Beseitigen Sie Reibungen an der Rezeption und optimieren Sie die Veranstaltungskoordination
Fünf-Sterne-Effizienz für Hotels & Veranstaltungsorte
Wie können Gäste unsere PDF-Anmeldekarten und Verzichtserklärungen vor der Ankunft ausfüllen?
Laden Sie Ihre PDFs bei PlatoForms hoch, überprüfen Sie die von der KI erkannten Felder und Unterschriftsbereiche und senden Sie den Gästen einen Link, um sie online auszufüllen. Mit PlatoForms können Gäste und Veranstaltungskunden Details eingeben und unterschreiben, bevor sie ankommen, während Ihr Team die ausgefüllten PDFs im gewohnten Layout erhält.
Verwenden Sie Veranstaltungsdetails in verschiedenen Dokumenten wieder und lassen Sie Empfangs-, Catering- und Veranstaltungsmitarbeiter mit den ihnen bekannten Unterlagen arbeiten.
Verbessern Sie Ihre Gästebetreuung
Von kontaktlosen Ankünften bis zur perfekten Veranstaltungsdurchführung
Konvertieren Sie PDFs in ausfüllbare Online-Gästebögen
Kontaktloser Check-in & Verzichtserklärungen
Moderne Gäste erwarten Komfort. Mit PlatoForms können Sie Anmeldekarten und Verzichtserklärungen in ausfüllbare Online-Formulare umwandeln.
Gäste können alles auf ihren Handys vor der Ankunft erledigen, während Sie Ihr ursprüngliches PDF-Format für die Aufzeichnungen beibehalten. Aktivieren Sie Speichern-für-später und senden Sie E-Mails mit Ihrer eigenen benutzerdefinierten Domain (CNAME), um ein reibungsloses, gebrandetes Check-in-Erlebnis zu bieten.
Gäste können alles auf ihren Handys vor der Ankunft erledigen, während Sie Ihr ursprüngliches PDF-Format für die Aufzeichnungen beibehalten. Aktivieren Sie Speichern-für-später und senden Sie E-Mails mit Ihrer eigenen benutzerdefinierten Domain (CNAME), um ein reibungsloses, gebrandetes Check-in-Erlebnis zu bieten.
Gestalten Sie Gästedokumente ohne vorhandenes PDF
Erstellen Sie gebrandete Hospitality-PDFs von Grund auf
Benötigen Sie ein poliertes Dokument, haben aber kein PDF zum Hochladen? Verwenden Sie den PDF Document Creator, um Willkommenspakete, Veranstaltungsangebote, Dienstleistungsvereinbarungen oder Mitarbeiter-Checklisten von einer leeren Seite oder einer einfachen KI-Eingabeaufforderung zu erstellen. Fügen Sie Ihr Logo hinzu, wenden Sie ein konsistentes Thema an und arrangieren Sie Text, Tabellen, Bilder und Unterschriftsfelder auf einer flexiblen Leinwand.
Exportieren Sie das fertige Design als druckfertiges PDF oder konvertieren Sie es in ein ausfüllbares PDF oder Online-Formular, wenn Gäste oder Kunden es ausfüllen und unterschreiben müssen. Für fertige Hospitality-Formulare wie Hotelreservierungen und Restaurantbewertungen erkunden Sie die PlatoForms-Vorlagenbibliothek.
Exportieren Sie das fertige Design als druckfertiges PDF oder konvertieren Sie es in ein ausfüllbares PDF oder Online-Formular, wenn Gäste oder Kunden es ausfüllen und unterschreiben müssen. Für fertige Hospitality-Formulare wie Hotelreservierungen und Restaurantbewertungen erkunden Sie die PlatoForms-Vorlagenbibliothek.
Eine zentrale Quelle für BEOs und Hochzeiten
Master Forms für die Veranstaltungsplanung
Die Veranstaltungskoordination umfasst oft komplexe PDFs (Bankett-Veranstaltungsaufträge), die Eingaben von Kunden, Küchenpersonal und Finanzen benötigen.
Mit der Master Form-Technologie von PlatoForms können Sie ein einziges umfassendes PDF erstellen, aber spezifische ‘Ansichten’ mit verschiedenen Parteien teilen. Senden Sie der Braut einen Link zur Menüauswahl, einen weiteren Link an das Audio-Visual-Team zur Bestätigung der Ausrüstung und einen dritten an die Finanzabteilung zur Abrechnung. Alle Daten werden in einem Master-PDF-Dokument zusammengeführt, wodurch Versionskontrollchaos vermieden wird und Ihr Betriebsteam die Veranstaltung perfekt durchführt.
