Vorausgefüllte Formulare

Dieser Leitfaden behandelt die Methoden zum Vorausfüllen von Formulardaten, einschließlich der manuellen Eingabe für einzelne Einladungen und des Massenuploads über CSV.

Was ist ein vorausgefülltes Formular?

Das Vorausfüllen ermöglicht es Ihnen, Formularfelder mit Daten zu füllen, bevor Sie sie an die Befragten senden. Wenn ein Empfänger den Einladungslink öffnet, sind die vorgesehenen Felder bereits mit den Informationen gefüllt, die Sie manuell oder über eine CSV-Datei bereitgestellt haben.

Vorausgefülltes Formular anwenden

PlatoForms bietet zwei Möglichkeiten, Ihre Einladungen vorauszufüllen: Manuell für einzelne Empfänger oder in Massen über CSV-Upload.

Individuelles Vorausfüllen (Manuell)

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie Daten für einen einzelnen Befragten anpassen möchten.

1. Öffnen Sie das Einladungen-Panel für Ihr Formular (über Formular verwalten → Einladungen. Siehe Einladung erstellen, wenn Sie den vollständigen Pfad benötigen), und klicken Sie dann auf Formular vorausfüllen.

   
   Dadurch wird eine neue Seite geöffnet, die das zugehörige Formular anzeigt.

2. Füllen Sie im zugehörigen Formular die gewünschten Informationen aus. Die von Ihnen ausgefüllten Felder werden gelb.

   

3. Ändern Sie den Status dieser vorausgefüllten Felder, indem Sie auf die Augen- oder Stiftsymbole klicken:

   • Versteckt (Augensymbol durchgestrichen): Das vorausgefüllte Feld ist für die Befragten unsichtbar.
   • Schreibgeschützt (Stiftsymbol durchgestrichen): Befragte können die Daten sehen, aber nicht ändern.
   • Editierbar: Befragte können den vorausgefüllten Inhalt sehen und ändern.

4. (Optional) Verwenden Sie die globalen Schalter oben, um festzulegen, ob vorausgefüllte Felder für alle Empfänger schreibgeschützt oder versteckt sind.

   

5. Klicken Sie auf Vorausgefülltes Formular speichern.

Klicken Sie jederzeit auf PDF-Vorschau, um zu sehen, wie das vorausgefüllte Formular für einen Empfänger aussehen wird.

Massen-Vorausfüllen (über CSV)

Wenn Sie Einladungen an Hunderte von Empfängern mit einzigartigen Daten für jeden senden müssen, verwenden Sie die Massen-Vorausfüllen-Funktion, um Stunden manueller Eingabe zu sparen.

1. Klicken Sie im Einladungen-Panel auf Formular vorausfüllen, und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf Massen-Vorausfüllen. Dies öffnet das Fenster Vorausgefüllte Einladungen erstellen.

   

2. CSV-Vorlage herunterladen: Beginnen Sie immer mit dem Herunterladen der vom System generierten Vorlage. Dies stellt sicher, dass Ihre CSV-Header mit den erforderlichen Feld-IDs übereinstimmen (z.B. fid2 - Kontaktreferenz).

   

   Note

   Uploads sind auf 100 Einladungen pro Upload begrenzt. Wenn Ihr Formular zuvor eine Live-Testeinreichung erhalten hat, enthält die Vorlage diese Daten als Beispiel. Andernfalls sehen Sie “Keine Beispieldaten gefunden.”

3. Bereiten Sie Ihre Daten vor: Fügen Sie die E-Mails Ihrer Empfänger und deren spezifische Daten in die CSV ein.

   Note

   Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei als UTF-8 CSV gespeichert ist, damit das System die Formatierung und IDs korrekt erkennt

4. Hochladen und Validieren: Ziehen Sie Ihre Datei in das Fenster (oder klicken Sie, um zu durchsuchen), und klicken Sie dann auf CSV validieren.

   

   Wenn erfolgreich, sehen Sie eine Bestätigung wie “CSV ist gültig! [N] Einladung(en) gefunden, jeweils mit [N] Feld(er).” Klicken Sie auf [N] Einladungen erstellen, um fortzufahren, oder Zurück, um Ihre Datei zuerst zu korrigieren.

5. Sobald sie erstellt wurden, sehen Sie eine Nachricht “Erfolg! [N] vorausgefüllte Einladung(en) erstellt”. Klicken Sie auf Schließen, um zum Formular zurückzukehren.

   Caution

   Wenn Daten für eine bestimmte Spalte nicht angezeigt werden, ist dieses Feld möglicherweise nicht tatsächlich ausfüllbar. Öffnen Sie das Formular im Editor, um zu überprüfen: Eine gestrichelte Umrandung bedeutet, dass es sich um ein echtes Feld handelt, während keine Umrandung bedeutet, dass es sich nur um statischen Text handelt.

6. (Optional) Verwenden Sie die globalen Schalter oben, um festzulegen, ob vorausgefüllte Felder für alle Empfänger schreibgeschützt oder versteckt sind.

7. Klicken Sie auf Vorausgefülltes Formular speichern.

Möglichkeiten, vorausgefüllte Formulare zu erstellen

Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passt:

Video-Tutorial