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    Creating an Online Form for an Existing PDF

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    With Builder you can build three types of forms: online web forms, online PDF forms, and master forms.

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    you will arrive at the Form Builder. On the form Builder, there are three main sections:

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Workflow-Beispiele

Tabs

Jedes der folgenden Beispiele gibt die Form zum Zeichnen, die wichtigen Einstellungen und das Erlebnis der beteiligten Personen an. Sie bauen aufeinander auf, also lesen Sie die ersten beiden, auch wenn Sie sich für das vierte interessieren.

Eine zweistufige Unterschrift

Der einfachste Workflow: Ein Kunde füllt ein Formular aus, ein Manager unterschreibt das gleiche PDF.

Kundenformular ──▶ Manager unterschreibt

Erstellen Sie es

  1. Erstellen Sie das Kundenformular aus dem PDF und klonen Sie es mit PDF-Datei wiederverwenden für die Kopie des Managers und entfernen Sie alle Felder außer der Unterschrift. Veröffentlichen Sie beide.
  2. Fügen Sie das Kundenformular als Startschritt hinzu, klicken Sie dann im Palettenbereich auf Formular und wählen Sie das Formular des Managers aus.
  3. Im Manager-Schritt: Benachrichtigung-Tab, An diese Adressen senden: die E-Mail des Managers. Daten & PDF-Tab: Aktivieren Sie Daten über Schritte hinweg kombinieren, damit die Unterschrift auf das Kunden-PDF gedruckt wird, und Unterschriftenzertifikat erstellen, wenn Sie eines möchten.
  4. Im Startschritt: Wer erhält eine Rückmeldung: das Feld, das die E-Mail des Kunden enthält.
  5. Im Workflow-Panel, Wer wird benachrichtigt, wenn ein Lauf abgeschlossen ist: Aktivieren Sie An die Person senden, die den Workflow gestartet hat, damit der Kunde das signierte PDF erhält.

Was passiert. Der Kunde sendet das Formular ab. Der Manager erhält eine E-Mail mit einem Link, öffnet ihn, sieht die Kundendaten auf dem PDF und unterschreibt. Der Kunde erhält die Abschluss-E-Mail mit dem angehängten signierten PDF.

Genehmigung mit Rücksendung

Ein Antrag, den ein Manager genehmigt, zur Korrektur zurücksendet oder ablehnt.

Antragsformular ──▶ Manager-Genehmigung ──✓──▶ Ende "Genehmigt"
      ▲                 │
      └───────✗─────────┘   (Rücksendung öffnet den Antrag erneut)

Erstellen Sie es

  1. Fügen Sie das Antragsformular hinzu, dann einen Genehmigungs-Schritt. Wählen Sie im Genehmigungs-Tab Wer genehmigt?: den Manager, als Teammitglied oder aus einem E-Mail-Feld im Antrag.
  2. Ziehen Sie den roten Rücksendung-Punkt der Genehmigung zurück auf das Antragsformular. Das Panel zeigt nun Öffnet „Antragsformular“ zur Bearbeitung erneut.
  3. Fügen Sie nach dem grünen Genehmigt-Punkt einen Ende-Schritt hinzu und benennen Sie ihn “Genehmigt”.
  4. Entscheidungsschaltflächen: Behalten Sie Genehmigen und Zurück senden, oder fügen Sie Ablehnen hinzu und setzen Sie es auf Rücksendung. Kommentar erforderlich, damit der Antragssteller erfährt, warum.
  5. Wer erhält eine Rückmeldung im Antragsformular: das E-Mail-Feld des Antragsstellers.

Was passiert. Der Link des Managers zeigt das Antrags-PDF und die von Ihnen gewählten Felder mit den Schaltflächen. Genehmigen schließt den Lauf ab. Zurück senden sendet dem Antragssteller den Kommentar und einen Link zu ihrer Einreichung per E-Mail; sie korrigieren es und reichen es erneut ein, und die Genehmigung läuft erneut. Hätten Sie den Rücksendungspunkt stattdessen unverbunden gelassen, würde eine Rücksendung den Lauf beenden, und der Antragssteller könnte Erneut starten mit einer vorausgefüllten Kopie, wenn Sie es erlauben.

Der Genehmiger unterschreibt nach der Genehmigung

Ein Manager genehmigt und unterschreibt dann das Dokument, in einem Durchgang.

