Dokumentanforderungen und Erneuerungen
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Viele Formulare erfordern Papierkram: einen Ausweis, um die Identität zu bestätigen, eine Versicherungskarte, eine unterschriebene Einwilligung, ein Zertifikat. Dokumentanforderungen sammeln diese Dateien, nachdem das Formular eingereicht wurde. Sie erstellen eine Checkliste im Formular, jede Person, die es einreicht, erhält einen privaten Link zum Hochladen der Elemente, PlatoForms erinnert sie, bis alles eingegangen ist, und Ihr Team akzeptiert oder lehnt jede Datei auf der Einreichungsseite ab.
Erneuerungen kümmern sich um alles, was veraltet ist. Ein Formular kann nach einer bestimmten Zeit oder an einem vom Nutzer angegebenen Datum ablaufen, ebenso wie jedes Dokument. Vor dem Datum wird die Person um eine neue Einreichung oder eine neue Kopie der Datei gebeten, und die Erneuerungsseite zeigt, was fällig, gesendet, erneuert oder überfällig ist.
In diesem Kapitel
- Checkliste einrichten: die Elemente, was bei der Einreichung passiert, wer den Link erhält, Erinnerungen, die E-Mails und wo die Dateien abgelegt werden.
- Was die Person sieht: die Dankesseite, der Dokumentenlink, die E-Mails und Textnachrichten.
- Dokumente überprüfen und verfolgen: die Dokumentenspalte auf der Einreichungsseite, akzeptieren und ablehnen, und die Seite für Dokumentanforderungen.
- Erneuerungen: Ablauffristen, was die Person erhält, die Erneuerungsseite und wie ein Formular und seine Dokumente gemeinsam erneuert werden.
- Personen: jede Einreichung und Datei gruppiert nach der Person, die sie gesendet hat.
- Pläne, API und Webhooks: was jeder Plan beinhaltet, der Nutzungsbericht und wie man Anforderungen und Erneuerungen aus den eigenen Systemen liest.
Wie es funktioniert
- Öffnen Sie ein Formular im Dashboard, wählen Sie Verwalten, dann Dokumentanforderungen, und erstellen Sie die Checkliste. Beginnen Sie mit einer Vorlage, lassen Sie PlatoForms Elemente aus den Formularfeldern vorschlagen oder fügen Sie Ihre eigenen hinzu.
- Jemand reicht das Formular ein. Die Dankesseite listet die benötigten Dokumente auf, und dieselbe Liste wird per E-Mail mit einem privaten Dokumentenlink versendet. Eine Textnachricht kann den Link ebenfalls enthalten.
- Die Person lädt jedes Element von jedem Telefon oder Computer hoch. Es muss nichts installiert werden, und sie kann jederzeit zum Link zurückkehren, bis alles eingegangen ist. Erinnerungen werden gesendet, solange etwas fehlt, und stoppen, wenn es ankommt.
- Ihr Team wird informiert, wenn Dateien zur Überprüfung bereitstehen. Ein Prüfer akzeptiert oder lehnt jede Datei mit einer Notiz ab; eine abgelehnte Datei wird erneut angefordert. Akzeptierte Dateien werden neben dem Einreichungs-PDF abgelegt und, falls das Formular eines hat, in seinem Cloud-Speicherordner.
- Wenn das Formular oder ein Dokument bald abläuft, wird eine Erneuerung gesendet. Die Person erhält eine vorausgefüllte Kopie des Formulars oder ihren Dokumentenlink, und die neue Einreichung wird mit der alten verknüpft.
Wo es zu finden ist
- Pro Formular: die Abschnitte Dokumentanforderungen und Erneuerung auf der Verwalten-Seite des Formulars.
- Über alle Formulare hinweg: Dokumentanforderungen in der linken Navigation, mit drei Tabs: Anforderungen, Erneuerungen und Personen. Das Abzeichen auf dem Menüpunkt zählt die Dateien, die auf Überprüfung warten.
- Pro Einreichung: die Dokumente-Spalte auf der Einreichungsseite und die Dokumentenschublade, die sich daraus öffnet.
Dokumentanforderungen sind Teil jedes Plans, mit einer monatlichen Anzahl von Anforderungen, die vom Plan abhängt. Erneuerungen und Personen sind ab Silber und höher verfügbar. Siehe Pläne, API und Webhooks.