Elimina la fricción en la recepción y optimiza la coordinación de eventos
Eficiencia de Cinco Estrellas para Hoteles y Lugares
¿Cómo pueden los huéspedes completar nuestras tarjetas de registro en PDF y exenciones antes de su llegada?
Sube tus PDFs a PlatoForms, revisa los campos y áreas de firma detectados por IA, y envía a los huéspedes un enlace para completarlos en línea. PlatoForms permite a los huéspedes y clientes de eventos completar detalles y firmar antes de su llegada, mientras tu equipo recibe los PDFs completados en el diseño familiar.
Reutiliza los detalles del evento en varios documentos y mantén al personal de recepción, catering y del lugar trabajando con la documentación que ya conocen.
Mejora Tus Operaciones para Huéspedes
Desde llegadas sin contacto hasta ejecución impecable de eventos
Convierte PDFs en formularios en línea rellenables para huéspedes
Registro Sin Contacto y Exenciones
Los huéspedes modernos esperan conveniencia. PlatoForms te permite convertir tarjetas de registro y exenciones en formularios en línea rellenables.
Los huéspedes pueden completar todo en sus teléfonos antes de llegar, mientras mantienes tu formato PDF original para registros. Habilita guardar para más tarde y envía correos electrónicos usando tu propio dominio personalizado (CNAME) para ofrecer una experiencia de registro fluida y personalizada.
Los huéspedes pueden completar todo en sus teléfonos antes de llegar, mientras mantienes tu formato PDF original para registros. Habilita guardar para más tarde y envía correos electrónicos usando tu propio dominio personalizado (CNAME) para ofrecer una experiencia de registro fluida y personalizada.
Diseña documentos para huéspedes sin un PDF existente
Crea PDFs de Hospitalidad Personalizados Desde Cero
¿Necesitas un documento pulido pero no tienes un PDF para subir? Usa el Creador de Documentos PDF para construir paquetes de bienvenida, propuestas de eventos, acuerdos de servicio o listas de verificación para el personal desde una página en blanco o una simple solicitud de IA. Agrega tu logo, aplica un tema consistente y organiza texto, tablas, imágenes y campos de firma en un lienzo flexible.
Exporta el diseño terminado como un PDF listo para imprimir, o conviértelo en un PDF rellenable o formulario en línea cuando los huéspedes o clientes necesiten completarlo y firmarlo. Para formularios de hospitalidad ya hechos, como reservas de hotel y evaluaciones de restaurantes, explora la biblioteca de plantillas de PlatoForms.
Exporta el diseño terminado como un PDF listo para imprimir, o conviértelo en un PDF rellenable o formulario en línea cuando los huéspedes o clientes necesiten completarlo y firmarlo. Para formularios de hospitalidad ya hechos, como reservas de hotel y evaluaciones de restaurantes, explora la biblioteca de plantillas de PlatoForms.
Una fuente de verdad para BEOs y Bodas
Formularios Maestros para la Planificación de Eventos
La coordinación de eventos a menudo implica PDFs complejos (Órdenes de Eventos de Banquete) que necesitan la entrada de clientes, personal de cocina y finanzas.
Con la tecnología de Formulario Maestro de PlatoForms, puedes crear un solo PDF completo pero compartir ‘Vistas’ específicas con diferentes partes. Envía un enlace a la novia para seleccionar el menú, otro enlace al equipo de Audiovisuales para confirmar el equipo, y un tercero a finanzas para la facturación. Todos los datos se agregan en un documento PDF maestro, eliminando el caos del control de versiones y asegurando que tu equipo de operaciones ejecute el evento perfectamente.
Con la tecnología de Formulario Maestro de PlatoForms, puedes crear un solo PDF completo pero compartir ‘Vistas’ específicas con diferentes partes. Envía un enlace a la novia para seleccionar el menú, otro enlace al equipo de Audiovisuales para confirmar el equipo, y un tercero a finanzas para la facturación. Todos los datos se agregan en un documento PDF maestro, eliminando el caos del control de versiones y asegurando que tu equipo de operaciones ejecute el evento perfectamente.
Personaliza el proceso y reduce la entrada de datos
Experiencia VIP con Invitaciones Pre-Rellenadas
No pidas a huéspedes recurrentes o VIPs que completen datos que ya tienes. Usa los Formularios Pre-Rellenados para enviar formularios pre-rellenados con el nombre del huésped, número de habitación o ID de reserva.
Ya sea una confirmación de reserva de spa o una solicitud de servicio de habitación, pre-rellenar los detalles conocidos hace que el proceso sea sin esfuerzo. Puedes enviar invitaciones a los huéspedes que llegan y rastrear exactamente quién ha completado su registro en tiempo real, o automatizar el proceso mediante integración para activar invitaciones cuando se realiza una reserva.