Mit der Master Form-Technologie von PlatoForms können Sie ein einziges umfassendes PDF erstellen, aber spezifische ‘Ansichten’ mit verschiedenen Parteien teilen. Senden Sie der Braut einen Link zur Menüauswahl, einen weiteren Link an das Audio-Visual-Team zur Bestätigung der Ausrüstung und einen dritten an die Finanzabteilung zur Abrechnung. Alle Daten werden in einem Master-PDF-Dokument zusammengeführt, wodurch Versionskontrollchaos vermieden wird und Ihr Betriebsteam die Veranstaltung perfekt durchführt.
Personalisieren Sie den Prozess und reduzieren Sie die Dateneingabe
VIP-Erlebnis mit vorausgefüllten Einladungen
Bitten Sie wiederkehrende Gäste oder VIPs nicht, Daten einzugeben, die Sie bereits haben. Verwenden Sie die vorausgefüllten Formulare, um Formulare mit dem Namen des Gastes, der Zimmernummer oder der Reservierungs-ID vorauszufüllen.
Ob es sich um eine Spa-Buchungsbestätigung oder eine Zimmerservice-Anfrage handelt, das Vorausfüllen bekannter Details macht den Prozess mühelos. Sie können Einladungen senden an ankommende Gäste und genau verfolgen, wer seine Anmeldung in Echtzeit abgeschlossen hat, oder den Prozess über Integration automatisieren, um Einladungen auszulösen, wenn eine Buchung erfolgt.
Ob es sich um eine Spa-Buchungsbestätigung oder eine Zimmerservice-Anfrage handelt, das Vorausfüllen bekannter Details macht den Prozess mühelos. Sie können Einladungen senden an ankommende Gäste und genau verfolgen, wer seine Anmeldung in Echtzeit abgeschlossen hat, oder den Prozess über Integration automatisieren, um Einladungen auszulösen, wenn eine Buchung erfolgt.
Verwandeln Sie trockene Umfragen in ansprechende Chats
Konversationelles Gästefeedback
Traditionelle Feedback-Formulare wirken oft langweilig und werden ignoriert. Erhöhen Sie Ihre Rücklaufquoten, indem Sie zu konversationellen Formularen wechseln.
Diese Funktion präsentiert Fragen einzeln in einer chatähnlichen Oberfläche, wodurch das Erlebnis persönlich und interaktiv wirkt. Ideal für Gästebefragungen zur Zufriedenheit oder Concierge-Anfragen können konversationelle Formulare gestylt werden, um das luxuriöse Branding Ihres Hotels widerzuspiegeln, sodass jeder digitale Berührungspunkt die hohen Standards Ihrer Immobilie widerspiegelt.
Diese Funktion präsentiert Fragen einzeln in einer chatähnlichen Oberfläche, wodurch das Erlebnis persönlich und interaktiv wirkt. Ideal für Gästebefragungen zur Zufriedenheit oder Concierge-Anfragen können konversationelle Formulare gestylt werden, um das luxuriöse Branding Ihres Hotels widerzuspiegeln, sodass jeder digitale Berührungspunkt die hohen Standards Ihrer Immobilie widerspiegelt.
Workflows für Kautionen und interne Genehmigungen
Automatisierte Abläufe & Zahlungen
Optimieren Sie die Back-Office-Abläufe, indem Sie Formulare direkt in Ihr Ökosystem integrieren. Sammeln Sie Buchungskautionen oder Servicegebühren sofort über Stripe, PayPal oder Square. Wenn Ihre Immobilie bereits Square für persönliche Transaktionen verwendet, ermöglicht Square Checkout den Gästen, Online-Buchungen abzuschließen, ohne das Zahlungssystem zu wechseln.
Verwenden Sie Workflows, um interne Prozesse wie Wartungsanfragen oder Kaufgenehmigungen zu verwalten. Wenn ein Zimmermädchen ein Reparaturanfrageformular einreicht, kann es automatisch an den Wartungsleiter zur Genehmigung weitergeleitet werden, dann die Rezeption benachrichtigen – so bleibt jeder ohne Funkverkehr oder verlorene Klebezettel auf dem Laufenden.
