Configurar notificaciones de formularios

Cuando alguien completa un formulario, PlatoForms te enviará una notificación en el Panel de Control y una notificación por correo electrónico a las direcciones de correo electrónico o miembros del equipo que especifiques. Puedes ajustar la notificación por correo electrónico a tus preferencias.

Acceder a la configuración de notificaciones

1. Pasa el cursor sobre el formulario deseado en el Panel de Control y haz clic en el icono de Configuración (engranaje) en la esquina superior derecha.

2. Haz clic en Administrar formulario para abrir la configuración del formulario.

   

3. En la barra lateral izquierda, bajo Configurar, selecciona Notificaciones.

   

   Se abrirá la página de Notificaciones.

Personalizar la configuración de notificaciones

La página de Notificaciones tiene cinco partes principales: Email From, pestañas de notificación (Email To, Email Subject, Email Body por pestaña), Agregar Correo Electrónico del Cliente para Lógica (enrutamiento condicional) y Agregar Recordatorio (correos electrónicos de seguimiento programados). Para información detallada sobre cada parte, consulta los capítulos a continuación.

Email From

Aquí están los detalles del remitente: el Nombre para Mostrar que se muestra a los destinatarios y la Dirección de Correo Electrónico FROM desde la cual se envía la notificación. Por defecto, las notificaciones se envían como mailer@platoforms.com.

Para enviar desde tu propia dirección, junto a Email From verás: “Verificación requerida para la dirección FROM. Verificar Dominio (Recomendado) o Solo Este Correo Electrónico (Más Rebotes).” Estos dos enlaces inician el proceso de verificación:

• Dominio (Recomendado). verifica todo tu dominio, por lo que cualquier dirección en él (por ejemplo, @tueempresa.com) puede enviar notificaciones. Consulta Enviar correo electrónico con dominio personalizado para los pasos de configuración.

• Solo Este Correo Electrónico (Más Rebotes). verifica una sola dirección de correo electrónico. Es más rápido de configurar, pero el correo enviado desde una dirección de dominio no verificado tiende a tener tasas de rebote más altas que un dominio verificado.
  Para personalizar los detalles de Email From:

1. Mejora a un plan de pago.

2. Ingresa tu Nombre para Mostrar personalizado y Dirección de Correo Electrónico FROM en los dos campos.

   

3. Haz clic en Dominio (Recomendado) o Solo Este Correo Electrónico (Más Rebotes), dependiendo de cuál desees verificar.

4. Revisa tu bandeja de entrada para el correo de verificación y sigue sus instrucciones para completar el proceso.

Una vez que la verificación sea exitosa, tus detalles personalizados de Email From se usarán para enviar notificaciones.

Pestañas de notificación

Sobre la sección Email To, puedes gestionar diferentes objetivos de notificación usando pestañas. Por defecto, tienes Email a Usuarios y Email a Miembros del Equipo.

Puedes personalizar el Email To, Email Subject y Email Body bajo cada pestaña para establecer preferencias distintas para diferentes destinatarios. Por ejemplo:

• Usa Email a Usuarios para destinatarios externos (como clientes).

• Usa Email a Miembros del Equipo para notificaciones internas del equipo.

Dos enlaces se encuentran sobre la fila de pestañas:

• + Agregar Correo Electrónico del Cliente para Lógica. crea hasta 3 pestañas adicionales para enrutar envíos a departamentos o destinatarios específicos basados en datos del formulario.

• + Agregar Recordatorio. crea hasta 3 pestañas que cada una envía un correo electrónico de seguimiento un tiempo determinado después del envío (por ejemplo, Recordatorio 1, Recordatorio 2, Recordatorio 3), permitiéndote programar una serie de seguimientos en diferentes intervalos.

Cada pestaña añadida tiene un icono ✕ para que puedas eliminarla.

Email a Usuarios

Bajo esta pestaña, configura notificaciones para personas en tus listas de correo o aquellas que ingresan sus correos electrónicos en el formulario.

• Enviar a estas direcciones: Ingresa una lista de direcciones de correo electrónico, no necesariamente registradas con PlatoForms. Sepáralas por comas.

• Enviar al correo electrónico ingresado en el formulario: Elige hasta 10 campos del formulario. Si se ingresa una dirección de correo electrónico válida en cualquiera de estos campos, se enviará una notificación a esa dirección.

