Los correos electrónicos pueden ser abrumadores.
A veces nos encontramos demasiado inmersos en navegar por boletines y actualizaciones de trabajo. De hecho, los empleados tienden a pasar el 28% de su tiempo laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos. Si eso se convierte en trabajo diario, significa pasar más de tres horas gestionando correos (y leyéndolos).
Debido a que el correo electrónico es inevitable en el trabajo, es importante gestionar nuestros correos para seguir siendo productivos. No pasar largas horas perdiéndonos en saludos cordiales y atentamente. Con una gestión eficiente del correo electrónico, no solo aumentarás la productividad, también ahorrarás tiempo para hacer más cosas.
Si te preguntas cómo gestionar correctamente tu correo electrónico, sigue leyendo y prepárate para Marie Kondo tu bandeja de entrada.
Tabla de Contenidos:
- Mantén una bandeja de entrada organizada
- No dejes que tus correos se acumulen
- No hagas preguntas abiertas
- Usa herramientas de gestión de correos
- Deshazte de hilos de correo largos
- Reduce demasiadas suscripciones de correo
- Programa tu rutina de correos
- Aprovecha las plantillas
- Automatiza tus respuestas
- Borra para siempre
¿Cómo gestionar tu correo electrónico?
Mantén una bandeja de entrada organizada
No subestimes el poder de los filtros y subcarpetas. Están inventados por una razón. Puedes usar las funciones integradas en tu correo electrónico para una bandeja de entrada mucho más organizada, como importancia, grupos o menciones. Clasificar tus correos según su importancia o moverlos a una carpeta destinada te permitirá centrarte en lo que necesita ser respondido primero, o separar lo innecesario de lo necesario.
No dejes que tus correos se acumulen
Leer un montón de correos no leídos siempre es una tarea. Evita que los correos se acumulen abordándolos de inmediato. Si un correo es innecesario, archívalo de inmediato. Si un correo necesita ser respondido ahora, entonces tómate el tiempo para presionar responder. Dejar los correos para más tarde no solo causará retrasos, también acumulará tus correos, lo que puede llevar a la desorganización.
No hagas preguntas abiertas
La cuestión es que a nadie le gusta el ruido blanco en los correos. Sé directo y claro. Hacer preguntas abiertas en los correos puede llevar a grandes malentendidos y hilos más largos. Mientras que los correos directos siempre mantendrán la conversación corta y eficiente.
Usa herramientas de gestión de correos
La buena noticia es que no tienes que estar solo al gestionar tus correos. Está perfectamente bien confiar en la tecnología. Con la ayuda de herramientas de gestión de correos, puedes gestionar tus correos de inmediato y ser más productivo.
Hay toneladas de herramientas para la gestión de correos en línea, por eso es importante saber qué aspecto del correo te gustaría gestionar específicamente. Elegir muchas herramientas puede hacer más daño que bien, así que debes tomarte el tiempo para saber cuál funciona según tu objetivo. Al elegir una herramienta, pregúntate estas preguntas:
¿Quiero gestionar mi lista de correos?
¿Eres un comercializador por correo electrónico o un bloguero que quiere enviar boletines y contenido por correo? Si es así, gestionar tu lista de correos es una prioridad principal. Esto te ayudará a mejorar tu lista, deshacerte de los correos no deseados y retener suscriptores de calidad.
¿Quiero gestionar varias cuentas de correo?
Tenemos cuentas de correo de trabajo y personales por una razón: separar los correos entre sí. Aunque esto funciona la mayor parte del tiempo, puede ser confuso cambiar de cuentas. Para abordar esto, encuentra una herramienta de gestión de correos que pueda vincular tus cuentas de correo a un solo buzón para un fácil acceso.
¿Quiero limpiar mi lista de suscripciones?
Suscribirse a diferentes boletines puede causar demasiados correos irrelevantes. Si quieres limpiar tu lista de suscripciones pero no tienes tiempo para revisar cada cuenta para darte de baja, encuentra una herramienta que pueda hacer el trabajo de un solo golpe.
