Renovações

Alguns formulários são válidos apenas por um tempo: um consentimento anual, um registro anual, um contrato de locação, uma certificação. Renovação dá a cada submissão uma data de validade e, antes que ela chegue, envia à pessoa uma cópia pré-preenchida de sua última submissão para verificar e enviar novamente. Documentos com sua própria data de validade, como um cartão de seguro, são renovados em suas próprias datas.

As renovações estão disponíveis no plano Silver e superiores. Em outros planos, a seção pode ser configurada e a página de Renovações se enche de datas de validade, mas nenhum e-mail de renovação é enviado.

Ative

Abra o formulário, escolha Gerenciar, depois Renovação, e ative Este formulário deve ser renovado. O resumo azul sob o interruptor reitera toda a regra em uma frase à medida que você altera as configurações.

Aplica-se a decide se apenas novas submissões recebem uma data de validade, ou todas as submissões já recebidas também. Com Todas as submissões, a seção informa quantas já estão dentro da janela de renovação e serão contatadas após você salvar, quantas ainda não estão vencidas, quantas já expiraram e são deixadas de lado, e quantas não têm data.

A regra

• Um período após a submissão: por exemplo, 12 meses após a data de submissão, ou 6 meses após a data em um campo de Data do formulário, como uma data de treinamento. Qualquer período de 1 a 120 meses.
• Na data em um campo: a resposta em si é a data final, como a data de término de um contrato de locação. Uma submissão sem resposta nesse campo é listada como Precisa de uma data em vez de expirar silenciosamente.

Uma renovação produz uma nova submissão, que recebe sua própria validade pela mesma regra, então o ciclo se repete até você desativar a Renovação ou marcar uma linha como Não necessário.

Cronograma

• Iniciar renovação 14, 30 ou 60 dias antes da expiração. Quando o próprio período é mais curto que isso, o tempo de antecedência é ajustado para caber dentro dele.
• Lembretes antes da expiração: 7 dias e 1 dia por padrão; adicione ou remova dias. Os lembretes param assim que a renovação é submetida.

Como a pessoa renova

• Envie o formulário por e-mail para a mesma pessoa. Com Preencher com suas últimas respostas ativado, eles recebem uma cópia pré-preenchida, alteram o que está desatualizado e enviam; arquivos nunca são copiados. Desativado, eles recebem o formulário em branco. Campos para bloquear lista as respostas que não podem ser alteradas na cópia, como um nome ou um número de ID.
• Envie apenas o link dos Documentos por e-mail. Nenhum formulário para preencher. Use isso quando apenas os arquivos ficarem desatualizados. O formulário precisa de uma lista de verificação para isso.
• Apenas sinalize. Nada é enviado por e-mail. A linha aparece na página de Submissões e em Renovações, e sua equipe decide o que fazer.

Também renove documentos em suas próprias datas de validade adiciona os itens da lista de verificação que possuem uma data de validade. Cada um recebe seu próprio e-mail de renovação em sua própria data, carregando o link dos Documentos.

O e-mail de renovação vai para as mesmas pessoas que o link dos Documentos (veja Quem recebe o link). Clique em Personalizar para escrever seu próprio assunto e corpo; renovações de documentos usam o texto embutido.

O que acontece

1. Ao enviar, a submissão recebe sua data de validade.
2. No início do tempo de antecedência, o e-mail de renovação é enviado: “Hora de renovar: formulário”, com o link Renovar agora, ou “Hora de renovar seu item” com o link dos Documentos.
3. Lembretes seguem nos dias que você definiu enquanto nada foi retornado.
4. Quando a pessoa envia a cópia, a nova submissão é vinculada à antiga, a antiga é marcada como substituída e seu PDF é mantido. Um novo upload em um documento expirando o renova assim que o arquivo é inserido; a nova cópia é válida pelo período completo contado a partir da antiga data de validade, não do dia em que foi carregada antecipadamente.
5. Após a data sem retorno, a linha fica vermelha. Um documento expirado volta a Faltando no link dos Documentos, e os lembretes para ele começam novamente. A equipe é notificada por e-mail.

Quando um formulário e seus documentos expiram

Um formulário que renova a cada 6 meses pode conter um documento que expira após 3 meses e outro após um ano. Cada um opera em seu próprio ritmo:

• O documento de 3 meses é solicitado primeiro, através do link dos Documentos. Os outros arquivos permanecem aceitos.
• Quando o próprio formulário é renovado, a nova submissão herda todos os documentos aceitos que ainda são válidos, então a pessoa é solicitada apenas pelo que expirou ou nunca foi fornecido. Se nada estiver faltando, o novo pedido é completo de imediato e nenhum e-mail de upload é enviado.
• As renovações de documentos da submissão antiga se encerram quando o formulário é renovado; os arquivos herdados carregam suas datas de validade para a nova submissão e são renovados a partir daí.

A página de Renovações

A aba Renovações de Solicitações de Documentos lista cada submissão e documento com uma data de validade, começando pelos vencidos, depois os mais próximos. Seis blocos filtram a tabela: Devido agora, Programado, próximos 90 dias, Enviado e aguardando, Expirado, sem renovação, Renovado este mês e Precisa de uma data.

Cada linha indica se é um formulário ou um documento, a quem pertence, a data de validade e o que foi enviado. Abra uma linha para ver a cadeia: a submissão antiga, a renovação enviada e a nova submissão quando chegar. As ações:

• Enviar agora envia o e-mail de renovação antes do dia programado. Lembrar envia novamente.
• Adiar 30 dias move a data de vencimento.
• Marcar como renovado registra uma renovação feita em outro lugar, por exemplo, em papel, com a data e uma nota. Nenhuma nova submissão é criada. Quando a regra é um período após a submissão, o próximo ciclo conta a partir desse dia.
• Marcar como não necessário fecha a linha. Nada é enviado à pessoa.

Uma linha sem endereço de e-mail é marcada como Envie você mesmo: copie o link e envie do seu próprio jeito.