Schlüsselkonzepte
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Diese Begriffe tauchen im gesamten Leitfaden auf. Jeder Abschnitt dauert eine Minute zum Lesen und verlinkt zum vollständigen Artikel.
Formulare
Ein Formular ist das, was Menschen ausfüllen. Sie können eines auf drei Arten starten:
- Aus einem PDF, das Sie bereits verwenden. Ein ausfüllbares PDF-Formular ermöglicht es den Menschen, direkt auf Ihren PDF-Seiten auszufüllen. Ein Web-PDF-Formular bietet ihnen stattdessen ein mobilfreundliches Webformular. In beiden Fällen erhalten Sie ein ausgefülltes PDF zurück. Ein Master-Formular sammelt Antworten einmal und füllt mehrere PDFs damit aus.
- Als ein von Grund auf neu erstelltes Webformular, mit KI, einer Vorlage oder einem leeren Formular. Das Hinzufügen eines PDF-Ausgangs ist optional.
- Aus einem neuen Dokument, das im PDF-Dokumentenersteller entworfen und dann als PDF exportiert oder als Online-Formular veröffentlicht wird.
Formulartypen vergleicht sie und hilft Ihnen bei der Auswahl.
Felder
Felder sind dort, wo Menschen Informationen eingeben: Text, Auswahlmöglichkeiten, Daten, Dateiuploads, Unterschriften, Zahlungen und mehr. Webformulare unterstützen jeden Feldtyp. PDF-basierte Formulare unterstützen die Felder, die direkt in einem PDF ausgefüllt werden können, sodass web-only Felder wie Zahlungen dort nicht verfügbar sind. Siehe Feldtypen für jedes Feld und seine Einstellungen.
Ein Formular teilen
Nachdem Sie ein Formular veröffentlicht haben, können Sie es als öffentlichen Link teilen, auf Ihrer Website einbetten oder einen QR-Code anzeigen. Jeder mit dem Link kann das Formular öffnen, es sei denn, Sie schützen es mit einem Passcode.
Um ein Formular an bestimmte Personen zu senden, verwenden Sie eine Einladung. Jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum Formular. Mit eingeschalteter Tracking-Einladung behält PlatoForms die Einladung, sodass Sie sehen können, wer sie geöffnet und eingereicht hat. Signaturzertifikate werden nur für verfolgte Einladungen und Workflow-Schritte mit eingeschaltetem Zertifikat erstellt.
Siehe Veröffentlichen und teilen und Formulareinladungen.
Einsendungen und ausgefüllte PDFs
Jedes Mal, wenn jemand ein Formular einreicht, speichert PlatoForms eine Einsendung mit seinen Antworten und hochgeladenen Dateien. Für PDF-Formulare und für Webformulare mit einem PDF-Ausgang wird auch das ausgefüllte PDF generiert. Die Einsendungen-Seite ist der Ort, an dem Sie sie anzeigen, filtern und exportieren können.
Siehe Einsendungen verwalten.
Benachrichtigungen
Wenn ein Formular eingereicht wird, kann PlatoForms Ihnen, Ihrem Team oder der Person, die es eingereicht hat, eine E-Mail senden. Die Standardbenachrichtigungs-E-Mail enthält das ausgefüllte PDF als Anhang.
Siehe Formularbenachrichtigungen konfigurieren.
Kerndokumentfunktionen
- E-Signatur. Menschen unterschreiben in einem Unterschriftenfeld. In kostenpflichtigen Tarifen zeichnet ein Signaturzertifikat auf, wie jedes Dokument unterschrieben wurde, und verlinkt zu einer öffentlichen Verifizierungsseite.
- Workflows. Ein Workflow leitet ein Dokument durch mehrere Personen, einen Schritt nach dem anderen, mit Genehmigungen und Verzweigungen auf dem Weg.
- Dokumentanfragen und Erneuerungen. Dokumentanfragen sammeln Dateien wie einen Ausweis oder ein Zertifikat, nachdem ein Formular eingereicht wurde. Erneuerungen fordern eine neue Einreichung oder eine neue Kopie einer Datei an, bevor sie abläuft.
Teams
Jedes Konto kommt mit seinem eigenen Teamarbeitsbereich. Sie können Mitglieder einladen, kontrollieren, wer jedes Formular bearbeiten oder anzeigen kann, und zwischen den Teams wechseln, denen Sie angehören.
Siehe Mit Team zusammenarbeiten.