Seguimiento de ejecuciones

El rastreador lista cada ejecución de tus flujos de trabajo: dónde está cada uno, quién lo está esperando y por cuánto tiempo, y qué sucedió en el camino. Ábrelo con Seguimiento en la tarjeta de un flujo de trabajo o desde Flujos de trabajo → Rastreador. El diseñador no tiene un enlace a él.

Encontrar una ejecución

• Filtros: un flujo de trabajo o todos; estado (En progreso, Esperando a alguien, Atrasado, Completado, Devuelto, No aprobado, Cancelado, Expirado); cuándo comenzó la ejecución; y un cuadro de búsqueda para un id de presentación o una dirección de correo electrónico.
• Cuadros: cuántas ejecuciones están en progreso, cuántas están atrasadas, cuántas se completaron esta semana, y el tiempo mediano desde el inicio hasta la finalización.
• La tabla: una fila por ejecución con el flujo de trabajo, cuándo y por quién comenzó, el paso o pasos actuales, quién lo está esperando, desde cuándo (en rojo cuando está atrasado), la fecha de vencimiento, una columna Bucle que muestra “devuelto ×1” o “reinicio de …” cuando la ejecución ha estado antes, y Abrir.

Esperando en muestra “cualquiera con el enlace” cuando ninguna tarea abierta tiene una dirección de correo electrónico, por ejemplo, un paso cuyos destinatarios no pudieron ser encontrados.

Abrir una ejecución

Haz clic en Abrir en una fila. Un cajón se desliza con todo sobre esa ejecución:

• El lienzo del flujo de trabajo en miniatura, con cada paso coloreado por su estado: hecho, esperando, atrasado, devuelto, omitido o no alcanzado. En una ejecución con caminos paralelos, ves de un vistazo qué camino lo está retrasando.
• Tareas: una entrada por instancia de paso con a quién fue asignado, cuándo fue abierto y completado, y enlaces a la presentación o a la decisión y su comentario. La tarea que está actualmente esperando lleva las acciones:
  • Empujar reenvía su correo electrónico. Como máximo una vez por hora por tarea. Si una tarea de formulario no tiene dirección de correo electrónico, su enlace se copia para que lo pases. En una tarea de aprobación no se copia nada (el aviso dice “no se envió correo”): el enlace de un aprobador nunca se entrega a otra persona.
  • Reasignar se entrega a un miembro del equipo o a una dirección de correo electrónico. El enlace anterior deja de funcionar y la nueva persona recibe uno nuevo.
  • Copiar enlace del flujo de trabajo copia el enlace de la tarea. Se ofrece solo en tareas de formulario; las tareas de aprobación no tienen Copiar enlace del flujo de trabajo, así que usa Empujar para enviar al aprobador su enlace nuevamente.
• Cronología: todo lo que sucedió, en orden: iniciado, Correo enviado (el destinatario no se muestra), abierto, presentado, recordado, decidido con el comentario, devuelto, reasignado, completado, y los eventos del certificado de firma y registro de aprobación.
• Al final: Ver en presentaciones, Abrir diseñador y Cancelar ejecución. Cancelar cierra cada tarea abierta, con una razón opcional; las presentaciones ya realizadas se mantienen. Cada ejecución completada ofrece su PDF final aquí: PDF final (con registro de aprobación) cuando la página de registro fue construida (la ejecución tuvo una decisión de aprobación y la página de registro está activa), de lo contrario PDF final, el PDF del último formulario. Reconstruir registro de aprobación aparece si la página no pudo ser construida.

Quién puede ver y hacer qué

El acceso sigue los permisos propios de cada formulario. La propiedad del equipo y los roles del equipo no dan acceso adicional aquí; un propietario del equipo que no figure en las listas de un formulario primero se añade a sí mismo en el menú del equipo > Permisos de Formularios.

• Diseñar un flujo de trabajo: Editor de Formularios en cada formulario del flujo. Un flujo de trabajo nuevo que aún no tiene ningún formulario está abierto para quien lo creó.
• Ver sus ejecuciones: Visualizador de Envíos de Formularios en cada formulario del flujo. Esto incluye un formulario que una edición del lienzo eliminó mientras las ejecuciones aún conservan sus envíos.
• Empujar, cancelar, reconstruir el registro de aprobación, reasignar una tarea de formulario: lo mismo que para ver las ejecuciones.
• Reasignar una aprobación: Visualizador de Envíos de Formularios y Editor de Formularios en cada formulario, porque elegir al aprobador forma parte del diseño.
• Aprobar o rechazar: solo la persona a la que se asignó la aprobación.

Presentaciones por paso

La página de Presentaciones todavía lista las presentaciones de un flujo de trabajo formulario por formulario. Su pestaña Flujo de trabajo no está vinculada a un formulario: se abre con el flujo de trabajo que viste por última vez, y un menú desplegable en la parte superior izquierda cambia a otro flujo de trabajo. Muestra cada ejecución como una fila de pasos con una fecha en cada columna que fue presentada; puedes abrir cualquiera de ellas. Ver Gestionar presentaciones de flujo de trabajo. Una presentación que pertenece a una ejecución también muestra el estado de la ejecución y el paso actual en su propia página.

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