¿Quieres resaltar tus recordatorios de seguimiento?
Miles de correos en la bandeja de entrada pueden dificultar el seguimiento de los seguimientos. Por lo tanto, podrías considerar buscar una herramienta que te ayude a establecer tiempos y recordatorios para los correos más importantes que debes seguir.
Consejo profesional: Además de crear formularios PDF rellenables en línea, la función de invitación de formularios de PlatoForms te permite enviar formularios PDF web a tus usuarios por correo. Puedes establecer la contraseña para seguridad, establecer la disponibilidad de tus formularios y permitir envíos únicos para mayor precisión. Aprende más aquí.
Deshazte de hilos de correo largos
Los hilos de correo pueden ser útiles. Pero generalmente solo alargan la conversación, lo que puede llevar a confusión y, peor aún, a malentendidos. Evita responder al mismo hilo si estás preguntando sobre un tema diferente. Haz que tus líneas de asunto sean concisas y específicas para evitar rellenos más largos.
Reduce demasiadas suscripciones de correo
¿Crees que no es relevante recibir ese boletín mensual al que te suscribiste hace años? Empezar de nuevo también es aplicable en los correos. Es hora de hacer clic en el botón de cancelar suscripción para un nuevo comienzo de correo. Conoce qué cuentas vale la pena mantener y cuáles no, para evitar saturar tu bandeja de entrada.
Consejo profesional: PlatoForms convierte tus PDFs en un formulario en línea y te permite crear plantillas de correo para ahorrar tiempo. Con nuestra plantilla de correo, no tienes que escribir una y otra vez. Solo guárdala, reutilízala y renómbrala. Conoce más aquí.
Programa tu rutina de correos
Una de las formas más efectivas de gestionar tu correo es establecer un horario y rutina definidos para revisarlo. ¿Prefieres revisar los correos justo después de comenzar a trabajar o en medio del turno? Ya sea que te guste pasar media hora o más gestionando tu correo, mantén un horario consistente y asegúrate de cronometrarte. De esta manera, puedes controlar si estás pasando demasiado tiempo navegando por tu bandeja de entrada.
Aprovecha las plantillas
Las plantillas hacen maravillas silenciosas. Su capacidad para ahorrar tiempo está subestimada.
Permitiéndote escribir solo una vez y simplemente copiar y pegar para uso futuro, no tienes que preocuparte por crear mensajes cada vez. Puedes crear diferentes borradores de plantillas que usas típicamente y simplemente enviarlas regularmente (solo no olvides personalizar). Por ejemplo, nuestra función de plantilla de correo aquí en PlatoForms te permite crear una plantilla que puedes guardar, renombrar y reutilizar para usos futuros. De esta manera, no tienes que volver atrás y escribir lo mismo de nuevo, aumentando tu productividad y ahorrando tiempo.
Automatiza tus respuestas
Antes de la integración de aplicaciones y la automatización del flujo de trabajo, los correos electrónicos han estado usando el poder de automatizar respuestas para aumentar la productividad. ¿De vacaciones? Automatiza tu respuesta. ¿De permiso y volverás en un día o así? Toma tu plantilla de respuesta fuera de la oficina, establece un temporizador y envíala automáticamente.
Borra para siempre
No dejes que tus correos innecesarios y archivos archivados permanezcan en tu bandeja de entrada por años. Presiona ese botón de eliminar y vacía la papelera para desordenar. Eliminar tus correos no solo limpia el almacenamiento de tu bandeja de entrada, siempre da una sensación de ‘reinicio’ (y estética).
Gestiona tu correo y aumenta la productividad con PlatoForms
¿Te preguntas cómo puedes gestionar tu correo con PlatoForms? Además de permitirte crear PDFs rellenables en línea, también puedes usar nuestra función de plantilla de correo que puede ahorrarte tiempo y esfuerzo. Aprende más sobre nuestra función de plantilla de correo aquí.
