Gestionar configuraciones del formulario

Configura todo, desde el comportamiento de envío hasta las configuraciones de privacidad. Aprende a personalizar confirmaciones, correos electrónicos, reglas de acceso, disponibilidad del formulario y opciones multilingües para adaptar la experiencia completa del formulario.

Abrir configuraciones del formulario

Puedes abrir Gestionar Formulario de cualquiera de las siguientes maneras:

• Opción 1 (desde el Panel de Control): Pasa el cursor sobre el formulario y haz clic en Configuraciones (icono de engranaje) en la parte superior derecha. Se abrirá un panel con una entrada de Gestionar Formulario (configuraciones, compartir, conectar) además de acciones rápidas como Compartir, Clonar Formulario y Mover a Carpeta. Haz clic en Gestionar formulario para abrir la página completa de configuraciones.

  

• Opción 2 (desde el creador de formularios): Haz clic en el icono de más opciones (•••) en la parte superior izquierda para abrir el menú Más, luego elige Gestionar Formulario.

  

Gestionar Formulario abre una página de configuraciones dedicada con una navegación a la izquierda, agrupada en tres secciones:

• Compartir y acceso: Compartir, Permisos, Invitaciones
• Configurar: Configuraciones generales, Nombrado de PDF, Confirmación de envío, Correo de guardar para más tarde, Notificaciones, Multiidioma
• Conectar: Unidad en la nube, Integraciones, Área de pruebas de API

Cada una se cubre a continuación.

Compartir

La pestaña Compartir es donde publicas tu formulario y gestionas cómo se comparte. Una vez que publicas tu formulario, esta pestaña muestra automáticamente tus opciones de compartición en vivo en tres tipos:

• URL pública: Un enlace directo a tu formulario publicado. Compártelo con otros, y ellos pueden abrirlo y completarlo en cualquier navegador web. También verás una URL de PlatoForms, que funciona como respaldo si el enlace principal tiene problemas.
• Script de inserción: Fragmento de código que muestra tu formulario directamente en tu sitio web o aplicación web. Elige entre cuatro opciones de inserción — estándar, ventana emergente modal, botón flotante o pantalla completa.
• Código QR: Muestra en tu sitio web o materiales impresos. Los usuarios lo escanean con su dispositivo móvil para abrir y completar el formulario.

También puedes hacer clic en Abrir formulario para previsualizarlo, o Enviar por correo electrónico para compartir el enlace directamente.

Detener compartición

Para desactivar tu formulario, haz clic en Detener Compartición en la parte superior derecha de la pestaña Compartir. Esto despublica el formulario. Los enlaces existentes dejan de funcionar y el formulario vuelve a un estado de Borrador hasta que lo publiques nuevamente.

Permisos

Controla quién puede editar el formulario, quién puede enviarlo y quién puede ver las presentaciones. Consulta la guía Gestionar permisos para más detalles.

Invitaciones

Envía el formulario a personas específicas, con seguimiento, contraseñas y envíos programados. Consulta Crear una invitación para más detalles.

Configuraciones generales

La pestaña Configuraciones generales agrupa opciones en cuatro tarjetas: Envío, Disponibilidad y Límites, Privacidad y Seguridad, y Guardar para Más Tarde.

Código de seguimiento

Cuando Mostrar código de seguimiento en la última página está activado, un código de seguimiento aparece después de que el usuario envía el formulario.

Puedes usar este código para encontrar la presentación en la página de Presentaciones ingresándolo en el cuadro de búsqueda.

Editar envío

Cuando Mostrar “Editar Envío” en la última página está activado, los usuarios pueden editar y enviar el formulario nuevamente después de enviarlo. Esto es útil para hacer cambios más tarde.

Descargar PDF completado

Cuando Mostrar “Descargar PDF” en la última página está activado, los usuarios pueden descargar una copia PDF del formulario completado después de enviarlo.

Guardar para Más Tarde

Cuando Habilitar “Guardar para Más Tarde” está activado, aparece un botón de Guardar para Más Tarde.

Los usuarios pueden guardar su progreso, obtener un enlace para guardar para más tarde y regresar dentro del tiempo de expiración para terminar y enviar el formulario.

• Tiempo de Expiración del URL de Guardar para Más Tarde

  Note

  Activa primero Habilitar “Guardar para Más Tarde”.

