续订

有些表单只在一段时间内有效：年度同意书、年度注册、租赁、认证。续订为每次提交设置到期日期，并在到期前发送一份预填充的上次提交副本给个人进行检查和再次提交。具有自身到期日期的文件，如保险卡，将在其自身日期续订。

续订功能在银级及以上套餐中提供。在其他套餐中，可以设置该部分，续订页面会显示到期日期，但不会发送续订邮件。

启用

打开表单，选择管理，然后选择续订，并开启此表单必须续订。开关下方的蓝色摘要会在您更改设置时用一句话重述整个规则。

适用于决定是仅新提交获得到期日期，还是所有已接收的提交也包括在内。选择所有提交时，该部分会显示有多少已经在续订窗口内并将在您保存后联系，有多少尚未到期，有多少已经过期并被忽略，以及有多少没有日期。

规则

• 提交后的一个时期：例如提交日期后的 12 个月，或表单中某个日期字段（如培训日期）后的 6 个月。任何从 1 到 120 个月的时期。
• 字段中的日期：答案本身是结束日期，例如租赁结束日期。在该字段中没有答案的提交将被列为需要日期，而不是静默过期。

续订会产生新的提交，按照相同的规则获得其到期日期，因此循环重复，直到您关闭续订或将某行标记为不需要。

时间安排

• 开始续订：在到期前 14、30 或 60 天。当时期本身短于此时间时，提前时间会缩短以适应。
• 到期前提醒：默认情况下为 7 天和 1 天；可以添加或删除天数。当续订提交后，提醒会停止。

个人如何续订

• 将表单通过电子邮件发送给同一个人。启用填写他们的上次答案时，他们会收到一份预填充副本，修改过时的内容并提交；文件不会被复制。关闭时，他们会收到空白表单。锁定字段列出了他们在副本中无法更改的答案，如姓名或身份证号。
• 仅发送文件链接。无需填写表单。仅在文件过期时使用。表单需要一个清单来实现这一点。
• 仅标记。不发送电子邮件。该行会出现在提交页面和续订中，您的团队决定如何处理。

也在文件自身到期日期续订文件添加了带有到期日期的清单项目。每个项目在其自身日期收到续订电子邮件，携带文件链接。

续订电子邮件发送给与文件链接相同的人（参见谁收到链接）。点击自定义以编写您自己的主题和正文；文件续订使用内置文本。

发生了什么

1. 提交时，提交获得其到期日期。
2. 在提前时间开始时，续订电子邮件发送出去：“是时候续订：表单”，附有立即续订链接，或“是时候续订您的项目”附有文件链接。
3. 在您设置的日期提醒跟随，直到没有收到回复。
4. 当个人提交副本时，新提交与旧提交链接，旧提交被标记为已替代并保留其 PDF。即将过期文件的新上传在文件进入时立即续订；新副本从旧到期日期开始计算完整时期，而不是从提前上传的那天开始。
5. 在没有收到回复的日期之后，该行变红。过期文件在文件链接上返回到缺失状态，并重新开始提醒。团队会收到电子邮件。

当表单及其文件都过期时

每 6 个月续订的表单可以携带一个 3 个月后过期的文件和另一个一年后过期的文件。每个文件都有自己的时钟：

• 3 个月的文件首先通过文件链接请求。其他文件保持被接受状态。
• 当表单本身续订时，新提交继承每个仍然有效的已接受文件，因此仅要求个人提供过期或从未提供的文件。如果没有缺失，新请求立即完成，不会发送上传电子邮件。
• 当表单续订时，旧提交的文件续订关闭；继承的文件将其到期日期带入新提交，并从那里续订。

续订页面

文件请求的续订选项卡列出了每个提交和文件的到期日期，首先是逾期的，然后是即将到期的。六个选项卡过滤表格：现在到期、计划中，未来 90 天、已发送并等待、过期，无续订、本月已续订和需要日期。

每行显示它是表单还是文件，属于谁，到期日期以及已发送的内容。打开一行查看链条：旧提交、已发送的续订以及新提交到达时。操作：

• 立即发送在计划日期之前发送续订电子邮件。提醒再次发送。
• 延后 30 天移动到期日期。
• 标记为已续订记录在其他地方完成的续订，例如纸质记录，附有日期和备注。不会创建新提交。当规则是提交后的一个时期时，下一个周期从那天开始计算。
• 标记为不需要关闭该行。不向个人发送任何内容。

没有电子邮件地址的行标记为自行发送：复制链接并以您自己的方式发送。