Ejemplos de flujo de trabajo

Cada ejemplo a continuación proporciona la forma a dibujar, la configuración que importa y lo que experimentan las personas involucradas. Se construyen unos sobre otros, así que lee los dos primeros incluso si buscas el cuarto.

Una firma en dos pasos

El flujo de trabajo más simple: un cliente llena un formulario, un gerente firma el mismo PDF.

Formulario del cliente ──▶ Gerente firma

Constrúyelo

1. Crea el formulario del cliente a partir del PDF, luego clónalo con Reutilizar archivo PDF para la copia del gerente y elimina todos los campos excepto la firma. Publica ambos.
2. Añade el formulario del cliente como el paso inicial, luego haz clic en Formulario en la paleta y elige el formulario del gerente.
3. En el paso del gerente: pestaña Notificación, Enviar a estas direcciones: el correo electrónico del gerente. Pestaña Datos y PDF: activa Combinar datos entre pasos para que la firma se imprima en el PDF del cliente, y Crear certificado de firma si lo deseas.
4. En el paso inicial: Quién recibe respuesta: el campo que contiene el correo electrónico del cliente.
5. En el panel de flujo de trabajo, Quién es notificado cuando se completa una ejecución: marca Enviar a la persona que inició el flujo de trabajo para que el cliente reciba el PDF firmado.

Qué sucede. El cliente envía. El gerente recibe un correo electrónico con un enlace, lo abre, ve los datos del cliente en el PDF y firma. El cliente recibe el correo de finalización con el PDF firmado adjunto.

Aprobación con devolución

Una solicitud que un gerente aprueba, devuelve para corrección o rechaza.

Formulario de solicitud ──▶ Aprobación del gerente ──✓──▶ Fin "Aprobado"
      ▲                 │
      └───────✗─────────┘   (La devolución reabre la solicitud)

Constrúyelo

1. Añade el formulario de solicitud, luego un paso de Aprobación. En su pestaña de Aprobación elige ¿Quién aprueba?: el gerente, como miembro del equipo o desde un campo de correo electrónico en la solicitud.
2. Arrastra el punto rojo de Devolución de la aprobación de nuevo al formulario de solicitud. El panel ahora dice Reabre “Formulario de solicitud” para edición.
3. Añade un paso de Fin después del punto verde de Aprobado y nómbralo “Aprobado”.
4. Botones de decisión: mantén Aprobar y Devolver, o añade Rechazar y configúralo para que cuente como devolución. Requiere un comentario para que el solicitante sepa por qué.
5. Quién recibe respuesta en el formulario de solicitud: el campo de correo electrónico del solicitante.

Qué sucede. El enlace del gerente muestra el PDF de la solicitud y los campos que elegiste, con los botones. Aprobar completa la ejecución. Devolver envía un correo al solicitante con el comentario y un enlace a su envío; lo corrigen y lo envían de nuevo, y la aprobación se ejecuta nuevamente. Si hubieras dejado el punto de Devolución sin conectar, una devolución terminaría la ejecución, y el solicitante podría Comenzar de nuevo con una copia prellenada cuando lo permitas.

El aprobador firma después de aprobar

Un gerente aprueba y luego firma el documento, en una sola sesión.

Formulario ──▶ Aprobación ──✓──▶ Firma (la persona que aprobó)

Constrúyelo

1. Añade el formulario y la aprobación como antes.
2. En la pestaña de Aprobación, bajo Después de aprobar, haz clic en Añadir un formulario para el aprobador y elige el formulario de firma. La pestaña ahora dice “El aprobador llena “Firma” a continuación”, y la pestaña de Notificación del formulario de firma tiene Enviar a la persona que aprobó “Aprobación” marcado.
3. En la pestaña Datos y PDF del formulario de firma activa Combinar datos entre pasos.

Qué sucede. El botón de aprobar en la página de aprobación dice Aprobar y continuar, y la nota debajo dice “Después de aprobar, llenas “Firma””. El gerente aprueba y llega directamente al formulario de firma; el correo electrónico con el mismo enlace también se envía en caso de que cierren el navegador. La firma se coloca en el mismo PDF, y el correo de finalización del solicitante lleva el documento firmado. El correo de decisión aprobado se envía en el momento de la decisión, antes de que exista la firma.

Dos aprobadores en paralelo, un documento firmado

Dos gerentes deben aprobar y firmar el mismo PDF, y ninguno debe esperar la decisión del otro.

