Formularbenachrichtigungen konfigurieren

Wenn jemand ein Formular ausfüllt, sendet Ihnen PlatoForms eine Dashboard-Benachrichtigung und eine E-Mail-Benachrichtigung an die von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen oder Teammitglieder. Sie können die E-Mail-Benachrichtigung nach Ihren Wünschen anpassen.

Benachrichtigungseinstellungen aufrufen

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Formular im Dashboard und klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) in der oberen rechten Ecke.

2. Klicken Sie auf Formular verwalten, um die Einstellungen des Formulars zu öffnen.

   

3. Wählen Sie in der linken Seitenleiste unter Konfigurieren die Option Benachrichtigungen.

   

   Sie öffnen die Seite Benachrichtigungen.

Benachrichtigungseinstellungen anpassen

Die Seite Benachrichtigungen besteht aus fünf Hauptteilen: E-Mail Von, Benachrichtigungstabs (E-Mail An, E-Mail Betreff, E-Mail Text pro Tab), Kunden-E-Mail für Logik hinzufügen (bedingte Weiterleitung) und Erinnerung hinzufügen (geplante Folge-E-Mails). Für detaillierte Informationen zu jedem Teil siehe die folgenden Kapitel.

E-Mail Von

Hier sind die Absenderdetails: der Anzeigename, der den Empfängern angezeigt wird, und die E-Mail-Von-Adresse, von der die Benachrichtigung gesendet wird. Standardmäßig werden Benachrichtigungen als mailer@platoforms.com gesendet.

Um stattdessen von Ihrer eigenen Adresse zu senden, sehen Sie neben E-Mail Von: “Verifizierung der VON-Adresse erforderlich. Verifizieren Sie Domain (Empfohlen) oder Nur diese E-Mail (Höhere Rückläufer).” Diese beiden Links starten den Verifizierungsprozess:

• Domain (Empfohlen). verifiziert Ihre gesamte Domain, sodass jede Adresse darauf (z.B. @yourcompany.com) Benachrichtigungen senden kann. Siehe E-Mail mit benutzerdefinierter Domain senden für Einrichtungsschritte.

• Nur diese E-Mail (Höhere Rückläufer). verifiziert eine einzelne E-Mail-Adresse. Schneller einzurichten, aber E-Mails, die von einer einzelnen nicht verifizierten Domain-Adresse gesendet werden, neigen zu höheren Rückläuferraten als eine verifizierte Domain.
  Um die E-Mail-Von-Details anzupassen:

1. Wechseln Sie zu einem kostenpflichtigen Plan.

2. Geben Sie Ihren benutzerdefinierten Anzeigenamen und die E-Mail-Von-Adresse in die beiden Felder ein.

   

3. Klicken Sie auf Domain (Empfohlen) oder Nur diese E-Mail (Höhere Rückläufer), je nachdem, welche Sie verifizieren möchten.

4. Überprüfen Sie Ihr Postfach auf die Verifizierungs-E-Mail und folgen Sie deren Anweisungen, um den Prozess abzuschließen.

Sobald die Verifizierung erfolgreich ist, werden Ihre benutzerdefinierten E-Mail-Von-Details verwendet, um Benachrichtigungen zu senden.

Benachrichtigungstabs

Über dem Abschnitt E-Mail An können Sie verschiedene Benachrichtigungsziele mit Tabs verwalten. Standardmäßig haben Sie E-Mail an Benutzer und E-Mail an Teammitglieder.

Sie können die E-Mail An, E-Mail Betreff und E-Mail Text unter jedem Tab anpassen, um unterschiedliche Präferenzen für verschiedene Empfänger festzulegen. Zum Beispiel:

• Verwenden Sie E-Mail an Benutzer für externe Empfänger (wie Kunden).

• Verwenden Sie E-Mail an Teammitglieder für interne Teambenachrichtigungen.

Zwei Links befinden sich über der Tab-Reihe:

• + Kunden-E-Mail für Logik hinzufügen. erstellen Sie bis zu 3 zusätzliche Tabs, um Einsendungen basierend auf Formulardaten an bestimmte Abteilungen oder Empfänger weiterzuleiten.

• + Erinnerung hinzufügen. erstellen Sie bis zu 3 Tabs, die jeweils eine Folge-E-Mail eine festgelegte Zeit nach der Einsendung senden (z.B. Erinnerung 1, Erinnerung 2, Erinnerung 3), sodass Sie eine Reihe von Folge-E-Mails in unterschiedlichen Intervallen planen können.

Jeder hinzugefügte Tab erhält ein ✕-Symbol, damit Sie ihn entfernen können.

E-Mail an Benutzer

Unter diesem Tab konfigurieren Sie Benachrichtigungen für Personen auf Ihren Mailinglisten oder diejenigen, die ihre E-Mails im Formular eingeben.

• An diese Adressen senden: Geben Sie eine Liste von E-Mail-Adressen ein, die nicht unbedingt bei PlatoForms registriert sein müssen. Trennen Sie sie durch Kommas.

• An die im Formular eingegebene E-Mail senden: Wählen Sie bis zu 10 Formularfelder. Wenn in einem dieser Felder eine gültige E-Mail-Adresse ausgefüllt wird, wird eine Benachrichtigung an diese Adresse gesendet.

