Upgrade von klassischen Workflows

Workflows, die vor der Leinwand erstellt wurden, wurden automatisch konvertiert. Sie akzeptieren weiterhin Einreichungen, ihre Links funktionieren weiterhin, und die Personen, die E-Mails erhalten, erhalten sie wie zuvor. Dieser Artikel listet auf, was sich geändert hat, was übernommen wurde und was es wert ist, überprüft zu werden.

Was übernommen wurde

• Ihre Schritte. Die Kette von Formularen wurde zur gleichen Kette von Formularschritten auf der Leinwand, in derselben Reihenfolge, mit allen Einstellungen intakt: Datenkombination, Anzeige vorheriger Daten, Links zum vorherigen PDF und Formular, automatische Ausfüllung, hochgeladene Dateien und das Signaturzertifikat.
• Ihre Benachrichtigungen. In klassischen Workflows trug die eigene Benachrichtigungs-E-Mail eines Formulars den Link zum nächsten Schritt. Diese E-Mail befindet sich nun auf dem Schritt, den sie erreicht: Öffnen Sie den Schritt und sehen Sie sich den Benachrichtigungs-Tab an, und Sie werden dieselben Empfänger, Betreff, Inhalt, Teammitglied-E-Mail und Erinnerungen finden. Die Benachrichtigung des letzten Formulars wurde zur Abschlussbenachrichtigung des Workflows, und die alte Option “E-Mail an die Person, die gestartet hat” wurde darin integriert.
• Wiederverwendung eines Links. Ein klassischer Nächster-Schritt-Link konnte nach der Einreichung erneut geöffnet werden, und einige Workflows verließen sich darauf, dass dasselbe Formular mehrmals für einen Durchlauf eingereicht wurde. Wo das tatsächlich geschah, ist der Schritt jetzt mit Der gleiche Link kann erneut verwendet werden, um einzureichen aktiviert, sodass sich für diese Workflows nichts ändert. Überall sonst schließt sich der Link nach einer Einreichung, und Sie können die Option jederzeit im Regeln-Tab des Schritts aktivieren.
• Alte Links. Links in E-Mails, die vor dem Upgrade gesendet wurden, und eingebettete Seiten öffnen weiterhin das richtige Formular.
• Teilen, Einladungen, Einbettung, die Einreichungsseite und die von Ihnen bereits verwendeten API-Routen bleiben unverändert.

Was sich geändert hat

• Der Designer ist eine Leinwand mit einem Eigenschaftenpanel anstelle einer Reihe von Karten. Genehmigungen, Zweige, parallele Pfade und Endschritte sind neue Arten von Schritten. Siehe Erstellen eines Workflows.
• Bearbeiten eines Live-Workflows erfordert keinen Klon mehr: Klicken Sie auf Stop, bearbeiten Sie und Veröffentlichen Sie erneut. Bereits gestartete Durchläufe werden fortgesetzt. Der Klon ist weiterhin vorhanden, um eine andere Version auszuprobieren.
• Die eigene Benachrichtigung eines Formulars wird nicht für Workflow-Einreichungen gesendet. Die Schrittbenachrichtigungen und die Abschlussbenachrichtigung des Workflows sind die einzigen E-Mails, sodass niemand doppelt informiert wird. Einreichungen, die über den eigenen Link des Formulars außerhalb des Workflows erfolgen, senden weiterhin die Benachrichtigung des Formulars.
• Die Person, die gestartet hat. Entscheidungen, Rücksendungen und die Abschluss-E-Mail müssen wissen, wer das Startformular eingereicht hat. Klassische Workflows errieten eine Adresse aus den Antworten. Die Leinwand bittet Sie, das Feld unter Wer erhält Rückmeldung im Startschritt auszuwählen oder Durchläufe per Einladung zu starten. Die Checkliste zeigt Ihnen, wann es wichtig ist.
• Der Tracker ist der Ort, um Durchläufe zu beobachten. Er listet Durchläufe auf, die seit dem Upgrade irgendeine Aktivität hatten, einschließlich Ketten, die in Bearbeitung waren und ihre nächste Einreichung erhielten. Durchläufe, die bereits vor dem Upgrade abgeschlossen waren, bleiben dort, wo sie waren, auf der Einreichungen Seite.
• Die Genehmigungsprotokollseite ist für jeden Workflow aktiviert, aber nur ein Durchlauf mit einer Genehmigungsentscheidung erhält eine, sodass ein klassischer Workflow ohne Genehmigungen unberührt bleibt, bis Sie eine hinzufügen.
• Aufgabenlinks identifizieren die Person, an die sie per E-Mail gesendet wurden, unabhängig davon, welches Konto angemeldet ist. Teammitglieder müssen sich nicht mehr anmelden, um ihren Schritt auszufüllen.

Was zu überprüfen ist

1. Öffnen Sie jeden Workflow. Die Checkliste im Workflow-Panel listet alles auf, was Aufmerksamkeit benötigt. Eine konvertierte Kette veröffentlichter Formulare liest normalerweise Bereit zur Veröffentlichung.
2. Wenn Sie planen, Genehmigungen hinzuzufügen, setzen Sie Wer erhält Rückmeldung im Startschritt, oder die Person, die gestartet hat, wird keine Entscheidungen erhalten.
3. Wenn ein Schritt früher mehrmals pro Durchlauf ausgefüllt wurde, bestätigen Sie, dass Der gleiche Link kann erneut verwendet werden, um einzureichen dafür aktiviert ist.
4. Sehen Sie sich Wer wird informiert, wenn ein Durchlauf abgeschlossen ist im Workflow-Panel an. Es enthält, was die Benachrichtigung des letzten Formulars früher getan hat.