Éliminez les frictions à la réception et simplifiez la coordination des événements
Efficacité cinq étoiles pour les hôtels et les lieux
Comment les invités peuvent-ils remplir nos cartes d’enregistrement PDF et nos décharges avant leur arrivée ?
Téléchargez vos PDF sur PlatoForms, examinez les champs et les zones de signature détectés par l’IA, et envoyez aux invités un lien pour les remplir en ligne. PlatoForms permet aux invités et aux clients d’événements de remplir les détails et de signer avant l’arrivée, tandis que votre équipe reçoit les PDF complétés dans la mise en page familière.
Réutilisez les détails de l’événement à travers les documents et gardez le personnel de réception, de restauration et de lieu de travail à partir des documents qu’ils connaissent déjà.
Améliorez vos opérations d’accueil
Des arrivées sans contact à l’exécution parfaite des événements
Convertissez les PDF en formulaires en ligne remplissables pour les invités
Enregistrement sans contact et décharges
Les invités modernes attendent de la commodité. PlatoForms vous permet de convertir les cartes d’enregistrement et les décharges en formulaires en ligne remplissables.
Les invités peuvent tout compléter sur leur téléphone avant leur arrivée, tout en conservant votre format PDF original pour les archives. Activez l’enregistrement pour plus tard et envoyez des emails en utilisant votre propre domaine personnalisé (CNAME) pour offrir une expérience d’enregistrement fluide et personnalisée.
Les invités peuvent tout compléter sur leur téléphone avant leur arrivée, tout en conservant votre format PDF original pour les archives. Activez l’enregistrement pour plus tard et envoyez des emails en utilisant votre propre domaine personnalisé (CNAME) pour offrir une expérience d’enregistrement fluide et personnalisée.
Concevez des documents pour les invités sans PDF existant
Créez des PDF d’accueil personnalisés à partir de zéro
Besoin d’un document soigné mais vous n’avez pas de PDF à télécharger ? Utilisez le Créateur de Documents PDF pour créer des paquets de bienvenue, des propositions d’événements, des accords de service ou des listes de contrôle du personnel à partir d’une page vierge ou d’une simple invite IA. Ajoutez votre logo, appliquez un thème cohérent et disposez du texte, des tableaux, des images et des champs de signature sur une toile flexible.
Exportez le design final en tant que PDF prêt à imprimer, ou convertissez-le en PDF remplissable ou en formulaire en ligne lorsque les invités ou les clients doivent le compléter et le signer. Pour des formulaires d’accueil prêts à l’emploi tels que des réservations d’hôtel et des évaluations de restaurant, explorez la bibliothèque de modèles PlatoForms.
Exportez le design final en tant que PDF prêt à imprimer, ou convertissez-le en PDF remplissable ou en formulaire en ligne lorsque les invités ou les clients doivent le compléter et le signer. Pour des formulaires d’accueil prêts à l’emploi tels que des réservations d’hôtel et des évaluations de restaurant, explorez la bibliothèque de modèles PlatoForms.
Une source unique de vérité pour les BEO et les mariages
Master Forms pour la planification d’événements
La coordination d’événements implique souvent des PDF complexes (Ordres d’Événements Banquets) nécessitant des contributions de la part des clients, du personnel de cuisine et de la finance.
Avec la technologie Master Form de PlatoForms, vous pouvez créer un PDF complet unique mais partager des ‘Vues’ spécifiques avec différentes parties. Envoyez un lien à la mariée pour sélectionner le menu, un autre lien à l’équipe audiovisuelle pour confirmer l’équipement, et un troisième à la finance pour la facturation. Toutes les données sont agrégées dans un document PDF maître, éliminant le chaos du contrôle des versions et garantissant que votre équipe opérationnelle exécute parfaitement l’événement.
Avec la technologie Master Form de PlatoForms, vous pouvez créer un PDF complet unique mais partager des ‘Vues’ spécifiques avec différentes parties. Envoyez un lien à la mariée pour sélectionner le menu, un autre lien à l’équipe audiovisuelle pour confirmer l’équipement, et un troisième à la finance pour la facturation. Toutes les données sont agrégées dans un document PDF maître, éliminant le chaos du contrôle des versions et garantissant que votre équipe opérationnelle exécute parfaitement l’événement.
Personnalisez le processus et réduisez la saisie de données
Expérience VIP avec des invitations pré-remplies
Ne demandez pas aux invités récurrents ou VIP de remplir des données que vous avez déjà. Utilisez les Formulaires Pré-remplis pour envoyer des formulaires pré-remplis avec le nom de l’invité, le numéro de chambre ou l’ID de réservation.
Qu’il s’agisse d’une confirmation de réservation de spa ou d’une demande de service en chambre, pré-remplir les détails connus rend le processus sans effort. Vous pouvez envoyer des invitations aux invités arrivants et suivre exactement qui a complété leur enregistrement en temps réel, ou automatiser le processus via l’intégration pour déclencher des invitations lors d’une réservation.