Formular ──▶ Genehmigung ──✓──▶ Unterschrift (die Person, die genehmigt hat)

Erstellen Sie es

  1. Fügen Sie das Formular und die Genehmigung wie oben hinzu.
  2. Im Genehmigungs-Tab, unter Nach der Genehmigung, klicken Sie auf Ein Formular für den Genehmiger hinzufügen und wählen Sie das Unterschriftsformular aus. Der Tab zeigt nun “Der Genehmiger füllt als nächstes „Unterschrift“ aus”, und im Benachrichtigungs-Tab des Unterschriftsformulars ist An die Person senden, die „Genehmigung“ genehmigt hat aktiviert.
  3. Aktivieren Sie im Daten & PDF-Tab des Unterschriftsformulars Daten über Schritte hinweg kombinieren.

Was passiert. Die Genehmigungsschaltfläche auf der Genehmigungsseite zeigt Genehmigen und fortfahren, und die Notiz darunter sagt “Nach der Genehmigung füllen Sie „Unterschrift“ aus”. Der Manager genehmigt und landet direkt im Unterschriftsformular; die E-Mail mit demselben Link wird ebenfalls gesendet, falls sie den Browser schließen. Die Unterschrift landet im selben PDF, und die Abschluss-E-Mail des Antragsstellers enthält das signierte Dokument. Die Genehmigungsentscheidung wird zum Zeitpunkt der Entscheidung per E-Mail gesendet, bevor die Unterschrift existiert.

Zwei Genehmiger parallel, ein signiertes Dokument

Zwei Manager müssen beide genehmigen und beide das gleiche PDF unterschreiben, und keiner sollte auf die Entscheidung des anderen warten.

        ┌──▶ Genehmigung A ──✓──┐
Formular ───┤                    ├──▶ Unterschrift A ──▶ Unterschrift B ──▶ Ende
        └──▶ Genehmigung B ──✓──┘   (wartet auf alle)
        Unterschrift A: die Person, die A genehmigt hat
        Unterschrift B: die Person, die B genehmigt hat

Erstellen Sie es

  1. Fügen Sie das Formular hinzu, dann zwei Genehmigungs-Schritte, die vom Ausgangspunkt des Formulars verbunden sind, einen für jeden Manager. Benennen Sie sie “Genehmigung A” und “Genehmigung B”.
  2. Bei Genehmigung A, Nach der Genehmigung → Ein Formular für den Genehmiger hinzufügen: Wählen Sie das Unterschriftsformular von A aus. Es erscheint auf dem Genehmigungspfad von A, adressiert an A.
  3. Ziehen Sie den grünen Genehmigt-Punkt von Genehmigung B auf Unterschrift A. Unterschrift A hat nun zwei eingehende Verbindungen; behalten Sie Warten auf alle.
  4. Bei Genehmigung B, Nach der Genehmigung → Ein Formular für den Genehmiger hinzufügen: Wählen Sie das Unterschriftsformular von B aus. Es wird nach Unterschrift A platziert und an B adressiert.
  5. Aktivieren Sie Daten über Schritte hinweg kombinieren auf beiden Unterschriftsformularen.

Was passiert. A und B entscheiden gleichzeitig, in beliebiger Reihenfolge. Die zweite Entscheidung gibt Unterschrift A frei: Wenn A zuletzt entschieden hat, geht A direkt weiter, andernfalls erhält A es per E-Mail. Wenn A unterschreibt, geht Unterschrift B per E-Mail an B. Beide Unterschriften landen in einem PDF, da Unterschrift B auf das Ergebnis von Unterschrift A gedruckt wird, das auf das Original gedruckt wurde.

Die Formen, die dies annehmen kann

Menschen zeichnen dieselbe Anforderung auf verschiedene Weise. Alle funktionieren; sie unterscheiden sich darin, wer wartet und wie viele Dokumente herauskommen.

Form Parallel entscheiden Dokumente Wählen Sie es, wenn
Eine Genehmigung mit A und B, Jeder muss genehmigen, ein Unterschriftsformular Ja Eins Eine Unterschrift reicht: Wer die Genehmigung abschließt, unterschreibt für die Gruppe.
Genehmigung A und Genehmigung B parallel, Unterschrift A dann Unterschrift B in Folge (oben) Ja Eins Beide müssen dasselbe Dokument unterschreiben. Dies ist die empfohlene Form.
Genehmigung A → Unterschrift A und Genehmigung B → Unterschrift B auf separaten Pfaden Ja Zwei Jeder Genehmiger unterschreibt sein eigenes Dokument, eine Bestätigung seiner eigenen. Jedes Unterschriftsformular wird separat auf das Original gedruckt, sodass die Abschluss-E-Mail das zuletzt eingereichte enthält.
Formular → Genehmigung A → Unterschrift A → Genehmigung B → Unterschrift B Nein Eins B’s Entscheidung sollte von A’s abhängen, wie in einer Hierarchie.