Verwenden Sie Workflows, um interne Prozesse wie Wartungsanfragen oder Kaufgenehmigungen zu verwalten. Wenn ein Zimmermädchen ein Reparaturanfrageformular einreicht, kann es automatisch an den Wartungsleiter zur Genehmigung weitergeleitet werden, dann die Rezeption benachrichtigen – so bleibt jeder ohne Funkverkehr oder verlorene Klebezettel auf dem Laufenden.
FAQ’S
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Können wir die Formulare mit unserer Hospitality-Marke anpassen?
Absolut. Sie können Ihre Online-Formulare anpassen mit dem Logo, dem Farbschema und der benutzerdefinierten Domain (CNAME) Ihrer Hotel- oder Mietmarke. Dies gewährleistet ein nahtloses, professionelles Gästeerlebnis – von der Buchung bis zum Check-in – und schafft Vertrauen vom ersten Kontakt an. -
Können wir unsere vorhandenen PDF-Anmeldekarten verwenden?
Ja! PlatoForms ist darauf ausgelegt, Ihre vorhandenen PDFs in Webformulare umzuwandeln. Dies ist entscheidend für die Hotellerie, da es Ihnen ermöglicht, das genaue rechtliche Layout und Branding Ihrer Anmeldekarten oder Haftungsverzichtserklärungen beizubehalten, während Sie den Gästen eine moderne, mobilfreundliche Eingabemethode bieten. -
Können wir Hospitality-Dokumente erstellen, wenn wir noch kein PDF haben?
Ja. Mit dem PDF Document Creator können Sie ein Willkommensschreiben, ein Veranstaltungsangebot, eine Dienstleistungsvereinbarung oder eine Mitarbeiter-Checkliste von einer leeren Seite aus entwerfen oder den KI-Assistenten bitten, es aus einer kurzen Beschreibung zu entwerfen. Passen Sie das Layout und das Branding an, exportieren Sie dann ein druckfertiges PDF oder konvertieren Sie es in ein ausfüllbares PDF oder Online-Formular. Wenn Sie lieber mit einem fertigen Hospitality-Formular beginnen möchten, durchsuchen Sie die PlatoForms-Vorlagenbibliothek. -
Wie schützt PlatoForms sensible Gästedaten?
PlatoForms schützt Gästedaten mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Aktivitätsprotokollen, Passcode und optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung, sodass nur autorisiertes Personal Formulare anzeigen oder bearbeiten kann, während Privatsphäre, Compliance (GDPR, HIPAA, CCPA, APPs, COPPA) und Verantwortlichkeit für sensible Gästeinformationen gewahrt bleiben. Sehen Sie sich unsere vollständige Compliance-Haltung im Trust Center an. -
Können Formulare basierend auf den Antworten der Gäste angepasst werden?
Ja, absolut! Bedingte Logik zeigt oder verbirgt Fragen basierend auf den Antworten – zum Beispiel wird die Parkgenehmigung nur für Gäste angezeigt, die angeben, dass sie fahren, oder es werden Felder für diätetische Einschränkungen nur für Bestellungen von Veranstaltungscatering angezeigt. -
Unterstützt PlatoForms E-Signaturen für Veranstaltungsverträge und Verzichtserklärungen?
Ja. PlatoForms unterstützt elektronische Unterschriften für alltägliche Dokumente wie Veranstaltungsverträge, Haftungsverzichtserklärungen, Poolnutzungsvereinbarungen und Mietverträge für Ausrüstungen, ohne Papieraufbewahrung. Wenn Sie das Formular über eine verfolgte Einladung oder einen Workflow-Schritt mit aktiviertem Zertifikat senden, wird es auch mit einem Signaturzertifikat geliefert, das den Anforderungen für eine Standard-Elektronische Signatur in den meisten Rechtsordnungen entspricht. Sie können Verträge auch durch Genehmigungsworkflows leiten. -
Können wir Online-Formulare mit unserem Property Management System (PMS) integrieren?
Ja, das können Sie! PlatoForms bietet APIs, die Ihre Online-Formulare nahtlos mit Ihrem PMS oder Buchungssystem integrieren. Sie können es auch mit Ihren bestehenden Systemen über Zapier, Make oder Integrately verbinden, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Plattformen zu ermöglichen. -
Können wir Online-Formulare anpassen, um zu unserem Hotel- oder Veranstaltungsort-Branding zu passen?
