Solicitações e renovações de documentos
Abas
Muitos formulários vêm acompanhados de papelada: um RG para provar quem alguém é, um cartão de seguro, um consentimento assinado, um certificado. Solicitações de documentos coletam esses arquivos após o envio do formulário. Você cria uma lista de verificação no formulário, cada pessoa que o envia recebe um link privado para fazer o upload dos itens, o PlatoForms os lembra até que tudo esteja completo, e sua equipe aceita ou rejeita cada arquivo na página de Submissões.
Renovações cuidam do que está prestes a vencer. Um formulário pode expirar após um período ou em uma data inserida pela pessoa, assim como cada documento. Antes da data, a pessoa é solicitada a fazer uma nova submissão ou enviar uma nova cópia do arquivo, e a página de Renovações mostra o que está pendente, enviado, renovado ou atrasado.
Neste capítulo
- Configurar uma lista de verificação: os itens, o que acontece ao enviar, quem recebe o link, lembretes, os e-mails e onde os arquivos são arquivados.
- O que a pessoa vê: a página de agradecimento, o link de Documentos, os e-mails e mensagens de texto.
- Revisar e rastrear documentos: a coluna de Documentos na página de Submissões, aceitação e rejeição, e a página de Solicitações de Documentos.
- Renovações: regras de expiração, o que a pessoa recebe, a página de Renovações, e como um formulário e seus documentos se renovam juntos.
- Pessoas: cada submissão e arquivo agrupados pela pessoa que os enviou.
- Planos, API e webhooks: o que cada plano inclui, o relatório de uso, e como ler solicitações e renovações de seus próprios sistemas.
Como funciona
- Abra um formulário no painel, escolha Gerenciar, depois Solicitações de documentos, e crie a lista de verificação. Comece a partir de um modelo, deixe o PlatoForms sugerir itens dos campos do formulário ou adicione os seus próprios.
- Alguém envia o formulário. A página de agradecimento lista os documentos necessários, e a mesma lista é enviada por e-mail com um link de Documentos privado. Uma mensagem de texto também pode conter o link.
- A pessoa faz o upload de cada item de qualquer telefone ou computador. Nada para instalar, e eles podem voltar ao link a qualquer momento até que tudo esteja completo. Lembretes são enviados enquanto algo está faltando e param quando chega.
- Sua equipe é informada quando arquivos aguardam revisão. Um revisor aceita ou rejeita cada arquivo com uma nota; um arquivo rejeitado é solicitado novamente. Arquivos aceitos são arquivados ao lado do PDF da submissão e, se o formulário tiver um, em sua pasta de drive na nuvem.
- Quando o formulário ou um documento está prestes a expirar, uma renovação é enviada. A pessoa recebe uma cópia pré-preenchida do formulário ou seu link de Documentos, e a nova submissão é vinculada à antiga.
Onde encontrar
- Por formulário: as seções Solicitações de documentos e Renovação da página de Gerenciamento do formulário.
- Entre formulários: Solicitações de Documentos na navegação à esquerda, com três abas: Solicitações, Renovações e Pessoas. O emblema no item do menu conta os arquivos aguardando revisão.
- Por submissão: a coluna Documentos na página de Submissões e a gaveta de Documentos que se abre a partir dela.
As solicitações de documentos fazem parte de todos os planos, com um número mensal de solicitações que depende do plano. Renovações e Pessoas estão disponíveis no plano Silver e superiores. Veja Planos, API e webhooks.