Abgeschlossene PDFs

Jede Einreichung eines PDF-basierten Formulars erzeugt ein abgeschlossenes PDF: die Original-PDF-Seiten mit den an Ort und Stelle gedruckten Antworten. Dies ist das Hauptergebnis eines Ausfüllbares PDF-Formular, eines Web-PDF-Formular und eines Master-Formular (ein PDF pro verknüpftem PDF).

Klassische und konversationelle Webformulare haben kein eigenes PDF. Ihre Einreichungen können dennoch als PDF geöffnet werden, das aus den Antworten erstellt wird; siehe Anpassen eines Web-Formular-PDFs.

Wo das abgeschlossene PDF zu finden ist

Der Dateiname folgt dem Namensmuster des Formulars. Siehe Heruntergeladene Dateinamen.

Wann das PDF erstellt wird

Für PDF-basierte Formulare wird das PDF im Hintergrund direkt nach dem Speichern der Einreichung erstellt. Es wird bei jeder erneuten Einreichung erneut erstellt: Jede neue Revision erhält ein neues PDF, und die PDFs früherer Revisionen werden unter Überarbeitungen … aufbewahrt. Entwürfe, die mit „Für später speichern“ gespeichert wurden, haben kein PDF.

Eine Einreichung eines PDF-basierten Formulars erscheint auf der Einreichungsseite erst, wenn ihr PDF existiert. Für ein Master-Formular ist das der Fall, sobald sein erstes verknüpftes PDF existiert. Benachrichtigungs-E-Mails, Google Sheets, Slack, Cloud-Laufwerk-Uploads und Formularerinnerungen warten ebenfalls auf das PDF, sodass das angehängte PDF immer das fertige ist.

Wenn eine neue Einreichung noch nicht auf der Einreichungsseite ist, wird ihr PDF noch erstellt. Warten Sie eine Minute und laden Sie die Seite neu.

Eine Einreichung eines Web-Formulars erscheint sofort auf der Einreichungsseite. Ihr PDF wird das erste Mal erstellt, wenn es geöffnet, heruntergeladen, an eine E-Mail angehängt oder hochgeladen wird, und dann aufbewahrt.

Das PDF verwendet die Version des Formulars, auf der die Einreichung gemacht wurde. Das Veröffentlichen einer neuen Version oder das spätere Ändern von Feldern ändert keine bereits vorhandenen PDFs. Formular erneut absenden behält ebenfalls die Version, auf der die Einreichung gemacht wurde, sodass nur eine neue Einreichung das neue Layout erhält.

Was gedruckt wird

• Nur auf dem PDF platzierte Felder werden gedruckt. Ein Feld, dessen In PDF drucken deaktiviert ist, wird nicht gedruckt, und Logik kann dies pro Einreichung mit In PDF drucken und nicht im PDF drucken ändern. Felder auf Seiten, die durch Logik übersprungen werden, werden nicht gedruckt.
• Fotos und Bilder, die in Feldern hochgeladen werden, die auf dem PDF gedruckt werden, werden in ihrem Feld gedruckt.
• Wie jeder Wert aussieht (Schriftart, Größe, Abstand, Überlauf) wird pro Feld in seinen PDF-Attributen festgelegt.
• Das abgeschlossene PDF ist flach, nicht ausfüllbar. Die eigenen ausfüllbaren Felder und Anmerkungen des Original-PDFs werden entfernt.

Für ein Master-Formular erzeugen nur veröffentlichte verknüpfte PDFs ein PDF; ein verknüpftes PDF, das sich noch im Entwurf befindet, wird übersprungen, und die Logikaktion PDF-Druck überspringen lässt eines für diese Einreichung aus. Mit PDFs im letzten Schritt zu einem zusammenführen wird auch ein zusammengeführtes PDF aller verknüpften PDFs erstellt; mit Einzelne PDFs nach dem Zusammenführen löschen wird nur das zusammengeführte PDF angeboten.

Wenn das PDF nicht erstellt werden kann

Wenn die Erstellung des PDFs fehlschlägt, versucht unser System automatisch mehrere Minuten lang erneut. Während dieser Zeit wird die Einreichung gespeichert, erscheint jedoch noch nicht auf der Einreichungsseite, und keine Benachrichtigung wurde gesendet.

Wenn es weiterhin fehlschlägt, wird unser Team benachrichtigt. Jedes Teammitglied, das die Einreichungen des Formulars sehen kann und eine verifizierte E-Mail-Adresse hat, erhält die E-Mail „PlatoForms-Alarm: PDF-Erstellung fehlgeschlagen“ mit dem Formularnamen, dem Tracking-Code, der Uhrzeit und dem Grund. Die Einreichung erscheint dann auf der Einreichungsseite mit einer Fehler bei der PDF-Erstellung-Spalte, die den Grund angibt. Ihre PDF-Aktionen und Teilen … sind ausgeblendet; Formular erneut absenden, Überarbeitungen … und Löschen bleiben.

Um es zu beheben, entfernen Sie die Ursache und verwenden Sie dann Formular erneut absenden für die Einreichung. Das erstellt das PDF und behebt den Fehler.

Ein bekannter Grund ist ein beschädigtes hochgeladenes PDF: „PDF-Vorlage ist beschädigt: Ihre ursprünglichen Formularfelder können nicht verarbeitet werden. Das PDF muss aus seiner Quelle erneut exportiert und erneut hochgeladen werden.“ Exportieren Sie das PDF erneut aus dem Programm, das es erstellt hat, und ersetzen Sie das PDF des Formulars, indem Sie das Formular mit einem neuen PDF klonen.

Für ein Master-Formular ist ein durch Logik übersprungenes verknüpftes PDF kein Fehler.

Für ein Web-Formular, wenn sein PDF nicht rechtzeitig für eine Benachrichtigungs-E-Mail erstellt werden kann, wird die E-Mail ohne es gesendet und der Teamleiter erhält den Alarm „Benachrichtigungs-E-Mail ohne ihr PDF gesendet“. Laden Sie das PDF von der Einreichungsseite herunter und senden Sie es selbst.

Speicherung und Aufbewahrung

Abgeschlossene PDFs zählen nicht zu Ihrem Speicherplatzplan. Die PDFs einer Einreichung, einschließlich derer früherer Revisionen, werden zusammen mit der Einreichung gelöscht, durch Löschen oder durch Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinie.

Fehlerbehebung