クラシックワークフローからのアップグレード

キャンバス以前に構築されたワークフローは自動的に変換されました。それらは引き続き提出を受け付け、リンクも引き続き機能し、メールを受け取る人々も以前と同様に受け取ります。この記事では、何が変わったのか、何が引き継がれたのか、そして確認する価値があることをリストアップしています。

引き継がれたもの

• ステップ。 フォームの連鎖は、キャンバス上で同じ順序でフォームステップの連鎖となり、すべてのステップ設定がそのまま維持されました。データの結合、以前のデータの表示、以前のPDFとフォームへのリンク、自動入力、アップロードされたファイル、署名証明書が含まれます。
• 通知。 クラシックワークフローでは、フォーム自体の通知メールが次のステップへのリンクを含んでいました。そのメールは今では到達するステップに存在します。ステップを開いてその通知タブを確認すると、同じ受信者、件名、本文、チームメンバーのメール、リマインダーが見つかります。最後のフォームの通知はワークフローの完了通知になり、以前の「開始した人にメールを送る」オプションはそれに統合されました。
• リンクの再利用。 クラシックな次のステップのリンクは、提出後に再度開くことができ、一部のワークフローでは一度の実行で同じフォームを何度も提出するためにそれを利用していました。それが実際に行われていた場合、そのステップには同じリンクを再度提出するために使用できるがオンになっているため、これらのワークフローには何も変わりません。それ以外の場所では、リンクは1回の提出後に閉じ、ステップのルールタブでいつでもオプションをオンにすることができます。
• 古いリンク。 アップグレード前に送信されたメールや埋め込まれたページのリンクは、正しいフォームを開き続けます。
• 共有、招待、埋め込み、提出ページ、既に使用しているAPIルートは変更されていません。

変更点

• デザイナーは、カードの列ではなくプロパティパネルを持つキャンバスです。承認、分岐、並行パス、終了ステップは新しい種類のステップです。ワークフローを構築するを参照してください。
• ライブワークフローの編集にはクローンが不要になりました。停止をクリックし、編集して再度公開します。既に開始された実行は続行されます。クローンは異なるバージョンを試すためにまだ存在します。
• フォーム自体の通知はワークフローの提出には送信されません。 ワークフローのステップ通知と完了通知が唯一のメールであり、誰も二重に通知されません。ワークフロー外でフォーム自体のリンクを通じて行われた提出は、フォームの通知を送信します。
• 開始した人。 決定、送り返し、完了メールには開始フォームを提出した人を知る必要があります。クラシックワークフローは回答からアドレスを推測しましたが、キャンバスでは開始ステップの誰が返信を受けるかでフィールドを選択するか、招待によって実行を開始することを求めます。チェックリストはそれが重要な場合に教えてくれます。
• トラッカーは実行を監視する場所です。アップグレード以降に何らかの活動があった実行をリストし、進行中で次の提出を受け取った連鎖を含みます。アップグレード前に既に完了していた実行は、提出ページにそのまま残ります。
• 承認記録ページはすべてのワークフローでオンですが、承認決定を持つ実行のみがそれを持ちます。そのため、承認のないクラシックワークフローは、追加するまで影響を受けません。
• タスクリンクは送信された人を識別します。どのアカウントにサインインしていても、チームメンバーはステップを記入するためにサインインする必要がなくなりました。

確認すること

1. 各ワークフローを開きます。ワークフローパネルのチェックリストには注意が必要な項目がリストされています。変換された公開済みフォームの連鎖は通常公開準備完了と表示されます。
2. 承認を追加する予定がある場合は、開始ステップで誰が返信を受けるかを設定してください。そうしないと、開始した人が決定を受け取りません。
3. 1回の実行で複数回記入されていたステップがある場合、そのステップに対して同じリンクを再度提出するために使用できるがオンになっていることを確認してください。
4. ワークフローパネルで実行が完了したときに通知される人を確認してください。それは最後のフォームの通知が行っていたことを保持しています。