Genehmigungen

Ein Genehmigungsschritt fordert jemanden auf, das Eingereichte zu überprüfen und eine Entscheidung zu treffen. Er hat zwei ausgehende Verbindungen auf der Leinwand: den grünen Genehmigt-Punkt und den roten Zurückgesendet-Punkt. Was danach folgt, liegt bei Ihnen.

Genehmigungs-Tab

Genehmiger. Klicken Sie auf Ändern, um auszuwählen:

• Teammitglieder oder Gruppen: Wählen Sie Personen aus Ihrem Team. Jede von ihnen erhält eine E-Mail mit ihrem eigenen Link.
• E-Mail-Feld aus einem früheren Schritt: Die Adresse des Genehmigers stammt aus einer Antwort, zum Beispiel einem “Manager-E-Mail”-Feld im Startformular. Optional können Sie auch ein Namensfeld auswählen.
• Person, die gestartet hat: Die Person, die das Startformular eingereicht hat, wie durch Wer erhält Rückmeldung oder die Einladung identifiziert.

Wenn mehrere Personen genehmigen.

• Die erste Entscheidung zählt (Standard): Der erste Genehmiger, der entscheidet, legt es fest; die Links der anderen Genehmiger schließen.
• Alle müssen genehmigen: Der Schritt wird nur genehmigt, wenn jeder Genehmiger genehmigt hat. Ein Zurückgesendet von jemandem sendet die Arbeit zurück. Die Genehmigungsseite teilt jedem Genehmiger mit, wie viele Entscheidungen noch ausstehen.

Kommentar erforderlich. Genehmiger müssen einen Kommentar schreiben, bevor sie entscheiden. Kommentare erscheinen in der Entscheidungs-E-Mail, auf der Tracker-Zeitleiste und auf der Genehmigungsprotokollseite.

Entscheidungsbuttons. Standardmäßig hat die Seite Genehmigen und Zurückgesendet. Benennen Sie sie um oder fügen Sie weitere hinzu und geben Sie an, was jeder Zählt als: genehmigen oder zurücksenden. “Befürworten”, “Mit Änderungen ablehnen” und “Ablehnen” sind alle in Ordnung, solange jeder zu einer der beiden Arten passt.

Was als nächstes passiert. Zwei Zeilen, die die Leinwand für Sie zurücklesen:

• Genehmigt: der Schritt, zu dem die grüne Verbindung führt, “Geht zu „Bestellbestätigung“”. Darunter fügt Ein Formular für den Genehmiger hinzufügen einen Formularschritt auf dem genehmigten Pfad ein, der an die Person gerichtet ist, die genehmigt hat, typischerweise eine Unterschrift. Sobald festgelegt, liest die Zeile “Der Genehmiger füllt als nächstes „X“ aus”. Der Genehmigungsbutton des Genehmigers wird zu Genehmigen und fortfahren, und sie landen direkt im Formular. Siehe Lassen Sie den Genehmiger ein Formular ausfüllen.
• Zurückgesendet: was die rote Verbindung tut. Verbunden mit einem früheren Formularschritt liest es Öffnet „X“ zur Bearbeitung wieder: Der Einreicher dieses Formulars erhält eine E-Mail mit dem Kommentar des Genehmigers und einem Link zur Überarbeitung und erneuten Einreichung, und die dazwischen liegenden Schritte werden erneut ausgeführt. Unverbunden liest es Der Lauf endet; aktivieren Sie Dem Einreicher erlauben, erneut zu starten, um einen Erneut starten-Button anzubieten, und Den neuen Lauf aus dem abgelehnten vorbefüllen, damit sie nicht alles erneut eingeben müssen.

Felder, die dem Genehmiger angezeigt werden. Klicken Sie auf Auswählen, um auszuwählen, welche Antworten aus früheren Schritten auf der Genehmigungsseite angezeigt werden, damit der Genehmiger das PDF für die Grundlagen nicht öffnen muss. Felder sind durchsuchbar und nach Schritt gruppiert.

Regeln-Tab

Frist und Bei Überschreitung funktionieren wie bei einem Formularschritt, mit einer zusätzlichen Wahl unter Bei Überschreitung: Automatisch entscheiden mit einem Anzuwendenden Ergebnis, für Genehmigungen, die standardmäßig genehmigt (oder zurückgesendet) werden sollen, wenn niemand rechtzeitig antwortet.

Benachrichtigungs-Tab

Die E-Mail, die Genehmiger erhalten, wenn der Schritt bereit ist. Standardmäßig ist es die Standard-PlatoForms-Aufgaben-E-Mail: was zu tun ist, wer gefragt hat und der Link. Klicken Sie auf Nachricht bearbeiten, um Ihren eigenen Betreff und Text zu schreiben; die Symbolleiste fügt den Workflow-Namen, den Schritt-Namen, den Link, das Fälligkeitsdatum, den Empfängernamen, wer den Lauf gestartet hat und den Namen des vorherigen Schritts ein, und Sie können Antworten aus früheren Schritten zitieren. Erinnerungen sind ebenfalls hier.