Zwei Genehmigungen, die auf einem Unterschriftsformular aktiviert sind, ergeben eine gemeinsame Aufgabe, die der erste, der sie öffnet, beansprucht, was selten das ist, was zwei Unterschriften benötigen; die Checkliste warnt davor.

Routing nach einer Antwort

Kleine Einkäufe gehen an einen Teamleiter, große an einen Direktor.

Kaufantrag ──▶ Verzweigung ──[Betrag ist größer als 5000]──▶ Direktor-Genehmigung ──✓──▶ Bestellformular
                       │                                                                   ▲
                       └──[Andernfalls]────────────────────────▶ Teamleiter-Genehmigung ──✓──────┘

Erstellen Sie es

  1. Fügen Sie nach dem Antragsformular einen Verzweigungs-Schritt hinzu, dann zwei Genehmigungen und verbinden Sie einen Verzweigungsausgangspunkt mit jedem.
  2. Wählen Sie die Verzweigung. Auf der Karte für den Pfad des Direktors, Regel hinzufügen: Feld Betrag, Vergleich ist größer als, Wert 5000. Die andere Karte ist Andernfalls.
  3. Fügen Sie das Bestellformular hinzu und verbinden Sie beide Genehmigt-Punkte mit ihm. Unter Wenn mehrere Pfade hier ankommen wählen Sie Fahren Sie mit dem ersten fort: Pro Lauf wird immer nur ein Pfad genommen.

Was passiert. Ein Antrag über 12.000 geht an den Direktor; ein Antrag über 800 geht an den Teamleiter. In jedem Fall erreicht der genehmigte Antrag das Bestellformular. Ordnen Sie die Karten mit den Pfeilen neu an, wenn Sie eine zweite Regel hinzufügen, da der erste passende Pfad gewinnt.

Zwei Abteilungen gleichzeitig, dann eine abschließende Überprüfung

HR und IT füllen jeweils ihren Teil unabhängig aus, und ein Koordinator überprüft, sobald beide eingereicht sind.

        ┌──▶ HR-Formular ──┐
Intake ─┤              ├──▶ Koordinator-Überprüfung (wartet auf alle)
        └──▶ IT-Formular ──┘

Erstellen Sie es

  1. Fügen Sie nach dem Intake-Formular das HR-Formular und das IT-Formular hinzu, beide verbunden vom Ausgangspunkt des Intakes. Geben Sie jedem seine Empfänger im Benachrichtigungs-Tab.
  2. Fügen Sie den Überprüfungsschritt hinzu und verbinden Sie beide Formulare damit. Behalten Sie Warten auf alle.
  3. Wählen Sie die Verbindung von dem Formular, dessen PDF die Überprüfung fortsetzen soll, und aktivieren Sie Verwenden Sie das PDF und die Antworten dieses Pfades als Basis. Wenn beide Formulare ihr eigenes PDF tragen, verwenden Sie Link zum PDF des vorherigen Schritts einfügen im Überprüfungsschritt, damit der Koordinator das andere öffnen kann; die Checkliste erinnert Sie daran, dass nur das PDF eines Pfades fortgesetzt wird.

Was passiert. HR und IT werden gleichzeitig per E-Mail benachrichtigt. Die Aufgabe des Koordinators wird erst erstellt, wenn beide eingereicht haben; bis dahin zeigt der Tracker den Lauf, der auf die Abteilung wartet, die zu spät ist, und die Schublade des Laufs färbt diesen Pfad.

Ein Schritt, der sich wiederholt

Eine genehmigte Reise, gefolgt von beliebig vielen Spesenabrechnungen dagegen.

Reiseantrag ──▶ Manager-Genehmigung ──✓──▶ Spesenabrechnung (kann erneut eingereicht werden) ──▶ Finanzüberprüfung

Erstellen Sie es

  1. Erstellen Sie den Antrag und die Genehmigung wie in den vorherigen Beispielen, dann fügen Sie das Spesenabrechnungsformular und die Finanzüberprüfung danach hinzu.
  2. Im Spesenabrechnungsschritt, Regeln-Tab, aktivieren Sie Der gleiche Link kann erneut verwendet werden, um einzureichen.

Was passiert. Der Reisende erhält einen Link. Nach der ersten Abrechnung zeigt der Link Eingereicht und eine Weitere einreichen-Schaltfläche; jede Abrechnung erstellt ihre eigene Finanzüberprüfungsaufgabe, und der Tracker listet jede auf. Ohne die Option würde der Link nach der ersten Abrechnung geschlossen, was Sie für eine Unterschrift oder einen Antrag möchten.

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