Workflows
Auf dieser Seite
Ein Workflow leitet ein Dokument Schritt für Schritt durch mehrere Personen. Zum Beispiel füllt ein Kunde ein Formular aus, ein Manager genehmigt es, eine zweite Person unterschreibt, und das Ergebnis ist ein abgeschlossenes PDF. Sie zeichnen den Prozess auf einer Leinwand, entscheiden, wer welchen Schritt ausführt und wer wann informiert wird, und PlatoForms führt es aus: Jede Einreichung startet einen Durchlauf, jede Person erhält einen Link zu ihrem Schritt, und der Tracker zeigt, wo sich jeder Durchlauf befindet.
In diesem Kapitel
- Einen Workflow erstellen: die Leinwand, die vier Arten von Schritten, deren Verbindung, die Checkliste und das Veröffentlichen.
- Formularschritte: das Formular auswählen, entscheiden, wer es ausfüllt, Fristen, Erinnerungen und wie das PDF Daten von Schritt zu Schritt überträgt.
- Genehmigungen: wer genehmigt, Entscheidungsknöpfe, Arbeit zurücksenden, dem Genehmiger das Unterschreiben ermöglichen und die Genehmigungsseite.
- Verzweigungen und parallele Pfade: nach einer Antwort leiten, Schritte gleichzeitig ausführen und Pfade wieder zusammenführen.
- Benachrichtigungen und E-Mails: wer bei jedem Schritt und bei Abschluss eines Durchlaufs informiert wird und was die E-Mails enthalten.
- Teilen und Durchläufe starten: veröffentlichen, den Link teilen, Personen einladen und wie Workflow-Links funktionieren.
- Durchläufe verfolgen: der Tracker, Anstupsen und Neuzuweisung, das endgültige PDF und die Einreichungsseite.
- Beispiele: sieben vollständige Workflows, von einer zweistufigen Unterschrift bis zu parallelen Genehmigungen mit sequentiellem Unterschreiben.
- Integrationen und API: Webhooks, die REST-API, die MCP-Tools und Slack.
- Upgrade von klassischen Workflows: was sich für Workflows geändert hat, die vor der Leinwand erstellt wurden, und was für Sie übernommen wurde.
Videoanleitung
Dieses Tutorial verwendet einen Urlaubsantrag als Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht den Antrag ein, ein Manager genehmigt und unterschreibt ihn, und der Mitarbeiter erhält das ausgefüllte PDF und das Signaturzertifikat.
Woraus ein Workflow besteht
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Schritt | Eine Box auf der Leinwand. Es gibt vier Arten: einen Formular-Schritt (jemand füllt ein Formular aus), einen Genehmigungs-Schritt (jemand genehmigt oder sendet zurück), einen Verzweigungs-Schritt (der Durchlauf nimmt je nach früheren Antworten einen oder mehrere Pfade) und einen Ende-Schritt (markiert, wo ein Pfad endet). |
| Verbindung | Ein Pfeil von einem Schritt zum nächsten. Eine Genehmigung hat zwei ausgehende Verbindungen: Genehmigt und Zurückgesendet. |
| Start | Der erste Formularschritt. Ein Durchlauf beginnt, wenn jemand ihn einreicht. |
| Durchlauf | Ein Durchgang durch den Workflow, gestartet durch eine Einreichung des Startformulars. Ein Workflow kann Tausende von Durchläufen gleichzeitig haben. |
| Aufgabe | Ein Schritt innerhalb eines Durchlaufs, der einer Person zugewiesen wird: “die Genehmigung des Managers für Janes Antrag”. Eine Formularaufgabe endet mit einer Einreichung; eine Genehmigungsaufgabe endet mit einer Entscheidung. |
| Pfad | Eine Route durch die Leinwand. Ein Schritt mit zwei ausgehenden Pfeilen startet zwei Pfade gleichzeitig; ein Schritt mit zwei eingehenden Pfeilen ist, wo Pfade zusammenlaufen. |
Jeder Plan kann Workflows erstellen; das Veröffentlichen erfordert einen kostenpflichtigen Plan oder die kostenlose Testversion. Sehen Sie sich die PDF-Workflow-Automatisierung für einen Überblick über Funktionen und Pläne an. Die Formularzulage Ihres Plans bestimmt, wie viele verschiedene Formulare ein Workflow verketten kann; Genehmigungen, Verzweigungen und Endschritte zählen nicht dagegen.
Wie sich ein Durchlauf bewegt
- Jemand reicht das Startformular über seinen geteilten Link, eine Einladung oder Ihre Website ein.
- PlatoForms schaut, was auf der Leinwand folgt, und erstellt eine Aufgabe für jeden nächsten Schritt. Die auf diesem Schritt benannten Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link dazu.
- Jede Person öffnet ihren Link, füllt ihr Formular aus oder trifft ihre Entscheidung, und der Durchlauf geht weiter. Eine Zurückgesendet-Entscheidung öffnet ein früheres Formular zur Bearbeitung wieder; eine Verzweigung wählt den Pfad, der zu den Antworten passt.
- Wenn jeder Pfad sein Ende erreicht hat, ist der Durchlauf abgeschlossen: die Abschlussbenachrichtigung wird mit dem endgültigen PDF versendet, und der Durchlauf wird im Tracker als abgeschlossen angezeigt.
Jeder Formularschritt kann auf das PDF drucken, das vom vorherigen Schritt erstellt wurde, sodass ein Dokument, das mit den Kundendaten beginnt, auch die Unterschrift des Managers trägt. Siehe Daten über Schritte hinweg kombinieren.
Wo es zu finden ist
Klicken Sie auf Workflows in der linken Navigation. Die Workflows-Seite listet jeden Workflow mit einem kleinen Bild seiner Leinwand, seinem Status und seinen letzten Durchläufen auf. Von dort aus öffnen Sie den Designer, den Tracker, das Teilen und die Einladungen.
Ihre Workflows wurden automatisch konvertiert und akzeptieren weiterhin Einreichungen; einige Standardwerte haben sich geändert. Upgrade von klassischen Workflows listet auf, was sich geändert hat und was übernommen wurde.