Email a Miembros del Equipo

Notifica a tus miembros del equipo con acceso para ver envíos de este formulario. Activa Enviar a miembros del equipo.

Agregar Correo Electrónico del Cliente para Lógica

Si necesitas enviar diferentes notificaciones a diferentes personas basadas en la entrada del usuario (por ejemplo, enrutamiento a Ventas vs. Soporte), usa + Agregar Correo Electrónico del Cliente para Lógica para crear objetivos de enrutamiento personalizados.

1. Haz clic en + Agregar Correo Electrónico del Cliente para Lógica para crear una nueva pestaña.

   

2. Nombre del Correo Electrónico: Dale a tu pestaña un nombre descriptivo (por ejemplo, “Para el Equipo de Ventas”). Este nombre es esencial ya que aparecerá como un objetivo en tu configuración de Lógicas.

3. Configura el Email To, Asunto y Cuerpo específicamente para esta regla de enrutamiento.

También puedes consultar este tutorial en video:

Enlace a Lógica condicional

Crear una pestaña personalizada es el primer paso. Para activar el enrutamiento, ve al panel de Lógicas y crea una regla donde la Acción esté configurada para enviar correo electrónico, luego selecciona tu Nombre del Correo Electrónico personalizado como el objetivo.

Agregar Recordatorio

Usa + Agregar Recordatorio para enviar un correo electrónico de seguimiento un tiempo determinado después de que se envíe un formulario. útil para recordar a alguien sobre una acción pendiente (como completar un pago, firmar un documento o responder).

1. Haz clic en + Agregar Recordatorio para crear una nueva pestaña de Recordatorio.

   

2. Bajo Enviar recordatorio en, elige cuánto tiempo después del envío debe salir el recordatorio (por ejemplo, 1 Día).

3. Configura el Email To, Asunto y Cuerpo de la misma manera que cualquier otra pestaña de notificación.

Asunto del Correo Electrónico

El campo Asunto del Correo Electrónico te permite crear asuntos personalizados que combinan un título fijo con variables dinámicas. Por ejemplo: “Gracias por enviar el formulario - {{form_name}}”.

Cuerpo del Correo Electrónico

Usa el editor de texto enriquecido para dar estilo a tu cuerpo de correo electrónico. agrega formato, enlaces, imágenes, botones (btn) y variables. Cambia a Modo Avanzado para editar la plantilla en bruto directamente usando HTML y etiquetas de plantillas.

Debajo del editor, Variables de uso frecuente ofrece atajos de un clic para etiquetas comunes como shared_attachment_link y attach_csv_data.

Usar variables en el Cuerpo del Correo Electrónico

Usa el cuadro Buscar Variables sobre el editor para encontrar e insertar variables.

Estas variables te permiten incluir información dinámica como texto del formulario, enlaces a PDFs compartidos o archivos subidos, y especificar si este correo electrónico debe adjuntarse a datos de formulario generados en formato PDF o CSV. Esto añade flexibilidad a tus correos electrónicos, yendo más allá del contenido estático.

Para la lista completa, consulta Variables disponibles.

Sintaxis del modo avanzado

En Modo Avanzado, las variables y condicionales usan etiquetas de plantilla directamente en el texto, por ejemplo:

{% if sign_cert_checksum %}Checksum del Certificado de Firma SHA256: {{ sign_cert_checksum }}{% endif %}
{{ attach_pdf_file }} {{ attach_sign_cert_pdf }}

Opciones adicionales

Debajo del editor del Cuerpo del Correo Electrónico:

• Enviar correo electrónico por cada revisión. envía una nueva notificación cada vez que un envío es editado/revisado.
• Comprimir si hay múltiples PDFs. agrupa múltiples PDFs generados en un solo archivo zip adjunto.

Guardar como plantilla

Para conservar el actual “Asunto del Correo Electrónico” y “Cuerpo del Correo Electrónico” para uso futuro:

1. Después de configurar todos los detalles, selecciona Guardar como Plantilla y dale un nombre distintivo.

   

2. Una vez que hayas creado un nuevo formulario, navega a su panel de Notificación y haz clic en Usar Plantilla.

   

3. De las plantillas disponibles, selecciona la deseada por nombre para aplicar el contenido guardado.

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