Ramas y caminos paralelos

No todas las ejecuciones necesitan los mismos pasos. Un paso de Rama envía una ejecución por un camino u otro dependiendo de lo que se haya respondido, y dos conexiones de un paso ejecutan sus pasos al mismo tiempo. Este artículo cubre ambos, y lo que sucede donde los caminos se vuelven a encontrar.

Pasos de Rama

Un paso de Rama dirige; nadie hace nada en él. Agrégalo desde la paleta, conéctalo al paso anterior, luego dibuja una conexión por cada posible camino desde sus puntos de salida. Cada conexión saliente tiene sus propias reglas; la que no tiene reglas es De lo contrario, se toma cuando nada más coincide. Una rama necesita al menos dos caminos y exactamente un De lo contrario, o la lista de verificación bloquea la publicación.

Reglas

Selecciona la rama para ver su pestaña de Condiciones: una tarjeta por camino, encabezada “Va a X si estas reglas coinciden”, y la tarjeta De lo contrario en la parte inferior. Cada regla es un campo de un paso anterior, una comparación y, donde tiene sentido, un valor. Agrega reglas con Agregar regla; con más de una regla elige Todas las reglas deben coincidir o Cualquier regla coincide.

Las comparaciones ofrecidas dependen del campo, de la misma manera que lo hacen en las Lógicas del constructor de formularios:

Las comparaciones de texto ignoran las mayúsculas, excepto coincide con el patrón, que distingue entre mayúsculas y minúsculas. Los números se comparan como números. Una firma no firmada cuenta como no respondida. Un campo que se dejó vacío, o que pertenece a un paso que la ejecución omitió, se compara como vacío, por lo que una regla nunca puede dejar una ejecución atascada.

Orden y modo

Una nueva rama utiliza Tomar cada camino cuyas reglas coincidan: cada camino cuyas reglas coincidan se ejecuta al mismo tiempo, por ejemplo, “notificar a Legal” y “notificar a Finanzas” ambos aplicando a un contrato grande. Cambia a Tomar solo el primer camino cuyas reglas coincidan cuando solo un camino debe ejecutarse: los caminos se verifican de arriba a abajo y el primer camino que coincida gana; mueve una tarjeta con las flechas para cambiar el orden. De lo contrario se toma solo cuando ningún camino coincide, en cualquiera de los modos.

La lista de verificación marca una regla que lee un campo de un paso posterior, una comparación que no se ajusta al campo, una regla sin valor y una opción que ya no existe en el formulario.

Caminos paralelos

Arrastra dos conexiones desde el mismo punto de salida y ambos pasos de destino comienzan en el momento en que el paso anterior a ellos se completa. Cada uno recibe su propia tarea y su propio correo electrónico. Úsalo cuando dos personas puedan trabajar de manera independiente: una verificación de referencias y una verificación de antecedentes, o dos departamentos que cada uno complete su parte.

Cosas que debes saber sobre los caminos paralelos:

• La ejecución se completa solo cuando cada camino ha terminado. Un paso de formulario que dice La ejecución se completa en su pestaña de Formulario significa “cuando este camino termina”; otros caminos abiertos aún deben terminar.
• Cada paso de formulario paralelo comienza desde el PDF del paso anterior a la división, a menos que los caminos se vuelvan a encontrar en una unión, por lo que dos pasos de formulario que ambos firman el mismo PDF en caminos separados producen dos documentos. Para recoger dos firmas en un documento, firma en secuencia después de las aprobaciones; los ejemplos muestran cómo.
• Un envío de regreso en un camino cancela las tareas abiertas en los otros caminos de esa ejecución; cuando el formulario reabierto se vuelve a enviar, los caminos comienzan de nuevo.

Donde los caminos se encuentran

Un paso con dos o más conexiones entrantes es una unión. Selecciónalo y su panel gana una pestaña, Cuando varios caminos llegan aquí. Hace dos preguntas separadas: cuándo comienza el paso, y de quién continúa el PDF y las respuestas.

