10 Melhores Maneiras de Trabalhar de Forma Mais Inteligente, Não Mais Difícil

Muitas pessoas acreditam que a chave para o sucesso é trabalhar duro, mas e se eu te disser que não é?

Sim, trabalhar duro tem sido um padrão de excelência para os funcionários por muitos anos, mas também é algo que causa esgotamento para a maioria de nós. Sempre pensamos que quanto mais trabalhamos, mais produtivos nos tornamos, ou quanto mais tempo passamos em uma tarefa, mais eficientes nos tornamos, mas…

Isso é um grande NÃO! Nem sempre é o caso.

Além de trabalhar duro, você também precisa trabalhar de forma inteligente. Você pode estar se perguntando, “O que significa trabalhar de forma inteligente?”

Para te ajudar a entender melhor, você pode pensar em trabalhar de forma inteligente como ser eficiente. completar um conjunto de tarefas com excelência em um curto período. Trabalhar de forma inteligente também se refere ao uso de algumas ferramentas de trabalho que podem tornar suas tarefas demoradas mais leves e ajudar a melhorar a produtividade.

Começar essa nova forma de trabalhar não é tão complicado quanto pode parecer. Na verdade, listamos aqui as maneiras de trabalhar de forma mais inteligente e parar de perder tempo.

Leia mais: Como Ser Produtivo de Pequenas Maneiras?

10 melhores maneiras de trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil

1. Desorganize seu espaço de trabalho

Todos nós experimentamos desordem (especialmente em nosso espaço de trabalho!). Embora possa parecer um problema pequeno, a desordem tem alguns efeitos adversos em nossas mentes, tornando-nos improdutivos. Psychology Today listou alguns efeitos negativos da desordem em nossas mentes, que incluem o seguinte:

• Nos distrai.
• Inunda nossas mentes com estímulos excessivos.
• Nos dá estresse ao não permitir que relaxemos mental e fisicamente.
• Dá ao nosso cérebro a mensagem de que nosso trabalho nunca está concluído.
• Nos deixa ansiosos e preocupados.
• Rouba nossa criatividade e produtividade ao invadir os espaços abertos que nos permitem pensar.

É por isso que organizar seu espaço de trabalho, seja em casa ou no escritório, é uma maneira perfeita de começar sua jornada para trabalhar de forma inteligente. Além de ajudar a melhorar seu foco, também ajuda a encontrar rapidamente as coisas que você precisa para realizar uma tarefa específica.

Após ler este artigo, você pode começar a organizar seu espaço de trabalho removendo arquivos e papéis desnecessários de suas mesas e usando pastas para organizar arquivos e documentos essenciais. Além disso, você também pode usar organizadores para canetas, papéis e livros. eles estão em alta demanda agora, então você pode encontrá-los facilmente nas lojas.

Há também momentos em que não são nossas mesas que precisam de organização. São nossos pensamentos que precisam ser renovados e organizados. Com isso dito, recomendamos que você comece a fazer meditação e escrever em um diário, onde você lista seus pensamentos, realizações e mais.

Dica Pro: Seus arquivos online também precisam de organização, então você precisará de uma ferramenta como PlatoForms para converter arquivos PDF em formulários, salvá-los online ou mesclá-los em um formulário mestre PDF.

Leia mais: Dicas sobre Como Melhorar o Foco: Aumente Sua Produtividade e Melhore a Concentração

2. Pare de fazer multitarefas

“Os multitarefas de alto nível estavam se saindo cada vez pior à medida que avançavam porque continuavam vendo mais letras e tinham dificuldade em mantê-las organizadas em seus cérebros.” -Ophir sobre o Estudo de Stanford sobre multitarefas

Se você ainda acha que fazer multitarefas pode ajudá-lo a terminar suas tarefas rapidamente, bem, um estudo de Stanford mostra que na verdade não é. Cientistas sociais concluíram que nossos cérebros não conseguem processar mais de um fio de informação por vez. Após realizar alguns testes com multitarefas de alto nível, descobriu-se que eles têm dificuldade em se concentrar e até mesmo lembrar das coisas.