  Elige cuánto tiempo el enlace de guardar para más tarde permanece activo. Las opciones incluyen 1, 3, 7, 30, 60, 90, 180 días, o nunca. Una vez que expira, el enlace ya no se puede usar.

  

• El URL de Guardar para Más Tarde está protegido por contraseña

  Note

  Activa primero Habilitar “Guardar para Más Tarde”.

  Cuando El URL de Guardar para Más Tarde está protegido por contraseña está activado, los usuarios deben ingresar una contraseña para volver a visitar su formulario guardado usando el enlace de guardar para más tarde.

  

Previsualizar PDF antes de enviar

Cuando Previsualizar el PDF antes de enviar está activado, los usuarios pueden ver una previsualización PDF del formulario completado antes de enviarlo.

Recopilar dirección IP e información del navegador

Cuando Recopilar dirección IP e información del navegador del remitente está activado, el formulario recopilará la dirección IP y los detalles del navegador del remitente.

Esto es especialmente útil para formularios con firmas electrónicas.

Para ver los datos recopilados en la página de Presentaciones, asegúrate de que Dirección IP y User-Agent estén configurados para mostrarse en las configuraciones de Campos.

Conservar el nombre original del archivo cargado

• Cuando Conservar el nombre original del archivo cargado está activado, el archivo cargado usará la etiqueta del campo Carga de Archivos como su nombre. Este nombre aparecerá cuando descargues el archivo desde la página de Presentaciones o lo subas a una Unidad en la Nube.

• Cuando esto está desactivado, el archivo mantiene el nombre dado por el usuario.

  Warning

  Si tu formulario tiene más de un campo de Carga de Archivos y el usuario sube archivos con el mismo nombre (como mi-archivo.png), un archivo puede sobrescribir al otro en la Unidad en la Nube. Para evitar esto, sugiere en el Texto de Ayuda que los usuarios den a cada archivo un nombre único.

Establecer contraseña del formulario

Cuando El formulario está protegido por contraseña está activado, se asignará una sola contraseña a tu formulario. Los usuarios necesitan usar esta contraseña para acceder al formulario haciendo clic en su URL publicada.

Convertir datos/hora de envío

Convertir Fecha/Hora de Envío A te permite elegir cómo se muestra la hora de envío. Usando la zona horaria del remitente, tu zona horaria o una personalizada.

Para ver la hora convertida en la página de Presentaciones, tu formulario debe incluir un campo de fecha, ya sea un Fecha (MM/DD/YYYY) o un campo de Fecha y Hora (MM/DD/YYYY hh:mm:ss). Los valores solo de tiempo no son compatibles. Asegúrate de que este campo esté habilitado en las configuraciones de Campo Mostrable y Buscable.

Esta configuración te permite elegir cómo mostrar la hora de envío:

• Zona Horaria del Remitente: Muestra la hora basada en la hora local del respondiente. Por ejemplo, si alguien en Shanghái envía el formulario a la 1:00 AM del 29 de abril (hora de Shanghái), esta hora exacta aparecerá en la presentación.

• Zona Horaria del Creador del Formulario: Convierte la hora a tu zona horaria, basada en tu zona horaria actual. Por ejemplo, la misma presentación aparecería como 1:00 PM del 28 de abril si tu zona horaria es Nueva York.

• Zona Horaria Personalizada: Siempre muestra la hora de envío en la zona horaria que selecciones.

Contraseñas de URL compartidas

Cuando Las URLs compartidas están protegidas por contraseña está activado, enlaces como “editar Envío”, “descargar PDF” o “adjuntos” necesitarán una contraseña para abrirse. Estos enlaces están disponibles en la página de Presentaciones > Acciones > Compartir > panel Compartición de Envío.

Tiempo de Expiración para URLs Compartidas

Tiempo de Expiración para URLs Compartidas te permite controlar cuánto tiempo permanecen activas las URLs compartidas (Editar Formulario, descargar PDF o adjuntos). Puedes elegir entre 1, 3, 7, 30, 60, 90 o 180 días, o configurarlas para que nunca expiren. Una vez expiradas, los enlaces ya no serán accesibles.

Formulario disponible en

Establece cuándo el formulario se vuelve accesible. Por ejemplo, si eliges 2026-07-08 12:22, los usuarios no podrán abrir el formulario hasta ese momento exacto.