Qu’il s’agisse d’une confirmation de réservation de spa ou d’une demande de service en chambre, pré-remplir les détails connus rend le processus sans effort. Vous pouvez envoyer des invitations aux invités arrivants et suivre exactement qui a complété leur enregistrement en temps réel, ou automatiser le processus via l’intégration pour déclencher des invitations lors d’une réservation.
Transformez les enquêtes ennuyeuses en discussions engageantes
Retour d’expérience client conversationnel
Les formulaires de retour d’expérience traditionnels semblent souvent fastidieux et sont ignorés. Augmentez vos taux de réponse en passant aux Formulaires Conversationnels.
Cette fonctionnalité présente les questions une par une dans une interface de type chat, rendant l’expérience personnelle et interactive. Idéal pour les enquêtes de satisfaction des clients ou les demandes de conciergerie, les formulaires conversationnels peuvent être stylisés pour correspondre au branding de luxe de votre hôtel, garantissant que chaque point de contact numérique reflète les normes élevées de votre établissement.
Cette fonctionnalité présente les questions une par une dans une interface de type chat, rendant l’expérience personnelle et interactive. Idéal pour les enquêtes de satisfaction des clients ou les demandes de conciergerie, les formulaires conversationnels peuvent être stylisés pour correspondre au branding de luxe de votre hôtel, garantissant que chaque point de contact numérique reflète les normes élevées de votre établissement.
Flux de travail pour les dépôts et les approbations internes
Opérations et paiements automatisés
Rationalisez les opérations de back-office en intégrant directement les formulaires dans votre écosystème. Collectez les dépôts de réservation ou les frais de service instantanément via Stripe, PayPal ou Square. Si votre établissement utilise déjà Square pour les transactions en personne, Square Checkout permet aux invités de compléter les réservations en ligne sans changer de système de paiement.
Utilisez les Flux de travail pour gérer les processus internes tels que les demandes de maintenance ou les approbations d’achat. Lorsqu’une femme de ménage soumet un formulaire de demande de réparation, il peut automatiquement être dirigé vers le responsable de la maintenance pour approbation, puis notifier la réception—gardant tout le monde synchronisé sans bavardage radio ou notes autocollantes perdues.
Utilisez les Flux de travail pour gérer les processus internes tels que les demandes de maintenance ou les approbations d’achat. Lorsqu’une femme de ménage soumet un formulaire de demande de réparation, il peut automatiquement être dirigé vers le responsable de la maintenance pour approbation, puis notifier la réception—gardant tout le monde synchronisé sans bavardage radio ou notes autocollantes perdues.
FAQ’S
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Pouvons-nous personnaliser les formulaires avec notre marque d’hospitalité ?
Absolument. Vous pouvez personnaliser vos formulaires en ligne avec le logo, le schéma de couleurs et le domaine personnalisé (CNAME) de votre hôtel ou location. Cela garantit une expérience client fluide et professionnelle—de la réservation à l’enregistrement—en établissant la confiance dès la première interaction. -
Pouvons-nous utiliser nos cartes d’enregistrement PDF existantes ?
Oui ! PlatoForms est conçu pour convertir vos PDF existants en formulaires web. Cela est crucial pour l’hôtellerie, car cela vous permet de maintenir la mise en page légale exacte et le branding de vos cartes d’enregistrement ou décharges de responsabilité tout en offrant aux invités une méthode de saisie moderne et adaptée aux mobiles. -
Pouvons-nous créer des documents d’hospitalité si nous n’avons pas déjà de PDF ?
Oui. Avec le Créateur de Documents PDF, vous pouvez concevoir une lettre de bienvenue, une proposition d’événement, un accord de service ou une liste de contrôle du personnel à partir d’une page vierge ou demander à l’Assistant IA de le rédiger à partir d’une courte description. Personnalisez la mise en page et le branding, puis exportez un PDF prêt à imprimer ou convertissez-le en PDF remplissable ou en formulaire en ligne. Si vous préférez commencer avec un formulaire d’hospitalité prêt à l’emploi, parcourez la bibliothèque de modèles PlatoForms. -
Comment PlatoForms protège-t-il les données sensibles des invités ?
PlatoForms garde les données des invités en sécurité avec le cryptage, les contrôles d’accès, les journaux d’activité, le code d’accès et l’authentification à deux facteurs optionnelle, assurant que seuls le personnel autorisé peut voir ou modifier les formulaires tout en maintenant la confidentialité, la conformité (RGPD, HIPAA, CCPA, APPs, COPPA) et la responsabilité pour les informations sensibles des invités. Consultez notre posture de conformité complète dans le Centre de Confiance. -
Les formulaires peuvent-ils s’adapter en fonction des réponses des invités ?
Oui, absolument ! La logique conditionnelle affiche ou masque des questions en fonction des réponses—par exemple, afficher l’autorisation de stationnement uniquement pour les invités qui indiquent qu’ils conduisent, ou afficher les champs de restrictions alimentaires uniquement pour les commandes de restauration d’événements. -
PlatoForms prend-il en charge les signatures électroniques pour les contrats d’événements et les décharges ?
