Teilen und Ausführungen starten

Eine Ausführung beginnt, wenn jemand das Startformular einreicht. Es gibt drei Möglichkeiten, dieses Formular den Menschen zu präsentieren: den freigegebenen Link des Workflows, das Einbetten auf Ihrer Website und Einladungen. Dieser Artikel erklärt auch, wie sich die Links verhalten, die der Workflow an alle anderen per E-Mail sendet.

Zuerst veröffentlichen

Nur ein Veröffentlichter Workflow akzeptiert Einreichungen. Arbeiten Sie die Checkliste durch und klicken Sie im Designer auf Veröffentlichen; siehe Einen Workflow erstellen. Um einen laufenden Workflow zu ändern, klicken Sie auf Stoppen, bearbeiten Sie ihn und veröffentlichen Sie ihn erneut. Bereits laufende Ausführungen werden fortgesetzt, während er gestoppt ist.

Den Link teilen

Klicken Sie auf Teilen in der oberen Leiste des Designers oder auf Teilen auf der Karte des Workflows auf der Workflows-Seite.

• Öffentliche URL: der Link, der das Startformular öffnet. Jeder mit diesem Link kann eine Ausführung starten. Kopieren Sie ihn, öffnen Sie ihn in einem neuen Fenster oder verwenden Sie Ihre benutzerdefinierte Domain als Adresse.
• Eingebettet: ein Einbettungssnippet für Ihre Website, als Standard-Inline-Formular, Modal, Popup oder Vollseite. Geben Sie die Adresse der Seite ein, auf der Sie es einbetten: Die Links in Benachrichtigungs-E-Mails verweisen zurück auf diese Seite, sodass spätere Schritte dort ebenfalls geöffnet werden.
• QRCode: ein Code, der das Startformular öffnet, mit dem HTML, um ihn auf einer Seite zu platzieren.
• Teilen beenden: das gleiche wie Stoppen im Designer. Der Workflow geht zurück in den Entwurf, keine neue Ausführung kann starten, und laufende Ausführungen werden fortgesetzt.

Ausführungen durch Einladung starten

Klicken Sie auf Einladen im Designer oder auf Einladung auf der Karte des Workflows, um das Startformular an benannte Personen zu senden. Eine Einladung weiß, an wen sie gesendet wurde, sodass der Workflow weiß, wer die Ausführung gestartet hat, selbst wenn das Startformular kein E-Mail-Feld hat, und Entscheidungen, Rücksendungen und die Abschluss-E-Mail erreichen diese Person. Vorausgefüllte Einladungen und alles andere unter Einladungen funktionieren für Workflows genauso wie für Formulare.

Wie sich Workflow-Links verhalten

Jede Person nach dem Startschritt erhält einen Link zu ihrem Schritt per E-Mail. Diese Links unterscheiden sich von einem freigegebenen Link eines Formulars:

• Der Link ist die Person. Ein Workflow-Link fungiert als die Adresse, an die er gesendet wurde, unabhängig davon, welches PlatoForms-Konto auf diesem Computer angemeldet ist oder keines. Teammitglieder müssen sich nie anmelden, um ein Formular auszufüllen oder zu genehmigen. Ein Signaturzertifikat benennt diese Adresse.
• Ein Schritt, ein Link. Der Link eines Formularschritts schließt, sobald er eingereicht wurde, und zeigt “Eingereicht” mit dem Datum. Er bietet Ein weiteres einreichen nur, wenn die Registerkarte Regeln des Schritts dies zulässt. Der Link einer Genehmigung schließt, sobald die Entscheidung getroffen wurde.
• Geteilte Schritte. Wenn ein Schritt an mehrere Personen per E-Mail gesendet wird, erhalten alle denselben Link zu einer Kopie des Formulars. Standardmäßig beansprucht ihn der Erste, der ihn öffnet, und die anderen sehen, wer ihn hat, mit Übernehmen, falls nötig; ein Schritt kann stattdessen jedem erlauben, ihn zu öffnen, und der Erste, der einreicht, schließt ihn ab. Sobald er eingereicht ist, wird der Link für alle geschlossen. Siehe Registerkarte Regeln.
• Ablauf. Links funktionieren nicht mehr nach der Anzahl der Tage unter Links im Workflow-Panel. Lassen Sie es leer, um den Teamstandard zu verwenden, der nie ist, oder 30 Tage für Teams im HIPAA-Modus. Der Teamstandard wird im Teammenü > Standardformulareinstellungen > Allgemein unter Ablaufzeit für Workflow-Links (Genehmigungs- und nächste Schritt-E-Mails): geändert; der Teamstandard ändern-Link des Designers führt dorthin. Ein abgelaufener Link erklärt sich selbst und bittet die Person, einen neuen anzufordern; das Neuzuweisen der Aufgabe aus dem Tracker sendet einen neuen Link.
• Weiterleitungen. Wenn ein Formularschritt Weiterleiten zum nächsten Schritt nach dem Einreichen hat oder wenn ein Genehmiger auf Genehmigen und fortfahren klickt, fährt die Person ohne E-Mail fort. Ihre E-Mail wird dennoch gesendet, falls sie den Browser schließen.

Starten Sie eine Ausführung selbst

Öffnen Sie die öffentliche URL oder senden Sie sich selbst eine Einladung. Es gibt keinen separaten Testmodus; Klonen Sie den Workflow auf der Workflows-Seite, wenn Sie experimentieren möchten, ohne den laufenden zu berühren.