Ya sea una confirmación de reserva de spa o una solicitud de servicio de habitación, pre-rellenar los detalles conocidos hace que el proceso sea sin esfuerzo. Puedes enviar invitaciones a los huéspedes que llegan y rastrear exactamente quién ha completado su registro en tiempo real, o automatizar el proceso mediante integración para activar invitaciones cuando se realiza una reserva.
Convierte encuestas aburridas en chats atractivos
Retroalimentación Conversacional de Huéspedes
Los formularios de retroalimentación tradicionales a menudo parecen tediosos y son ignorados. Aumenta tus tasas de respuesta cambiando a Formularios Conversacionales.
Esta función presenta preguntas una por una en una interfaz tipo chat, haciendo que la experiencia se sienta personal e interactiva. Ideal para encuestas de satisfacción de huéspedes o solicitudes de conserjería, los formularios conversacionales pueden ser estilizados para coincidir con la marca de lujo de tu hotel, asegurando que cada punto de contacto digital refleje los altos estándares de tu propiedad.
Esta función presenta preguntas una por una en una interfaz tipo chat, haciendo que la experiencia se sienta personal e interactiva. Ideal para encuestas de satisfacción de huéspedes o solicitudes de conserjería, los formularios conversacionales pueden ser estilizados para coincidir con la marca de lujo de tu hotel, asegurando que cada punto de contacto digital refleje los altos estándares de tu propiedad.
Flujos de trabajo para depósitos y aprobaciones internas
Operaciones y Pagos Automatizados
Optimiza las operaciones de oficina integrando formularios directamente con tu ecosistema. Recoge depósitos de reservas o tarifas de servicio al instante a través de Stripe, PayPal o Square. Si tu propiedad ya funciona con Square para transacciones en persona, Square Checkout permite a los huéspedes completar reservas en línea sin cambiar de sistema de pago.
Usa Flujos de Trabajo para gestionar procesos internos como solicitudes de mantenimiento o aprobaciones de compras. Cuando un ama de llaves envía un formulario de solicitud de reparación, puede enviarse automáticamente al gerente de mantenimiento para su aprobación, luego notificar a la recepción, manteniendo a todos sincronizados sin charlas de radio o notas adhesivas perdidas.
Usa Flujos de Trabajo para gestionar procesos internos como solicitudes de mantenimiento o aprobaciones de compras. Cuando un ama de llaves envía un formulario de solicitud de reparación, puede enviarse automáticamente al gerente de mantenimiento para su aprobación, luego notificar a la recepción, manteniendo a todos sincronizados sin charlas de radio o notas adhesivas perdidas.
FAQ’S
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¿Podemos personalizar los formularios con nuestra marca de hospitalidad?
Absolutamente. Puedes personalizar tus formularios en línea con el logo de tu hotel o marca de alquiler, esquema de colores y dominio personalizado (CNAME). Esto asegura una experiencia de huésped profesional y fluida, desde la reserva hasta el registro, generando confianza desde la primera interacción. -
¿Podemos usar nuestras tarjetas de registro en PDF existentes?
¡Sí! PlatoForms está diseñado para convertir tus PDFs existentes en formularios web. Esto es crucial para la hospitalidad, ya que te permite mantener el diseño legal exacto y la marca de tus tarjetas de registro o exenciones de responsabilidad, mientras ofreces a los huéspedes un método de entrada moderno y compatible con dispositivos móviles. -
¿Podemos crear documentos de hospitalidad si no tenemos un PDF?
Sí. Con el Creador de Documentos PDF, puedes diseñar una carta de bienvenida, propuesta de evento, acuerdo de servicio o lista de verificación para el personal desde una página en blanco o pedir al Asistente de IA que lo redacte a partir de una breve descripción. Personaliza el diseño y la marca, luego exporta un PDF listo para imprimir o conviértelo en un PDF rellenable o formulario en línea. Si prefieres comenzar con un formulario de hospitalidad ya hecho, explora la biblioteca de plantillas de PlatoForms. -
¿Cómo protege PlatoForms los datos sensibles de los huéspedes?
PlatoForms mantiene los datos de los huéspedes seguros con encriptación, controles de acceso, registros de actividad, contraseña y autenticación de dos factores opcional, asegurando que solo el personal autorizado pueda ver o editar formularios mientras se mantiene la privacidad, el cumplimiento (GDPR, HIPAA, CCPA, APPs, COPPA) y la responsabilidad de la información sensible de los huéspedes. Consulta nuestra postura completa de cumplimiento en el Centro de Confianza. -
¿Pueden los formularios adaptarse según las respuestas de los huéspedes?
¡Sí, absolutamente! La lógica condicional muestra u oculta preguntas según las respuestas, por ejemplo, mostrando la autorización de estacionamiento solo para huéspedes que indican que están conduciendo, o mostrando campos de restricciones dietéticas solo para pedidos de catering de eventos. -
¿PlatoForms admite firmas electrónicas para contratos de eventos y exenciones?