Natürlich! PlatoForms bietet umfangreiche Anpassungsoptionen. Sie können Formulare an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen, indem Sie Ihr Logo hinzufügen, Markenfarben auswählen und das Formularlayout so gestalten, dass es die Identität Ihrer Immobilie widerspiegelt. Dies stellt sicher, dass Ihre Formulare sowohl funktional als auch visuell mit Ihrer Marke übereinstimmen. -
Können wir vor der Ankunft Formulare an Gäste senden, die bereits mit Reservierungsdetails ausgefüllt sind?
Ja, absolut! Mit der Einladung-Funktion von PlatoForms können Hotels und Ferienunterkünfte vorausgefüllte Check-in-Formulare an Gäste vor der Ankunft senden. Füllen Sie bekannte Details wie den Namen des Gastes, die Reservierungsnummer, das Check-in-Datum und den Zimmertyp voraus, um wiederholte Dateneingaben zu vermeiden, Fehler zu reduzieren und den Check-in zu beschleunigen. Sie können E-Mail-Zustellung und Einreichungen in Echtzeit verfolgen und Felder kontrollieren, indem Sie sie als schreibgeschützt festlegen, um Reservierungsinformationen konsistent zu halten. -
Wie können wir den Status eingereichter Formulare verfolgen?
PlatoForms ermöglicht es Ihnen, Einreichungsdaten zu verfolgen und herunterzuladen über sein Dashboard. Sie können auch mit Drittanbieter-Tools integrieren, um den Einreichungsstatus in Echtzeit zu überwachen, ideal zum Verfolgen von Veranstaltungsbuchungen, Gästeregistrierungen und Gruppenreservierungen. -
Was ist Master Form und wie hilft es bei Multi-Dokument-Prozessen?
Master Form ist eine leistungsstarke Funktion, die es Gästen oder Kunden ermöglicht, ein Formular auszufüllen, das automatisch mehrere Dokumente ausfüllt. Für Hotels bedeutet dies, dass ein Check-in-Formular eine Anmeldekarte, eine Haftungsverzichtserklärung, eine Parkgenehmigung und eine Zahlungsgenehmigung generieren kann. Für Veranstaltungsorte kann ein Buchungsformular ein komplettes Paket erstellen: Bankett-Veranstaltungsauftrag (BEO), Vertrag, Rechnung, Catering-Menü und Haftungsverzichtserklärung – alles mit konsistenten Daten gefüllt. Gäste füllen einmal aus, Sie erhalten alles in einer organisierten ZIP-Datei. -
Welche Art von Unterstützung steht Hospitality-Teams zur Verfügung, um Online-Formularlösungen zu nutzen?
PlatoForms vereinfacht die Nutzung von Online-Formularen für Hospitality-Teams mit benutzerfreundlichen Schnittstellen, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Wir bieten umfangreiche Unterstützungsmöglichkeiten wie Video-Tutorials, Anleitungen, FAQs und ein reaktionsschnelles Support-Team. Hospitality-Profis finden die Plattform intuitiv und werden in der Regel innerhalb weniger Tage kompetent. -
Sind Gästedaten sicher, insbesondere für Pässe/IDs?
Absolut. Wir priorisieren Datensicherheit mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Compliance-Funktionen. Sie können sensible Informationen wie Passnummern oder Kreditkartendaten sicher erfassen. Zusätzlich können Sie Berechtigungen festlegen, sodass nur autorisierte Empfangsleiter bestimmte Felder anzeigen können. -
Können wir Gästedetails vorausfüllen, um ihnen Zeit zu sparen?
Ja. Mit unseren Einladungs- und Vorausfüllfunktionen können Sie eine CSV der ankommenden Gäste hochladen und ihnen einzigartige Links senden. Ihre Formulare öffnen sich mit ihrem Namen, ihren Reservierungsdaten und ihrem Zimmertyp bereits ausgefüllt. Sie überprüfen einfach, unterschreiben und senden – und schaffen so ein VIP-Erlebnis. -
Können wir Zahlungen für Kautionen oder Annehmlichkeiten einziehen?
Ja. Sie können Stripe, PayPal oder Square direkt in Ihre Formulare integrieren, um Zimmerkautionen, Veranstaltungsbuchungen oder Annehmlichkeitsgebühren wie Spa-Behandlungen im Rahmen des Formularübermittlungsprozesses einzuziehen. Square ist eine natürliche Wahl, wenn Ihre Immobilie bereits Square für persönliche Zahlungen verwendet.