¿Cuándo comienza el paso?

• Esperar a todos ellos (por defecto). El paso se crea una vez que todos los caminos entrantes han terminado. Cuando llega el primer camino, el rastreador muestra “Esperando otros caminos” y aún no se envía ningún correo electrónico. Un camino que ya no puede llegar no detiene el paso: si una rama fue por otro lado, o una aprobación en ese camino fue devuelta, la unión deja de esperar por él.
• Continuar con el primero. El paso se crea en el momento en que llega el primer camino, y su correo electrónico se envía. Cuando los otros caminos terminan más tarde, encuentran el paso ya allí y no hacen nada: su resultado no afecta este paso, y no se crea una segunda copia de él. Sus propias tareas permanecen abiertas hasta que se completan.

Ejemplos:

• Dos gerentes deben aprobar antes de que el empleado firme. Aprobación A y Aprobación B en paralelo, luego el formulario de firma como la unión, con Esperar a todos ellos. El formulario se envía por correo electrónico solo cuando ambos han aprobado.
• Un formulario alcanzado desde dos rutas diferentes. Una rama envía solicitudes grandes a través de una revisión de Finanzas y las pequeñas directamente; ambas rutas terminan en el mismo formulario de confirmación. Solo una ruta se ejecuta por solicitud, por lo que la unión nunca espera la ruta que no se tomó. Cualquiera de los ajustes se comporta igual aquí; deja el predeterminado.
• Cualquiera de los dos revisores es suficiente. Continuar con el primero hace esto, pero la tarea del revisor más lento permanece abierta y aún puede decidir. El diseño más limpio es un paso de aprobación con ambos revisores en él y su regla configurada en “cualquiera de ellos”, ver Cuando varias personas aprueban.

¿De quién continúa el PDF y las respuestas?

Continuar el PDF y las respuestas de enumera las conexiones entrantes. Un paso unido continúa solo un camino. El camino que elijas proporciona todo lo que el paso hereda: las respuestas prellenadas, “Combinar datos entre pasos”, “Mostrar los datos del PDF anterior”, los enlaces al PDF y formulario anteriores, los marcadores de posición en el correo electrónico de su tarea, y el documento sobre el cual se construye su propio PDF. Los PDFs y respuestas de los otros caminos no se combinan. La misma opción está disponible como Usar el PDF y las respuestas de este camino como base en la conexión misma.

Cuando cada camino entrante lleva de regreso al mismo formulario, como con dos aprobaciones de una solicitud, no hay nada que elegir: ambos caminos llegan a la misma presentación y la configuración no hace diferencia. Importa cuando los caminos contienen diferentes pasos de formulario:

• Sección de Gerente y sección de Finanzas completadas en paralelo, luego un formulario de resumen. Elige el camino cuyo PDF debe continuar el resumen. El PDF de la otra sección no se lleva, y la lista de verificación advierte sobre esto siempre que dos caminos entrantes lleven cada uno un PDF propio. Si ambas secciones deben terminar en un documento, no las ejecutes en paralelo: ponlas en secuencia, para que cada una continúe la última.
• Continuar con el primero, y el camino elegido no es el primero en llegar. El paso no puede esperar al camino elegido, por lo que continúa con el que llegó. Con esa configuración, trata la elección como una preferencia, no una garantía.

Pasos finales

Un paso de Final marca donde termina un camino. Cualquier paso sin nada después también termina su camino, por lo que los pasos de Final son opcionales. Agrégalo cuando ayude a leer el lienzo, o cuando los caminos terminen de manera diferente y quieras ver qué final alcanzó una ejecución: nómbralos “Aprobado” y “Rechazado”, y el rastreador muestra el nombre.

Cuidado con el autocompletado

Combinar esta opción con pasos de formulario secuenciales es poderoso, pero dos efectos secundarios son fáciles de pasar por alto.