PlatoForms User Guide
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Formularios pre-rellenados

Pestañas

Esta guía cubre los métodos para pre-rellenar datos de formularios, incluyendo la entrada manual para invitaciones individuales y cargas masivas a través de CSV.

¿Qué es un formulario pre-rellenado?

El pre-rellenado te permite llenar campos de formularios con datos antes de enviarlos a los encuestados. Cuando un destinatario abre el enlace de invitación, los campos designados ya están completados con la información que proporcionaste manualmente o a través de un archivo CSV.

Aplicar formulario pre-rellenado

PlatoForms ofrece dos maneras de pre-rellenar tus invitaciones: Manualmente para destinatarios individuales o en Masa a través de la carga de un CSV.

Pre-rellenado Individual (Manual)

Usa este método cuando desees personalizar datos para un solo encuestado.

  1. Abre el panel de Invitaciones para tu formulario (vía Gestionar Formulario → Invitaciones. Consulta Crear una invitación si necesitas la ruta completa), luego haz clic en Pre-rellenar Formulario.

    Botón de formulario pre-rellenado
    Esto abrirá una nueva página mostrando el formulario asociado.

  2. En el formulario asociado, completa la información que desees. Los campos que completes se volverán amarillos.

    Estado de campo pre-rellenado

  3. Cambia el estado de estos campos pre-rellenados haciendo clic en los íconos de ojo o lápiz:

    • Oculto (Ícono de ojo tachado): El campo pre-rellenado es invisible para los encuestados.
    • Solo lectura (Ícono de lápiz tachado): Los encuestados pueden ver los datos pero no pueden cambiarlos.
    • Editable: Los encuestados pueden ver y modificar el contenido pre-rellenado.

  4. (Opcional) Usa los interruptores globales en la parte superior para establecer si los campos pre-rellenados son Solo lectura u Ocultos para todos los destinatarios.

    Estado de campo pre-rellenado

  5. Haz clic en Guardar Formulario Pre-rellenado.

Tip

¿Cometiste un error y quieres empezar de nuevo? Haz clic en el ícono de basura en la barra de herramientas para restablecer todos los datos pre-rellenados. Se te pedirá confirmación, ya que esto no se puede deshacer.

Haz clic en Vista previa del PDF en cualquier momento para ver cómo se verá el formulario pre-rellenado para un destinatario.

Pre-rellenado en Masa (a través de CSV)

Si necesitas enviar invitaciones a cientos de destinatarios con datos únicos para cada uno, utiliza la función de Pre-rellenado en Masa para ahorrar horas de entrada manual.

  1. En el panel de Invitación, haz clic en Pre-rellenar Formulario, luego haz clic en Pre-rellenado en Masa en la barra de herramientas. Esto abre la ventana de Crear Invitaciones Pre-rellenadas.

    Pre-rellenado en masa

  2. Descargar Plantilla CSV: Siempre comienza descargando la plantilla generada por el sistema. Esto asegura que los encabezados de tu CSV coincidan con los IDs de Campo requeridos (por ejemplo, fid2 - Referencia de Contacto).

    Descargar Plantilla CSV

    Note

    Las cargas están limitadas a 100 invitaciones por carga. Si tu formulario ha recibido previamente una prueba en vivo, la plantilla incluirá esos datos como muestra. De lo contrario, verás “No se encontraron datos de muestra.”

  3. Prepara tus datos: Agrega los correos electrónicos de tus destinatarios y sus datos específicos en el CSV.

    Note

    Asegúrate de que tu archivo esté guardado como un CSV UTF-8 para que el sistema reconozca el formato y los IDs correctamente

  4. Subir y Validar: Arrastra tu archivo a la ventana (o haz clic para buscar), luego haz clic en Validar CSV.

    Validar CSV

    Si tiene éxito, verás una confirmación como "¡CSV es válido! Se encontraron [N] invitación(es), cada una con [N] campo(s)." Haz clic en Crear [N] Invitaciones para continuar, o en Atrás para corregir tu archivo primero.

  5. Una vez creadas, verás un mensaje de "¡Éxito! Se crearon [N] invitación(es) pre-rellenada(s)". Haz clic en Cerrar para volver al formulario.

    Caution

    Si los datos de una columna específica no aparecen, es posible que ese campo no sea realmente rellenable. Abre el formulario en el editor para verificar: un contorno punteado significa que es un campo real, mientras que sin contorno significa que es solo texto estático.

  6. (Opcional) Usa los interruptores globales en la parte superior para establecer si los campos pre-rellenados son Solo lectura u Ocultos para todos los destinatarios.

  7. Haz clic en Guardar Formulario Pre-rellenado.

Formas de crear formularios pre-rellenados

Elige el método que mejor se alinee con tu flujo de trabajo:

Opción Descripción
Pre-rellenado Individual Completa manualmente un formulario para un destinatario específico. Ideal para casos altamente personalizados y únicos.
Pre-rellenado en Masa (CSV) Carga un CSV para generar invitaciones masivas con datos únicos. Perfecto para distribuciones de alto volumen.
“Valor inicial” Establece valores predeterminados para los campos de Entrada de Texto, completándolos automáticamente cuando el formulario se carga.
“Guardar para más tarde” Pre-rellena tus campos de formulario y proporciona un enlace para que los encuestados completen el resto más tarde. Nota: Esto no es principalmente para pre-rellenar, sino para que los encuestados guarden y continúen completando formularios más tarde. Dado que los encuestados pueden editar los datos guardados, es posible que no puedas rastrear registros anteriores si realizan cambios

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