De fato, fazer multitarefas pode causar grandes danos à nossa saúde mental. Além disso, há outro artigo da Psychology Today que lista dez efeitos nocivos da multitarefa, e aqui estão eles:

• Nos impede de sermos produtivos e eficientes.
• Aumenta as chances de depressão.
• Aumenta o estresse.
• Pode prejudicar relacionamentos.
• Pode levar a ossos quebrados.
• Prejudica as notas de um estudante
• Pode causar tráfego.
• Quanto mais fazemos multitarefas, mais chances temos de nos distrair de uma tarefa.
• Pode levar a problemas de memória.
• Prejudica nossos cérebros.

Esses resultados e informações mostram o quão prejudicial a multitarefa pode ser para sua produtividade e bem-estar, então sugerimos que você pare de fazê-la agora.

Em vez disso, faça o seu melhor para definir um tempo para cada tarefa e concentre-se em realizá-las uma de cada vez.

3. Cronometre suas tarefas

Cronometrar-se enquanto realiza suas tarefas também é uma maneira de trabalhar de forma mais inteligente. Isso ajuda você a se concentrar, pensar mais rápido e maximizar o tempo dado para um trabalho específico. Existem muitas ferramentas de acompanhamento de tempo que podem ajudá-lo com isso. Algumas que podemos sugerir são Pomodoro Timer, Clockify e Hubstaff.

4. Planeje, mas não demais

“Ao falhar em se preparar, você está se preparando para falhar,” diz Benjamin Franklin.

Uma das razões pelas quais lutamos com a produtividade é que não sabemos o que, onde e como começar. É por isso que planejar nosso dia, mês ou ano é essencial. Planejar nos dá um senso de direção sobre como passaremos nosso tempo em uma tarefa ou atividade específica, permitindo que realizemos as coisas sem hesitações e tomadas de decisão demoradas.

Além dessas razões, aqui estão outros benefícios que você pode obter ao planejar:

• Ajuda a evitar ansiedade.
• Aumenta seu foco
• Dá clareza.
• Permite que você alcance um equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Planejar pode parecer complicado, mas você pode começar simplesmente criando uma lista de tarefas em um dia. Os planejadores também estão por toda parte no mercado, então encontrar um não será difícil.

Por outro lado, enquanto planejar pode contribuir muito para sua produtividade, planejar demais também pode prejudicá-la. Na verdade, um estudo conduzido na Universidade de Rochester descobriu que aqueles estudantes que têm planos diários específicos passam cada vez menos tempo estudando. Eles também acabam não preenchendo suas planilhas de planejamento após um mês. Enquanto aqueles que têm um plano mensal foram relatados como estudando mais do que qualquer outro grupo dentro do experimento.

Este estudo mostra que você não precisa ser muito específico ao planejar suas tarefas, quanto mais simples, melhor.

5. Faça uma pausa

Nunca subestime o poder de fazer pausas. Os dias em que considerávamos pausar como um sinal de preguiça já se foram. Um estudo de 2011 da Universidade de Illinois afirma que nossos recursos atencionais caem quando realizamos uma tarefa por muito tempo. Com isso dito, fazer pequenas pausas entre as tarefas é essencial para nos mantermos focados e mais produtivos. A Técnica Pomodoro é uma das melhores maneiras que podemos recomendar para ajudá-lo a começar com isso.

Leia mais: A Técnica Pomodoro para Produtividade: Funciona?

6. Use ferramentas de produtividade

O que é bom sobre a tecnologia é que ela continuamente nos ajuda a resolver nossos dilemas. Hoje, existem ferramentas de produtividade que podem nos ajudar a trabalhar de forma mais inteligente todos os dias. Aqui está uma lista de algumas ferramentas que sugerimos:

• PlatoForms (Para arquivos PDF e fluxos de trabalho de arquivos)
• Zapier (Para automação)
• Trello (Para gerenciamento de projetos)
• Google Calendar (Para compromissos e lembretes de tarefas)
• Slack (Para comunicação)
• Free Logo Creator (Para branding)

Dica Pro: Se você está trabalhando com uma equipe, uma ferramenta de fluxo de trabalho de PDF como PlatoForms pode ajudá-lo a compartilhar e alterar informações rapidamente sem reproduzir seus arquivos. Também permite que cada membro complete um formulário PDF online com várias etapas, economizando seu tempo e energia.

