Actualización desde flujos de trabajo clásicos

Los flujos de trabajo construidos antes del lienzo se convirtieron automáticamente. Siguen aceptando envíos, sus enlaces siguen funcionando, y las personas que reciben correos electrónicos los reciben como antes. Este artículo enumera lo que cambió y lo que se transfirió, y qué vale la pena revisar.

Lo que se transfirió

• Tus pasos. La cadena de formularios se convirtió en la misma cadena de pasos de formulario en el lienzo, en el mismo orden, con cada configuración de paso intacta: combinación de datos, visualización de datos previos, enlaces al PDF y formulario anteriores, llenado automático, archivos subidos y el certificado de firma.
• Tus notificaciones. En los flujos de trabajo clásicos, el correo electrónico de notificación propio de un formulario llevaba el enlace al siguiente paso. Ese correo ahora reside en el paso al que llega: abre el paso y mira su pestaña de Notificación, y encontrarás los mismos destinatarios, asunto, cuerpo, correo electrónico de miembro del equipo y recordatorios. La notificación del último formulario se convirtió en la notificación de finalización del flujo de trabajo, y la antigua opción de “enviar correo a la persona que comenzó” se integró en ella.
• Reutilización de un enlace. Un enlace clásico al siguiente paso podía abrirse nuevamente después de enviar, y algunos flujos de trabajo dependían de esto para enviar el mismo formulario varias veces en una ejecución. Donde eso realmente sucedía, el paso ahora tiene activada la opción El mismo enlace puede usarse para enviar nuevamente, por lo que nada cambia para esos flujos de trabajo. En todos los demás casos, el enlace se cierra después de un envío, y puedes activar la opción en cualquier momento en la pestaña de Reglas del paso.
• Enlaces antiguos. Los enlaces en correos electrónicos que se enviaron antes de la actualización, y las páginas incrustadas, siguen abriendo el formulario correcto.
• Compartir, invitaciones, incrustaciones, la página de envíos y las rutas de API que ya usas no han cambiado.

Lo que cambió

• El diseñador es un lienzo con un panel de propiedades en lugar de una fila de tarjetas. Aprobaciones, ramas, caminos paralelos y pasos finales son nuevos tipos de paso; consulta Construir un flujo de trabajo.
• Editar un flujo de trabajo en vivo ya no requiere un clon: haz clic en Detener, edita, y Publica nuevamente. Las ejecuciones ya iniciadas continúan. El clon aún está disponible para probar una versión diferente.
• La notificación propia de un formulario no se envía para envíos de flujo de trabajo. Las notificaciones de pasos del flujo de trabajo y la notificación de finalización son los únicos correos electrónicos, por lo que nadie es notificado dos veces. Los envíos realizados a través del enlace propio del formulario, fuera del flujo de trabajo, aún envían la notificación del formulario.
• La persona que comenzó. Decisiones, devoluciones y el correo de finalización necesitan saber quién envió el formulario de inicio. Los flujos de trabajo clásicos adivinaban una dirección a partir de las respuestas; el lienzo te pide que elijas el campo bajo Quién recibe respuesta en el paso de inicio, o que inicies ejecuciones por invitación. La lista de verificación te indica cuándo es importante.
• El rastreador es el lugar para observar las ejecuciones. Enumera las ejecuciones que han tenido alguna actividad desde la actualización, incluidas las cadenas que estaban en progreso y recibieron su siguiente envío. Las ejecuciones que ya habían finalizado antes de la actualización permanecen donde estaban, en la página de Envíos.
• La página de registro de aprobaciones está activada para cada flujo de trabajo, pero solo una ejecución con una decisión de aprobación obtiene una, por lo que un flujo de trabajo clásico sin aprobaciones no se ve afectado hasta que agregues una.
• Los enlaces de tareas identifican a la persona a la que se enviaron por correo electrónico, independientemente de la cuenta que esté iniciada. Los miembros del equipo ya no tienen que iniciar sesión para completar su paso.

Qué revisar

1. Abre cada flujo de trabajo. La lista de verificación en el panel del flujo de trabajo enumera cualquier cosa que necesite atención; una cadena convertida de formularios publicados normalmente dice Listo para publicar.
2. Si planeas agregar aprobaciones, configura Quién recibe respuesta en el paso de inicio, o la persona que comenzó no recibirá decisiones.
3. Si un paso solía completarse varias veces por ejecución, confirma que El mismo enlace puede usarse para enviar nuevamente está activado para él.
4. Mira Quién es notificado cuando se completa una ejecución en el panel del flujo de trabajo: contiene lo que solía hacer la notificación del último formulario.