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PDF (Portable Document Format) は、異なるデバイスやオペレーティングシステム間でドキュメントを一貫して表示および共有できるようにするために、1990年代初頭にAdobeによって開発されたファイル形式です。
PDFの主な強みは今日でも変わりません:
PDF以前は、デジタルでのドキュメント共有は信頼性が低く、フォントが崩れ、レイアウトが変わり、印刷結果が異なっていました。PDFはドキュメントの視覚的な一貫性を保つことでこれを解決しました。
Adobeが有名に表現したように、PDFは読者がドキュメントを「著者が意図した通りに」見ることを可能にします。
その信頼性があるため、PDFは重要なドキュメントの標準となり、今もなおその地位を保っています。
クラウドアプリやコラボレーションツールの台頭にもかかわらず、PDFは至る所で使われています。
日常的に使用されているのは:
理由は簡単です: PDFは最終成果物です。
署名され、監査され、アーカイブされ、外部と共有されるバージョンです。データがデータベースに存在していても、PDFは公式記録を表す成果物です。
一貫性
PDFはデバイスやソフトウェアに関係なくレイアウトとフォーマットを保持します。
セキュリティ
暗号化、パスワード保護、権限、デジタル署名をサポートします。
普遍性
PDFは広く理解されており、開くためのトレーニングを必要としません。
多用途性
1つのPDFにテキスト、画像、表、フォーム、署名を含めることができます。
その強みにもかかわらず、従来のPDFは摩擦を引き起こします:
モバイルでの体験が悪い
ズーム、スクロール、小さなタッチターゲットが、携帯電話でのPDFの完了を難しくします。
編集が難しい
PDFの編集には通常、専門的なソフトウェアと手動の設定が必要です。
切り離されたワークフロー
PDFはしばしばメールでやり取りされ、重複やバージョンの混乱を引き起こします。
自動化が限られている
従来のPDFツールはドキュメントを静的なファイルとして扱い、アクティブなプロセスの一部としては扱いません。
これらの制限が、組織が代替手段を探し始めた理由です。
PDFフォームは、書類作業を近代化するための初期の試みでした。
ユーザーは次のことができるようになりました:
これにより、紙が排除され、エラーが減少し、基本的なプロセスがスピードアップしました。
しかし、PDFフォームにはまだ限界がありました:
PDFフォームは入力をデジタル化しましたが、ワークフローはデジタル化しませんでした。
使いやすさの問題を解決するために、多くのチームがオンラインフォームビルダーを採用しました。
これらのツールは次の点で優れています:
しかし、ほとんどのフォームビルダーはデータ中心に設計されています。
そのモデルは次のように見えます:
これはアンケートや簡単な受付フォームには適しています。
しかし、PDF自体が成果物である場合には問題が生じます。
例としては:
これらの場合、後でPDFをエクスポートするだけでは不十分です。
多くの業界で、PDFは次のようにされています:
問題はPDFそのものではありませんでした。
問題は、ほとんどのツールがPDFを次のように扱っていることでした:
組織が実際に必要としているのはドキュメント中心のワークフローです。
ドキュメント中心のワークフローは、異なる前提から始まります:
PDFは副産物ではなく、真実の源です。
生のフォームデータをツール間でプッシュする代わりに、アクションは生成されたPDF自体でトリガーされます。
これにより次のことが可能になります:
このシフトはAIと組み合わせると強力になります。
AIはPDFを扱う際の最大の摩擦であるセットアップを取り除きます。
フォームを手動で再構築する代わりに、AIは次のことができます:
AIはPDFを置き換えるのではなく、PDFを解放します。
PlatoForms はPDFを第一に考えたAI駆動のフォームとワークフロープラットフォームです。
典型的なフォームビルダーとは異なり、PlatoFormsはすでにPDFに依存している組織向けに設計されています。
PDFをアップロードするか、フォームを平易な言葉で説明してください。AIがフィールド、構造、ロジックを自動的に検出します。
実績のあるテンプレートで迅速に開始するか、ドキュメントに合わせてカスタマイズします。
既存のPDFをモバイルフレンドリーなオンラインフォームに変換します—レイアウトを再設計することなく。
完了率を向上させるために、任意のフォームを一度に1つの質問に切り替えます。
同じPDFを複数の人に渡して完了、レビュー、承認、署名を行います—バージョンの混乱なく。
部分的に完了したフォームを送信し、進捗を追跡し、エラーを減らします。
PDFを直接Slack、クラウドドライブ、Stripe、Zapier、Make、内部システムに接続します。
フォームを事前入力し、PDFを生成し、ワークフローを管理し、プログラム的にWebhookをトリガーします。
PlatoFormsはPDFを置き換えるのではありません。
それを次のように変えます:
組織は信頼するドキュメントを保持しながら、現代のソフトウェアのスピード、使いやすさ、自動化を手に入れます。
PDFがまだあなたのビジネスが作業を行う方法であるなら、次のステップはそれを放棄することではありません。
それをインテリジェントにすることです。