Gestionar Formulario Maestro

Descubre cómo la función de Formulario Maestro en PlatoForms simplifica el proceso de reutilizar campos en múltiples PDFs.

¿Qué es el Formulario Maestro?

El Formulario Maestro te permite lograr una reutilización eficiente de campos, como una Firma, en múltiples PDFs. Los campos de Carga de Archivos permanecen en el formulario en línea; no se pueden colocar en un PDF vinculado.

¿Prefieres un video en lugar de texto? Mira el tutorial a continuación:

Los pasos son sencillos:

• Crea el Formulario Maestro, añade campos y personaliza sus propiedades.
• Vincula el PDF deseado al Formulario Maestro e incorpora fácilmente los campos en el PDF.

Una vez completada la integración, puedes publicar el PDF con los campos añadidos, creando un formulario PDF cohesivo y personalizado que captura las entradas de los usuarios sin esfuerzo.

Los Formularios Maestros simplifican la creación de formularios, ahorran tiempo y mantienen la consistencia en tus formularios PDF.

Crear un Formulario Maestro

Sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de PlatoForms.

2. En el Tablero, haz clic en + Comenzar a construir en la esquina inferior izquierda para comenzar a construir.

   

3. En la ventana emergente, selecciona Formulario Maestro.

   

   Después de seleccionar esta opción, serás llevado al constructor de formularios del Formulario Maestro. Para más información sobre el constructor de formularios, consulta Explorar el constructor de formularios.

Editar el formulario maestro

Para editar tu formulario maestro para su reutilización posterior, sigue estos pasos:

Añadir campos

1. En el constructor de formularios del Formulario Maestro, localiza la Barra de herramientas a la izquierda.

   

2. Haz clic en los iconos de campo para añadir campos deseados a tu Formulario Maestro.

Editar propiedades de los campos

Después de añadir un campo a tu Formulario Maestro, verás su widget aparecer en el Panel de Campos izquierdo con un borde azul. El panel derecho mostrará las propiedades del campo.

• Para ver las propiedades de cada campo, simplemente haz clic en su widget correspondiente en el panel izquierdo.

• Para editar las propiedades de un campo, haz clic en el widget del campo en el panel izquierdo y realiza cambios en el panel derecho.

• Para reorganizar el orden de los campos, arrastra y suelta el widget en el panel izquierdo para ajustar su posición.

Aprende más sobre el Panel de Campos aquí.

Previsualizar Formulario Maestro

Antes de vincular el Formulario Maestro a tu PDF, es una buena idea previsualizar tu Formulario Maestro. Para hacerlo, haz clic en el botón Vista previa y diseño en la barra de menú superior del constructor, a la derecha del logo y del área de inicio.

Subir y vincular PDFs con Formulario Maestro

1. Ve al Tablero.

2. Encuentra el Formulario Maestro deseado. Pasa el cursor sobre su tarjeta y haz clic en Vincular PDFs (o el botón “N PDFs” una vez que los PDFs estén vinculados), luego haz clic en Vincular Nuevo PDF en el panel para subir el PDF.

   

3. Sube el archivo PDF.

   Después de subir el PDF, accederás al constructor de formularios para el formulario PDF. Aquí, puedes editar campos y sus propiedades.

Reutilizar campos

Para reutilizar los campos en el Formulario Maestro:

1. En el constructor de formularios, pasa el cursor sobre el widget del campo deseado.

2. Haz clic en Añadir al PDF.

   

   El campo aparece, resaltado en rojo, en la parte superior izquierda de la parte del PDF actualmente visible en el Área de Formulario PDF a la derecha, en la página mostrada allí (no siempre la página 1). Varios campos añadidos se alinean uno al lado del otro. Hasta que lo arrastres o cambies de tamaño, el campo se mueve cuando desplazas el PDF, así que desplázate primero a la página correcta.

3. En el Área de Formulario PDF a la derecha, arrastra y suelta el campo en una posición ideal. También puedes arrastrar un campo desde la izquierda directamente a un lugar en el PDF.

   Note

   Puedes añadir widgets múltiples veces a un PDF. Por ejemplo, si necesitas una firma personal en cada página, añade el mismo widget de firma a cada página. Cuando se cree el PDF final, tendrá la firma en cada página.

Publicar Formulario Maestro

Un Formulario Maestro se publica en dos niveles: el propio Formulario Maestro y cada formulario PDF vinculado.

1. Publica el Formulario Maestro: haz clic en Publicar en la barra de menú superior del constructor del Formulario Maestro.
2. Publica cada formulario PDF vinculado: ábrelo desde el panel Vincular PDFs y haz clic en Publicar en su constructor. Si el Formulario Maestro aún no está publicado, publicar un formulario vinculado te lleva de regreso al panel de control de Formularios Maestros sin una ventana de Compartir.

El formulario permanece no disponible hasta que al menos un formulario PDF vinculado esté publicado: su enlace y las inserciones muestran la página de formulario no disponible, y las páginas ya abiertas no pueden enviar. Hasta entonces, Compartir muestra la advertencia “Advertencia: El formulario aún no está disponible porque no se ha publicado ningún formulario vinculado. Publica al menos un formulario vinculado para que este formulario esté disponible.” Lo mismo ocurre nuevamente cuando el último formulario vinculado publicado se detiene o se elimina. También se rechaza enviar o actualizar una entrada a través de la API o un asistente de IA, con el error “Este formulario no está disponible porque ninguno de sus formularios vinculados está publicado”.

Una vez publicado, compartes el enlace del Formulario Maestro, nunca el enlace propio de un formulario PDF vinculado. Obtienes una URL Pública, Script de Inserción o Código QR para compartir fácilmente:

• URL Pública

  Un enlace directo a tu formulario publicado. Comparte este enlace con otros, y podrán acceder y completar el formulario usando su navegador web.

• Script de Inserción

  Un fragmento de código que puedes añadir a tu sitio web. Este código mostrará tu formulario PDF directamente en tu página, permitiendo a los usuarios completarlo sin salir de tu sitio.

• Código QR

  Una forma sencilla de compartir formularios PDF. Al igual que el Script de Inserción, los Códigos QR permiten a los usuarios acceder y completar formularios con facilidad. Muestra el Código QR en tu sitio o materiales, y los usuarios pueden escanearlo con sus dispositivos móviles para acceder rápidamente y completar el formulario. Al igual que el Script de Inserción, los Códigos QR mejoran la interacción manteniendo todo fluido.

No importa cuántos PDFs vincules al Formulario Maestro, la URL de compartición sigue siendo única.

Gestionar envíos

Gestionar los envíos del Formulario Maestro en PlatoForms sigue el mismo proceso que con otros formularios. Recibirás notificaciones por correo electrónico y del sistema, y podrás ver los envíos en la página de Envíos. La única diferencia es que un envío puede producir varios PDFs, uno para cada formulario PDF vinculado. En la página de Envíos, Ver PDF lista cada PDF, y también puedes descargarlos juntos como un zip. Con Fusionar PDFs en uno en el paso final y Eliminar PDFs individuales después de fusionar activados (en el panel Vincular PDFs), solo hay un PDF fusionado.