¡Sí. PlatoForms admite firmas electrónicas para documentos cotidianos como contratos de eventos, exenciones de responsabilidad, acuerdos de uso de piscinas y contratos de alquiler de equipos, sin necesidad de almacenar papel. Cuando envías el formulario a través de una invitación rastreada o un paso de flujo de trabajo con el certificado activado, también viene con un certificado de firma diseñado para cumplir con los requisitos de una firma electrónica estándar en la mayoría de las jurisdicciones. También puedes dirigir contratos a través de flujos de trabajo de aprobación. -
¿Podemos integrar formularios en línea con nuestro sistema de gestión de propiedades (PMS)?
¡Sí, puedes! PlatoForms ofrece APIs que integran sin problemas tus formularios en línea con tu PMS o motor de reservas. También puedes conectarlo a tus sistemas existentes usando Zapier, Make o Integrately, facilitando el flujo de datos entre plataformas. -
¿Podemos personalizar los formularios en línea para adaptarlos a la marca de nuestro hotel o lugar?
¡Por supuesto! PlatoForms ofrece amplias opciones de personalización. Puedes adaptar los formularios a tus requisitos específicos agregando tu logo, eligiendo colores de marca y estilizando el diseño del formulario para reflejar la identidad de tu propiedad. Esto asegura que tus formularios sean tanto funcionales como visualmente alineados con tu marca. -
¿Podemos enviar formularios previos a la llegada a los huéspedes con detalles de la reserva ya rellenados?
¡Sí, absolutamente! Con la función de Invitación de PlatoForms, hoteles y alquileres vacacionales pueden enviar formularios de registro pre-rellenados a los huéspedes antes de su llegada. Pre-rellena detalles conocidos como el nombre del huésped, número de reserva, fecha de registro y tipo de habitación para evitar la entrada de datos repetitiva, reducir errores y acelerar el registro. Puedes rastrear la entrega y las presentaciones de correos electrónicos en tiempo real, y controlar los campos configurándolos como solo lectura para mantener la información de la reserva consistente. -
¿Cómo podemos rastrear el estado de los formularios enviados?
PlatoForms te permite rastrear y descargar datos de envíos a través de su panel de control. También puedes integrarlo con herramientas de terceros para monitorear el estado de los envíos en tiempo real, perfecto para rastrear reservas de eventos, registros de huéspedes y reservas de grupos. -
¿Qué es el Formulario Maestro y cómo ayuda con procesos de múltiples documentos?
Formulario Maestro es una función poderosa que permite a los huéspedes o clientes completar un formulario que automáticamente llena múltiples documentos. Para hoteles, esto significa que un formulario de registro puede generar una tarjeta de registro, exención de responsabilidad, autorización de estacionamiento y autorización de pago. Para lugares de eventos, un formulario de reserva puede crear un paquete completo: orden de evento de banquete (BEO), contrato, factura, menú de catering y exención de responsabilidad, todo lleno con datos consistentes. Los huéspedes completan una vez, tú recibes todo en un archivo ZIP organizado. -
¿Qué tipo de soporte está disponible para que los equipos de hospitalidad usen soluciones de formularios en línea?
PlatoForms simplifica el uso de formularios en línea para equipos de hospitalidad con interfaces fáciles de usar, sin necesidad de codificación. Ofrecemos amplias opciones de soporte como tutoriales en video, guías, preguntas frecuentes y un equipo de soporte receptivo. Los profesionales de la hospitalidad encuentran la plataforma intuitiva, generalmente volviéndose competentes en pocos días. -
¿Es seguro el dato de los huéspedes, especialmente para pasaportes/IDs?
Absolutamente. Priorizamos la seguridad de los datos con encriptación, controles de acceso y características de cumplimiento. Puedes recoger de manera segura información sensible como números de pasaporte o detalles de tarjetas de crédito. Además, puedes establecer permisos para que solo los gerentes de recepción autorizados puedan ver campos específicos. -
¿Podemos pre-rellenar los detalles de los huéspedes para ahorrarles tiempo?
Sí. Usando nuestras funciones de Invitación y Pre-rellenado, puedes cargar un CSV de huéspedes que llegan y enviarles enlaces únicos. Sus formularios se abrirán con su nombre, fechas de reserva y tipo de habitación ya rellenados. Simplemente revisan, firman y envían, creando una experiencia VIP. -
¿Podemos recoger pagos para depósitos o amenidades?
Sí. Puedes integrar Stripe, PayPal o Square directamente en tus formularios para recoger depósitos de habitaciones, reservas de eventos o cargos de amenidades como tratamientos de spa dentro del proceso de envío de formularios. Square es una opción natural si tu propiedad ya usa Square para pagos en persona.