Oui. PlatoForms prend en charge les signatures électroniques pour les documents quotidiens tels que les contrats d’événements, les décharges de responsabilité, les accords d’utilisation de piscine et les contrats de location d’équipement, sans papier à stocker. Lorsque vous envoyez le formulaire via une invitation suivie ou une étape de flux de travail avec le certificat activé, il est également accompagné d’un certificat de signature conçu pour répondre aux exigences d’une signature électronique standard dans la plupart des juridictions. Vous pouvez également acheminer les contrats via des flux de travail d’approbation. -
Pouvons-nous intégrer des formulaires en ligne avec notre système de gestion de propriété (PMS) ?
Oui, vous pouvez ! PlatoForms offre des APIs qui intègrent parfaitement vos formulaires en ligne avec votre PMS ou moteur de réservation. Vous pouvez également le connecter à vos systèmes existants en utilisant Zapier, Make ou Integrately, facilitant le flux de données fluide entre les plateformes. -
Pouvons-nous personnaliser les formulaires en ligne pour correspondre au branding de notre hôtel ou lieu ?
Certainement ! PlatoForms offre de nombreuses options de personnalisation. Vous pouvez adapter les formulaires à vos besoins spécifiques en ajoutant votre logo, en choisissant les couleurs de la marque et en stylisant la mise en page du formulaire pour refléter l’identité de votre établissement. Cela garantit que vos formulaires sont à la fois fonctionnels et visuellement alignés avec votre marque. -
Pouvons-nous envoyer des formulaires avant l’arrivée aux invités avec les détails de réservation déjà remplis ?
Oui, absolument ! Avec la fonctionnalité d’Invitation de PlatoForms, les hôtels et locations de vacances peuvent envoyer des formulaires d’enregistrement pré-remplis aux invités avant leur arrivée. Pré-remplissez les détails connus comme le nom de l’invité, le numéro de réservation, la date d’enregistrement et le type de chambre pour éviter la saisie de données répétitive, réduire les erreurs et accélérer l’enregistrement. Vous pouvez suivre la livraison et les soumissions des emails en temps réel, et contrôler les champs en les définissant comme lecture seule pour garder les informations de réservation cohérentes. -
Comment pouvons-nous suivre le statut des formulaires soumis ?
PlatoForms vous permet de suivre et télécharger les données de soumission via son tableau de bord. Vous pouvez également intégrer des outils tiers pour surveiller le statut des soumissions en temps réel, parfait pour suivre les réservations d’événements, les enregistrements d’invités et les réservations de groupe. -
Qu’est-ce que le Master Form et comment aide-t-il avec les processus multi-documents ?
Master Form est une fonctionnalité puissante qui permet aux invités ou clients de remplir un formulaire qui remplit automatiquement plusieurs documents. Pour les hôtels, cela signifie qu’un formulaire d’enregistrement peut générer une carte d’enregistrement, une décharge de responsabilité, une autorisation de stationnement et une autorisation de paiement. Pour les lieux d’événements, un formulaire de réservation peut créer un package complet : ordre d’événement banquet (BEO), contrat, facture, menu de restauration et décharge de responsabilité—tous remplis avec des données cohérentes. Les invités remplissent une fois, vous recevez tout dans un fichier ZIP organisé. -
Quel type de support est disponible pour les équipes d’hospitalité pour utiliser les solutions de formulaires en ligne ?
PlatoForms simplifie l’utilisation des formulaires en ligne pour les équipes d’hospitalité avec des interfaces conviviales, sans codage requis. Nous offrons de nombreuses options de support comme des tutoriels vidéo, des guides, des FAQ et une équipe de support réactive. Les professionnels de l’hospitalité trouvent la plateforme intuitive, devenant généralement compétents en quelques jours. -
Les données des invités sont-elles sécurisées, notamment pour les passeports/ID ?
Absolument. Nous priorisons la sécurité des données avec le cryptage, les contrôles d’accès et les fonctionnalités de conformité. Vous pouvez collecter en toute sécurité des informations sensibles comme les numéros de passeport ou les détails de carte de crédit. De plus, vous pouvez définir des permissions pour que seuls les managers de réception autorisés puissent voir des champs spécifiques. -
Pouvons-nous pré-remplir les détails des invités pour leur faire gagner du temps ?
Oui. En utilisant nos fonctionnalités d’Invitation et de Pré-remplissage, vous pouvez télécharger un CSV des invités arrivants et leur envoyer des liens uniques. Leurs formulaires s’ouvriront avec leur nom, les dates de réservation et le type de chambre déjà remplis. Ils n’ont qu’à réviser, signer et soumettre—créant une expérience VIP. -
Pouvons-nous collecter des paiements pour les dépôts ou les commodités ?
Oui. Vous pouvez intégrer Stripe, PayPal ou Square directement dans vos formulaires pour collecter des dépôts de chambre, des réservations d’événements ou des frais de commodités comme les traitements de spa dans le processus de soumission du formulaire. Square est un choix naturel si votre établissement utilise déjà Square pour les paiements en personne.
