Quelle est la différence entre le code d’accès du formulaire, le code d’accès de l’URL partagée, le code d’accès pour sauvegarder pour plus tard et le mot de passe d’invitation ?

Question

Quelle est la différence entre le code d’accès du formulaire, le code d’accès de l’URL partagée, le code d’accès pour sauvegarder pour plus tard et le mot de passe d’invitation ?

Réponse

Ces codes d’accès ou mots de passe ont des objectifs différents dans PlatoForms et s’appliquent à différents scénarios. Voici un résumé rapide :

Résumé

1. Code d’accès du formulaire

Utilisé pour restreindre l’accès à l’ensemble du formulaire.

• Exemple d’utilisation : Collecter des données uniquement auprès du personnel interne.

• Quand est-il utilisé ? Lorsque vous souhaitez que seuls les utilisateurs avec un code spécifique puissent ouvrir le formulaire.

• Où est-il défini ? Gérer le formulaire > Paramètres généraux > Confidentialité & Sécurité > activer Le formulaire est protégé par un code d’accès.

  

• Qui le définit ? Un code d’accès aléatoire de 6 caractères est rempli lorsque vous activez l’interrupteur. Vous pouvez le modifier.

2. Code d’accès de l’URL partagée

Utilisé pour protéger les liens vers une soumission que vous partagez : le lien de modification de la soumission, le téléchargement du PDF et les pièces jointes. Il ne protège jamais le lien du formulaire lui-même. Pour exiger un code d’accès pour ouvrir le formulaire, utilisez le Code d’accès au formulaire.

• Exemple d’utilisation : Partager le lien de modification ou le PDF d’une entrée soumise avec quelqu’un qui a besoin d’un code d’accès pour l’ouvrir.

• Quand est-il utilisé ? Lorsque vous souhaitez que les liens vers une soumission demandent un code d’accès.

• Où est-il défini ? Gérer le formulaire > Paramètres généraux > Confidentialité & Sécurité > activer Les URL partagées sont protégées par un code d’accès.

  

• Qui le définit ? Un code d’accès aléatoire de 6 caractères est rempli lorsque vous activez l’interrupteur. Vous pouvez le modifier. Ou cochez Utiliser un code d’accès aléatoire pour donner à chaque soumission son propre code d’accès, que vous pouvez ajouter à l’email de notification avec {{ shared_url_passcode }}.

Note importante :
Une fois activé et enregistré, tous les liens liés à la soumission partagée, y compris “modifier la soumission”, “téléchargement PDF” ou “pièces jointes”, nécessiteront un code d’accès pour s’ouvrir. Ces liens sont disponibles dans la page Soumissions > Actions > Partager > panneau Partage de soumission.

3. Code d’accès pour sauvegarder pour plus tard

Utilisé pour permettre aux soumissionnaires de formulaire de sauvegarder leur progression en toute sécurité et de reprendre plus tard.

• Exemple d’utilisation : Les soumissionnaires sauvegardent un brouillon et utilisent un mot de passe pour continuer à remplir le formulaire plus tard.

• Quand est-il utilisé ? Lorsque vous souhaitez que les utilisateurs remplissent le formulaire en plusieurs sessions en toute sécurité.

• Où est-il défini ? Gérer le formulaire > Paramètres généraux > activer Activer “Sauvegarder pour plus tard” > activer L’URL de sauvegarde pour plus tard est protégée par un code d’accès.

  

• Qui le définit ? Un code d’accès aléatoire de 6 caractères est rempli lorsque vous activez l’interrupteur. Vous pouvez le modifier. Ou cochez Utiliser un code d’accès aléatoire pour donner à chaque brouillon sauvegardé son propre code d’accès, affiché lorsque le brouillon est sauvegardé et disponible dans l’email de sauvegarde pour plus tard avec {{ draft_url_passcode }}.

• Avec un code d’accès au formulaire : lorsque Le formulaire est protégé par un code d’accès est activé, les liens de sauvegarde pour plus tard demandent le code d’accès du formulaire au lieu de celui-ci.

4. Mot de passe d’invitation

Utilisé pour restreindre l’accès au formulaire uniquement aux utilisateurs invités.

• Exemple d’utilisation : Vous souhaitez vous assurer que seules des personnes spécifiques peuvent ouvrir le formulaire via leurs emails d’invitation.

• Quand est-il utilisé ? Lorsque vous souhaitez limiter l’accès uniquement aux utilisateurs invités.

• Où est-il défini ? Gérer le formulaire > Invitations : activez Suivi de l’invitation, puis cochez L’invitation est protégée par un mot de passe.

  

• Qui le définit ? Un mot de passe est généré pour chaque destinataire lorsque l’invitation est envoyée.

• Comment cela fonctionne-t-il ? Après l’envoi de l’invitation, chaque destinataire reçoit un lien unique et un mot de passe dans son email. Ils auront besoin du mot de passe pour accéder au formulaire.

Codes d’accès incorrects

Après de nombreux codes d’accès ou mots de passe incorrects en peu de temps, la page refuse pendant un moment, même lorsque le bon est saisi. Attendez un moment et réessayez.

Code d’accès vs. Mot de passe

Dans PlatoForms, code d’accès et mot de passe sont similaires mais utilisés dans des contextes différents :

Résumé :

• Utilisez code d’accès lorsque vous restreignez l’accès général aux formulaires ou aux liens.
• Utilisez mot de passe lorsque vous sécurisez l’accès pour des utilisateurs invités spécifiques.

Tutoriel vidéo

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