También puedes establecer un Enlace de redirección antes de estar disponible. Los usuarios serán llevados a este enlace si intentan abrir el formulario demasiado pronto. Si no configuras uno, aparecerá un mensaje predeterminado del sistema en su lugar.

Formulario expirado en

Establece cuándo el formulario dejará de aceptar envíos. Después de este tiempo, los usuarios no podrán acceder al formulario.

Puedes establecer un Enlace de redirección después de la expiración para llevar a los usuarios a una página específica (como una página de agradecimiento o lista de espera). Si no se establece, se mostrará el mensaje predeterminado del sistema.

Límite de envío

Establece un número máximo de envíos (cualquier número por encima de 0) para tu formulario.

Una vez alcanzado el límite:

• Los usuarios son redirigidos a tu URL personalizada (por ejemplo, una página de lista de espera o promoción).

• Si no se establece una URL, verán el mensaje predeterminado del sistema.

• El formulario puede despublicarse automáticamente y cambiar a Borrador si activas esta opción.

Nombrado de PDF

Establece el nombre de visualización y el patrón de nombre de archivo para el PDF generado. Consulta Gestionar nombre del formulario para más detalles.

Confirmación de Envío

En esta pestaña, controlas lo que sucede después de que alguien hace clic en Enviar en tu formulario. Por defecto, aparece un mensaje de éxito, pero puedes personalizarlo o redirigir a los usuarios a otra página (como tu sitio web).

Puedes incluir en el mensaje:

• Código de seguimiento:

  Un código único para ayudar a identificar la presentación en la página de Presentaciones.

• Enlace “Editar Envío”:

  Un enlace que los usuarios pueden volver a visitar y reutilizar para editar su envío.

• Enlace “Descargar PDF”:

  Un enlace para descargar el formulario enviado como un PDF.

Usar variables en URLs de redirección

En la pestaña Confirmación de Envío, si eliges redirigir a los usuarios, puedes incluir variables en la URL.

Por ejemplo, si deseas transferir el nombre del cliente desde el campo #3 de entrada a tu URL de redirección (digamos que es https://tudominio.com/) usando el nombre del parámetro nombre_cliente, el formato de la URL sería: https://tudominio.com/nombre_cliente={{data.fid3}}.

Notablemente, también puedes incluir {{tracking_code}} o {{submission_id}} como una variable en la URL de redirección. Por ejemplo:
https://tudominio.com/nombre_cliente={{data.fid3}}&track={{tracking_code}}.

Esto te permite personalizar la redirección basada en la entrada del usuario y utilizar códigos de seguimiento según sea necesario.

Agregar Confirmación

Puedes hacer clic en Agregar Confirmación (Uso Lógico) para agregar diferentes mensajes de confirmación o redirigir a los usuarios a diferentes páginas, según sus respuestas.

Por ejemplo:

• Redirigir a los solicitantes de empleo a diferentes páginas de agradecimiento por rol.

• Mostrar un mensaje personalizado basado en el departamento o programa seleccionado.

Correo de Guardar para Más Tarde

En esta pestaña, puedes personalizar el Asunto del Correo y el Cuerpo del Correo para la función Guardar para Más Tarde.

Por ejemplo, puedes incluir {{draft_url}} en el Asunto del Correo.

Cuando el usuario hace clic en Enviar en el pop-up de Guardar para Más Tarde:

El receptor recibirá tu correo personalizado con un enlace para continuar llenando el formulario más tarde.

Notificaciones

Configura los correos electrónicos enviados a los usuarios y miembros del equipo cuando se envía el formulario, incluidos los adjuntos y las variables personalizadas. Consulta Configurar notificaciones del formulario para más detalles.

Múltiples idiomas

En esta pestaña, puedes configurar el formulario para que sea compatible con múltiples idiomas. Para más detalles, consulta la sección Habilitar multi-idiomas.

Unidad en la nube

Guarda automáticamente los PDFs enviados y los datos en Dropbox, Box, OneDrive o Google Drive. Consulta Conectar una unidad en la nube para más detalles.

Integraciones

Conecta tu formulario a Zapier, Make, Slack, Stripe y más. Consulta la Guía de integración para la lista completa de aplicaciones compatibles.

Área de pruebas de API

Prueba la API REST contra este formulario directamente en tu navegador, una vez que el formulario esté publicado y tenga al menos una presentación. Consulta Área de pruebas de API para más detalles.