Entscheidungs-E-Mails-Tab

Die E-Mails, die an die Person gesendet werden, die das überprüfte Formular ausgefüllt hat, eine für Wenn genehmigt und eine für Wenn zurückgesendet. Beide sind mit einem Standardtext vorgefüllt, den Sie bearbeiten können. Verfügbare Variablen: Workflow-Name, Schritt-Name, die Entscheidung, der Kommentar des Genehmigers, der Genehmiger und ein Link zum Öffnen und Überarbeiten oder Neustarten. Die genehmigte E-Mail wird zum Zeitpunkt der Entscheidung versendet; das unterzeichnete endgültige PDF kommt später, mit der Abschlussbenachrichtigung.

Was der Genehmiger sieht

Der Link des Genehmigers öffnet eine Seite mit dem Workflow-Namen, dem Schritt (“Schritt 3 · Managergenehmigung”), was vor diesem Schritt eingereicht wurde, mit einem Link zu jedem PDF, den Feldern, die Sie anzeigen möchten, und den Entscheidungsbuttons mit einem Kommentarfeld. Die Adresse, an die der Link gesendet wurde, wird als derjenige angezeigt, der entscheidet.

• Unter den Buttons steht eine Notiz, was als nächstes passiert, wenn ein Formular für sie folgt: “Nach der Genehmigung füllen Sie „Signieren“ aus”, oder, wenn das Formular auf eine andere Genehmigung warten muss, “„Signieren“ wird Ihnen per E-Mail zugeschickt, wenn Sie an der Reihe sind”.
• Nach der Entscheidung zeigt die Seite die Entscheidung, die Zeit und die Adresse an, und “Dieser Link ist jetzt geschlossen”. Mit Alle müssen genehmigen sehen Genehmiger, die nicht die letzten sind, “Warten auf N weitere Genehmigungen”.
• Eine Entscheidung, die den Lauf beendet, sagt dies: “Diese Anfrage wurde nicht genehmigt und der Lauf ist beendet”, mit Erneut starten, wenn Sie es erlaubt haben.
• Wenn der Workflow nicht feststellen kann, wer den Lauf gestartet hat, sagt die Seite, dass niemand über diese Entscheidung per E-Mail informiert wird. Stellen Sie Wer erhält Rückmeldung im Startformular ein, um dies zu beheben.

Der Link fungiert als die Adresse, an die er gesendet wurde, unabhängig davon, wer auf diesem Computer bei PlatoForms angemeldet ist. Teammitglieder müssen sich nicht anmelden, um zu genehmigen.

Lassen Sie den Genehmiger ein Formular ausfüllen

Oft muss der Genehmiger auch unterschreiben. Auf der Leinwand ist das ein gewöhnlicher Formularschritt auf dem Genehmigt-Pfad, dessen Empfänger die Person, die genehmigt hat ist. Der schnellste Weg, es zu erstellen, ist Nach der Genehmigung → Ein Formular für den Genehmiger hinzufügen im Genehmigungs-Tab. Sie können es auch manuell erstellen: Fügen Sie nach der Genehmigung einen Formularschritt hinzu und aktivieren Sie im Benachrichtigungs-Tab An die Person senden, die „Managergenehmigung“ genehmigt hat.

• Der Genehmiger klickt auf Genehmigen und fortfahren und landet im Formular. Sie erhalten auch die normale Benachrichtigungs-E-Mail des Formulars, falls sie den Browser schließen.
• Mit Daten über Schritte hinweg kombinieren im Signaturformular landet die Unterschrift im selben PDF wie die ursprüngliche Einreichung.
• Bei zwei parallelen Genehmigungen benennt jedes Signaturformular seine eigene Genehmigung, und das zweite Signaturformular wartet auf das erste. Der Beispiele Artikel vergleicht die Formen, die dies annehmen kann, und welche zu wählen ist.

Die Genehmigungsprotokollseite

Mit Eine Genehmigungsprotokollseite zum endgültigen PDF hinzufügen aktiviert (im Workflow-Panel, standardmäßig aktiviert), erhält ein Lauf, der mindestens eine Genehmigungsentscheidung hatte, eine zusätzliche Seite, die an eine Kopie seines endgültigen PDFs angehängt wird: jede Entscheidung mit dem Genehmiger, der Zeit und dem Kommentar, und jede Formulareinreichung mit dem, der sie eingereicht hat, und wann. Das ursprüngliche Einreichungs-PDF wird nie geändert.

Die Protokollseite befindet sich im PDF, das die Abschlussbenachrichtigung anhängt und verlinkt, im Final PDF (mit Genehmigungsprotokoll)-Download des Trackers und im finalen PDF der API. Wenn die Seite nicht erstellt werden konnte, als der Lauf abgeschlossen wurde, wartet die Abschluss-E-Mail einige Minuten darauf, dann wird sie mit dem einfachen PDF und einer Notiz versendet; der Download-Link nimmt die Seite auf, sobald sie existiert, und der Tracker bietet Genehmigungsprotokoll neu erstellen an.

Ein Workflow ohne Genehmigungsschritt erhält nie eine Protokollseite: Es gibt nichts aufzuzeichnen.