        ┌──▶ Aprobación A ──✓──┐
Formulario ───┤                    ├──▶ Firma A ──▶ Firma B ──▶ Fin
        └──▶ Aprobación B ──✓──┘   (espera por todos)
        Firma A: la persona que aprobó A
        Firma B: la persona que aprobó B

Constrúyelo

1. Añade el formulario, luego dos pasos de Aprobación conectados desde el punto de salida del formulario, uno para cada gerente. Nómbralos “Aprobación A” y “Aprobación B”.
2. En Aprobación A, Después de aprobar → Añadir un formulario para el aprobador: elige el formulario de firma de A. Aparece en la ruta Aprobada de A, dirigido a A.
3. Arrastra el punto verde de Aprobado de Aprobación B a Firma A. Firma A ahora tiene dos conexiones entrantes; mantén Esperar por todos ellos.
4. En Aprobación B, Después de aprobar → Añadir un formulario para el aprobador: elige el formulario de firma de B. Se coloca después de Firma A y dirigido a B.
5. Activa Combinar datos entre pasos en ambos formularios de firma.

Qué sucede. A y B deciden al mismo tiempo, en cualquier orden. La segunda decisión libera Firma A: si A decidió último, A continúa directamente en él, de lo contrario A lo recibe por correo electrónico. Cuando A firma, Firma B va a B por correo electrónico. Ambas firmas se colocan en un solo PDF, porque Firma B se imprime en la salida de Firma A, que se imprimió en el original.

Las formas que esto puede tomar

Las personas dibujan el mismo requisito de varias maneras. Todas funcionan; difieren en quién espera y cuántos documentos salen.

Dos aprobaciones marcadas en un formulario de firma hacen una tarea compartida que el primero en abrir reclama, lo cual rara vez es lo que necesitan dos firmas; la lista de verificación advierte sobre ello.

Enrutar por una respuesta

Compras pequeñas van a un líder de equipo, las grandes a un director.

Solicitud de compra ──▶ Rama ──[Monto es mayor que 5000]──▶ Aprobación del director ──✓──▶ Formulario de pedido
                       │                                                                   ▲
                       └──[De lo contrario]────────────────────────▶ Aprobación del líder de equipo ──✓──────┘

Constrúyelo

1. Después del formulario de solicitud añade un paso de Rama, luego dos aprobaciones y conecta un punto de salida de la rama a cada una.
2. Selecciona la rama. En la tarjeta para el camino del director, Añadir regla: campo Monto, comparación es mayor que, valor 5000. La otra tarjeta es De lo contrario.
3. Añade el formulario de pedido y conecta los puntos de Aprobado de ambas aprobaciones a él. Bajo Cuando varios caminos llegan aquí elige Continuar en el primero: solo se toma un camino por ejecución.

Qué sucede. Una solicitud de 12,000 va al director; una solicitud de 800 va al líder de equipo. De cualquier manera, la solicitud aprobada llega al formulario de pedido. Reordena las tarjetas con las flechas si añades una segunda regla, porque el primer camino que coincida gana.

Dos departamentos a la vez, luego una revisión final

RRHH e IT completan cada uno su parte, independientemente, y un coordinador revisa una vez que ambos han terminado.

        ┌──▶ Formulario de RRHH ──┐
Intake ─┤                          ├──▶ Revisión del coordinador (espera por todos)
        └──▶ Formulario de IT ──┘

Constrúyelo

1. Después del formulario de intake, añade el formulario de RRHH y el formulario de IT, ambos conectados desde el punto de salida del intake. Asigna a cada uno sus destinatarios en la pestaña de Notificación.
2. Añade el paso de revisión y conecta ambos formularios a él. Mantén Esperar por todos ellos.
3. Selecciona la conexión desde el formulario cuyo PDF debería continuar en la revisión y marca Usar el PDF y las respuestas de este camino como base. Si ambos formularios llevan su propio PDF, usa Incluir enlace al PDF del paso anterior en el paso de revisión para que el coordinador pueda abrir el otro; la lista de verificación te recuerda que solo el PDF de un camino continúa.

Qué sucede. RRHH e IT reciben correos electrónicos al mismo tiempo. La tarea del coordinador se crea solo cuando ambos han enviado; hasta entonces, el rastreador muestra la ejecución esperando en el departamento que esté retrasado, y el cajón de la ejecución colorea ese camino.

Un paso que se repite

Un viaje aprobado, seguido de cualquier número de reclamaciones de gastos contra él.

Solicitud de viaje ──▶ Aprobación del gerente ──✓──▶ Reclamación de gastos (se puede enviar de nuevo) ──▶ Revisión de finanzas

Constrúyelo

1. Construye la solicitud y la aprobación como en los ejemplos anteriores, luego añade el formulario de reclamación de gastos y la revisión de finanzas después de él.
2. En el paso de reclamación de gastos, pestaña Reglas, marca El mismo enlace se puede usar para enviar de nuevo.

Qué sucede. El viajero recibe un enlace. Después de la primera reclamación, el enlace muestra Enviado y un botón Enviar otro; cada reclamación crea su propia tarea de revisión de finanzas, y el rastreador lista cada una. Sin la opción, el enlace se cerraría después de la primera reclamación, que es lo que deseas para una firma o una solicitud.