7. Leve os prazos a sério

Se você quer trabalhar de forma inteligente, deve lembrar que os prazos são definidos para você seguir. Use os prazos como motivação para terminar suas tarefas rapidamente e faça o seu melhor para cumpri-los. (Mas não se esqueça de manter a qualidade do seu trabalho!)

Se você é uma daquelas pessoas que lutam para cumprir prazos, aqui estão algumas coisas que você pode fazer para melhorar nesse aspecto:

• Defina lembretes antes da data de vencimento.
• Comece com o que é familiar e fácil para você.
• Priorize tarefas importantes e urgentes.
• Não espere até o prazo; se você sabe que pode terminar a tarefa dada mais cedo, então termine mais cedo para ter tempo suficiente para revisões.

8. Encontre seu melhor horário para produtividade

Uma das melhores maneiras de ser produtivo é encontrar o horário em que você pode trabalhar com menos distração e quando sua mente está pronta para trabalhar. Por exemplo, se você é uma pessoa noturna que está mais acordada e ativa à noite, então o melhor horário para você trabalhar é durante a noite. O mesmo vale se você é uma pessoa matutina.

Para outros, o caso pode ser que há menos distrações e barulho durante a noite, então eles se tornam mais produtivos trabalhando nesse horário.

9. Delegue e agrupe tarefas

Fazer pilhas de tarefas de uma só vez pode ser confuso e distrativo, então também é crucial que você as divida em pequenas tarefas que possa realizar rapidamente. Digamos que você tenha uma tarefa de redação de conteúdo; você pode dividir essa tarefa em pequenas como criação de esboço de conteúdo, redação de conteúdo e revisão.

Você também não precisa trabalhar nas tarefas sozinho, especialmente se tiver uma equipe. Aprenda a pedir ajuda e delegar tarefas, se possível. Com isso, você pode se concentrar em estudos mais críticos, enquanto seus colegas de equipe podem usar a maior parte do tempo deles.

10. Siga uma rotina

Pode parecer clichê, mas ainda é essencial se você quer melhorar sua produtividade, então estabeleça uma rotina que você possa seguir. Seguir uma rotina torna você mais eficiente, permitindo que saiba exatamente quais atividades precisa realizar sem pensar muito sobre isso. Com isso dito, ajuda a economizar seu tempo precioso.

Aqui estão também alguns outros benefícios que você pode obter ao seguir uma rotina:

• Ajuda a alcançar tanto objetivos de curto quanto de longo prazo.
• Incentiva hábitos saudáveis.
• Permite que você maximize seu tempo.
• Ajuda a ter tempo para o que te energiza.

Você não precisa começar grande para trabalhar de forma inteligente; pequenos passos importam e certamente trarão sucesso em breve. Comece com esses dez passos até alcançar grandes resultados!

Benefícios de trabalhar de forma inteligente

Trabalhar de forma inteligente requer muita prática e progresso, mas valerá a pena, pois você ganhará os seguintes benefícios:

• Você terá mais tempo para seus entes queridos e outras coisas pessoais.
• Trabalhar de forma inteligente ajuda a aumentar a criatividade e a produtividade, criando uma sensação de realização.
• Diminui a possibilidade de ansiedade e estresse, ajudando você a ter controle sobre suas tarefas.
• Trabalhar de forma inteligente contribui para o seu bem-estar mental, dando-lhe tempo suficiente para meditar, socializar e seguir sua paixão.
• Trabalhar de forma inteligente permite que você maximize seu tempo para tarefas mais importantes, pois você pode concluir pequenas tarefas em um curto período.
• Trabalhar de forma inteligente permite que você seja mais eficiente em seu trabalho, pois cumpre prazos sem sacrificar a qualidade do seu trabalho.

Trabalhe de forma mais inteligente com o Conversor de Formulários PDF da PlatoForms

PlatoForms é uma ferramenta online que ajuda você a converter rapidamente PDF em formulário, economizando tempo e alcançando seus objetivos de produtividade. Também permite que sua equipe e clientes completem formulários PDF online, possibilitando um fluxo de trabalho mais eficiente. Com a ajuda da Integração com o Slack, você também pode receber notificações e atualizações em tempo real automaticamente. Trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil, começando hoje. Inscreva-se aqui!