錯誤。
將 PDF 直接連接到 Slack、雲端驅動器、Stripe、Zapier、Make 和內部系統。
預填表單、生成 PDF、管理工作流程並以編程方式觸發 webhooks。
PlatoForms 不會取代 PDF。
它將它們轉變為：
組織保留他們信任的文件，同時獲得現代軟件的速度、可用性和自動化。
如果 PDF 仍然是您的業務完成工作的方式，那麼下一步不是放棄它們。
而是讓它們變得智能。