Mise à niveau depuis les workflows classiques

Les workflows construits avant la toile ont été convertis automatiquement. Ils continuent d’accepter les soumissions, leurs liens continuent de fonctionner, et les personnes qui reçoivent des emails les reçoivent comme avant. Cet article liste ce qui a changé, ce qui a été transféré, et ce qu’il vaut la peine de vérifier.

Ce qui a été transféré

• Vos étapes. La chaîne de formulaires est devenue la même chaîne d’étapes de formulaire sur la toile, dans le même ordre, avec chaque paramètre d’étape intact : combinaison de données, affichage des données précédentes, liens vers le PDF et le formulaire précédents, remplissage automatique, fichiers téléchargés et le certificat de signature.
• Vos notifications. Dans les workflows classiques, l’email de notification propre à un formulaire contenait le lien vers l’étape suivante. Cet email réside maintenant sur l’étape qu’il atteint : ouvrez l’étape et regardez son onglet Notification, et vous y trouverez les mêmes destinataires, objet, corps, email des membres de l’équipe et rappels. La notification du dernier formulaire est devenue la notification de complétion du workflow, et l’ancienne option “envoyer un email à la personne qui a commencé” y a été intégrée.
• Réutilisation d’un lien. Un lien d’étape suivante classique pouvait être rouvert après soumission, et certains workflows s’appuyaient dessus pour soumettre le même formulaire plusieurs fois pour une seule exécution. Là où cela se produisait réellement, l’étape a maintenant Le même lien peut être utilisé pour soumettre à nouveau activé, donc rien ne change pour ces workflows. Partout ailleurs, le lien se ferme après une soumission, et vous pouvez activer l’option à tout moment sous l’onglet Règles de l’étape.
• Anciens liens. Les liens dans les emails envoyés avant la mise à niveau, et les pages intégrées, continuent d’ouvrir le bon formulaire.
• Le partage, les invitations, l’intégration, la page de soumissions et les routes API que vous utilisez déjà restent inchangés.

Ce qui a changé

• Le concepteur est une toile avec un panneau de propriétés au lieu d’une rangée de cartes. Les approbations, les branches, les chemins parallèles et les étapes finales sont de nouveaux types d’étapes ; voir Construire un workflow.
• Modifier un workflow en cours ne nécessite plus de clonage : cliquez sur Arrêter, modifiez, et Publiez à nouveau. Les exécutions déjà commencées continuent. Le clonage est toujours là pour essayer une version différente.
• La notification propre à un formulaire n’est pas envoyée pour les soumissions de workflow. Les notifications d’étapes du workflow et la notification de complétion sont les seuls emails, donc personne n’est informé deux fois. Les soumissions faites via le lien propre au formulaire, en dehors du workflow, envoient toujours la notification du formulaire.
• La personne qui a commencé. Les décisions, les renvois et l’email de complétion doivent savoir qui a soumis le formulaire de départ. Les workflows classiques devinaient une adresse à partir des réponses ; la toile vous demande de choisir le champ sous Qui reçoit une réponse à l’étape de départ, ou de commencer les exécutions par invitation. La liste de vérification vous indique quand cela importe.
• Le suivi est l’endroit pour surveiller les exécutions. Il liste les exécutions qui ont eu une activité depuis la mise à niveau, y compris les chaînes qui étaient en cours et ont reçu leur prochaine soumission. Les exécutions qui étaient déjà terminées avant la mise à niveau restent là où elles étaient, sur la page Soumissions.
• La page d’enregistrement des approbations est activée pour chaque workflow, mais seule une exécution avec une décision d’approbation en obtient une, donc un workflow classique sans approbations n’est pas affecté jusqu’à ce que vous en ajoutiez une.
• Les liens de tâche identifient la personne à qui ils ont été envoyés par email, quel que soit le compte connecté. Les membres de l’équipe n’ont plus besoin de se connecter pour remplir leur étape.

Ce qu’il faut vérifier

1. Ouvrez chaque workflow. La liste de vérification sur le panneau du workflow liste tout ce qui nécessite une attention ; une chaîne convertie de formulaires publiés lit normalement Prêt à publier.
2. Si vous prévoyez d’ajouter des approbations, définissez Qui reçoit une réponse à l’étape de départ, sinon la personne qui a commencé ne recevra pas de décisions.
3. Si une étape devait être remplie plusieurs fois par exécution, confirmez que Le même lien peut être utilisé pour soumettre à nouveau est activé pour elle.
4. Regardez Qui est informé lorsque l’exécution est terminée sur le panneau du workflow : il contient ce que la notification du dernier formulaire faisait auparavant.