E-Mail an Teammitglieder

Benachrichtigen Sie Ihre Teammitglieder, die Zugriff auf die Einsendungen für dieses Formular haben. Aktivieren Sie An Teammitglieder senden.

Kunden-E-Mail für Logik hinzufügen

Wenn Sie basierend auf Benutzereingaben unterschiedliche Benachrichtigungen an verschiedene Personen senden müssen (z.B. Weiterleitung an Vertrieb vs. Support), verwenden Sie + Kunden-E-Mail für Logik hinzufügen, um benutzerdefinierte Weiterleitungsziele zu erstellen.

1. Klicken Sie auf + Kunden-E-Mail für Logik hinzufügen, um einen neuen Tab zu erstellen.

   

2. E-Mail-Name: Geben Sie Ihrem Tab einen beschreibenden Namen (z.B. “An Vertriebsteam”). Dieser Name ist wichtig, da er als Ziel in Ihren Logik-Einstellungen erscheint.

3. Konfigurieren Sie die E-Mail An, Betreff und Text speziell für diese Weiterleitungsregel.

Sie können sich auch dieses Video-Tutorial ansehen:

Mit bedingter Logik verknüpfen

Das Erstellen eines benutzerdefinierten Tabs ist der erste Schritt. Um die Weiterleitung zu aktivieren, gehen Sie zum Logik-Panel und erstellen Sie eine Regel, bei der die Aktion auf E-Mail senden gesetzt ist, und wählen Sie Ihren benutzerdefinierten E-Mail-Namen als Ziel.

Erinnerung hinzufügen

Verwenden Sie + Erinnerung hinzufügen, um eine Folge-E-Mail eine festgelegte Zeit nach der Einreichung eines Formulars zu senden. nützlich, um jemanden an eine ausstehende Aktion zu erinnern (wie das Abschließen einer Zahlung, das Unterzeichnen eines Dokuments oder das Antworten).

1. Klicken Sie auf + Erinnerung hinzufügen, um einen neuen Erinnerung-Tab zu erstellen.

   

2. Wählen Sie unter Erinnerung senden in, wie lange nach der Einreichung die Erinnerung gesendet werden soll (z.B. 1 Tag).

3. Konfigurieren Sie die E-Mail An, Betreff und Text auf die gleiche Weise wie bei jedem anderen Benachrichtigungstab.

E-Mail Betreff

Das Feld E-Mail Betreff ermöglicht es Ihnen, personalisierte Betreffzeilen zu erstellen, die einen festen Titel mit dynamischen Variablen kombinieren. Zum Beispiel: “Danke für das Einreichen des Formulars - {{form_name}}”.

E-Mail Text

Verwenden Sie den Rich-Text-Editor, um Ihren E-Mail-Text zu gestalten. fügen Sie Formatierungen, Links, Bilder, Schaltflächen (btn) und Variablen hinzu. Wechseln Sie in den Erweiterten Modus, um die Rohvorlage direkt mit HTML und Template-Tags zu bearbeiten.

Unter dem Editor bietet Häufig verwendete Variablen Ein-Klick-Verknüpfungen für gängige Tags wie shared_attachment_link und attach_csv_data.

Variablen im E-Mail Text verwenden

Verwenden Sie das Variablen suchen-Feld über dem Editor, um Variablen zu finden und einzufügen.

Diese Variablen ermöglichen es Ihnen, dynamische Informationen wie Formulartext, Links zu geteilten PDFs oder hochgeladenen Dateien einzufügen und anzugeben, ob diese E-Mail an generierte PDF- oder CSV-formatierte Formulardaten angehängt werden soll. Dies verleiht Ihren E-Mails Flexibilität, die über statische Inhalte hinausgeht.

Für die vollständige Liste siehe Verfügbare Variablen.

Syntax im erweiterten Modus

Im Erweiterten Modus verwenden Variablen und Bedingungen Template-Tags direkt im Text, zum Beispiel:

{% if sign_cert_checksum %}Signaturzertifikat SHA256 Prüfsumme: {{ sign_cert_checksum }}{% endif %}
{{ attach_pdf_file }} {{ attach_sign_cert_pdf }}

Zusätzliche Optionen

Unter dem E-Mail Text-Editor:

• E-Mail für jede Überarbeitung senden. sendet eine neue Benachrichtigung jedes Mal, wenn eine Einsendung bearbeitet/überarbeitet wird.
• Zip, wenn mehrere PDFs. bündelt mehrere generierte PDFs in einem einzigen Zip-Anhang.

Als Vorlage speichern

Um den aktuellen “E-Mail Betreff” und “E-Mail Text” für die zukünftige Verwendung zu speichern:

1. Nachdem Sie alle Details konfiguriert haben, wählen Sie Als Vorlage speichern und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen.

   

2. Sobald Sie ein neues Formular erstellt haben, navigieren Sie zu dessen Benachrichtigungs-Panel und klicken Sie auf Vorlage verwenden.

   

3. Wählen Sie aus den verfügbaren Vorlagen die gewünschte nach Namen aus, um den gespeicherten Inhalt anzuwenden.

Verwandte Themen

• Doppelte E-Mails mit bedingter Logik-Weiterleitung beheben
• Variablen im E-Mail Text
• E-Mail mit benutzerdefinierter Domain senden