构建工作流程
本页内容
本文将带您从空白画布到已发布的工作流程：准备您的表单，创建工作流程，添加并连接四种步骤，查看每个步骤的属性面板显示，修复检查清单中的红色项目并发布。还涵盖了如何更改已发布的工作流程，每个工作流程状态的含义，以及工作流程页面上的其他操作。后续文章将详细介绍每种步骤。
视频教程
本视频完整展示了一个请假申请的流程：员工提交申请，人事部门和经理先后批准并签署，员工收到完成的 PDF 及其签名证书。
开始之前
- 在添加步骤之前，创建并发布您的工作流程所需的所有表单。您需要为每个表单步骤选择一个已发布的表单。
- 任何表单类型都可以作为步骤使用：在线 PDF 表单、网页表单和主表单。
- 当多人填写或签署相同的 PDF 时，为每个人提供他们自己的表单副本，仅激活他们的字段。最快的方法是使用 重用 PDF 克隆表单，然后隐藏或删除该人不填写的字段。当您构建工作流程时，在后续步骤中启用 跨步骤合并数据，以便每个人的输入都汇总到一个 PDF 中。
汽车租赁协议：客户的表单包含个人信息，销售人员的表单包含汽车和价格字段，经理的表单仅包含签名。所有三个表单使用相同的上传 PDF。
创建工作流程
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在左侧导航中，点击 工作流程。
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点击 + 创建工作流程。
设计器打开时，画布为空并有一个默认名称；在右侧工作流程面板顶部更改名称。
工作流程保存为 草稿。在您发布之前，无法开始运行。
设计器
- 步骤调色板（左侧）： 包含四种步骤。点击一个步骤以在选定步骤后添加，或将其拖动到画布上的任意位置。
- 画布（中间）： 添加步骤后，拖动背景以移动画布，滚动以缩放。底部的控件允许您撤销和重做更改，点击 整理 从左到右排列步骤，使用 − / + 缩放（缩放级别显示在它们之间），点击 适应 查看整个工作流程。
- 属性面板（右侧）： 显示您选择的步骤或连接的设置。当没有选择时，显示工作流程的自身设置及其检查清单。
- 顶部栏： 左侧是 主页，然后是工作流程当前状态的操作。草稿时显示 发布，并且一旦开始步骤有表单，还会显示 邀请。发布后的工作流程显示 邀请、分享 和 停止。状态和工作流程的名称在右侧。
每次更改都会自动保存。顶部栏中工作流程名称旁的图标显示您的更改是否已保存。如果同一工作流程在另一个标签页中打开并进行了更改，画布会重新加载并通知您。
四种步骤
| 步骤 | 功能 | 了解更多 |
|---|---|---|
| 表单 | 有人填写表单。第一个表单步骤是 开始，每次有人提交时，都会开始一个新的运行。 | 表单步骤 |
| 审批 | 有人审查提交内容并点击决策按钮。它有两个外出连接：已批准 和 退回。 | 审批 |
| 分支 | 根据之前给出的答案，将运行发送到一个或多个路径。分支不需要任何人操作。 | 分支和并行路径 |
| 结束 | 标记路径结束的位置。结束步骤是可选的，因为路径也可以在之后没有步骤的任何步骤结束。如果路径可以以不同方式结束，请为每个结束步骤命名，例如“已批准”和“已拒绝”，跟踪器会显示每次运行到达的结束步骤。 | 分支和并行路径 |
添加和连接步骤
- 添加表单步骤。 点击调色板中的 表单，然后在右侧面板中选择表单。步骤上会显示表单的封面、名称和类型。字段数量可以在面板中找到。您添加的第一个表单成为开始步骤，标记为 开始。
- 添加后续步骤。 选择一个步骤后，点击调色板中的 表单、审批、分支 或 结束。新步骤被放置在所选步骤之后并连接到它。
- 手动连接步骤。 每个步骤左侧有一个入口点。除结束步骤外，所有步骤还有一个或多个出口点。从一个出口点拖动到另一个步骤的入口点。在审批上，绿色的 已批准 点在右侧，红色的 退回 点在底部。分支每个路径有一个点。
- 同时运行步骤。 从同一出口点拖出第二个连接。前一个步骤完成时，两个步骤同时开始。参见 并行路径。
- 退回工作。 从审批的 退回 点拖动到较早的表单步骤。审批者退回时，该表单会重新打开以供编辑。连接显示为步骤下方的红色虚线。
画布拒绝不合理的连接并告知原因：非退回的循环、进入结束步骤的第二个连接、指向后续步骤的退回。
要删除步骤，选择它并点击面板底部的 删除步骤。如果一个表单或分支步骤前后都有步骤，这两个步骤会自动连接在一起，并且确认信息会告知您。删除审批不会重新连接任何内容，尽管确认信息显示相同的消息：请自行连接其周围的步骤。要删除连接，点击它并选择 删除连接。
属性面板
选择一个步骤查看其选项卡。选项卡取决于步骤类型：
- 表单步骤： 表单、通知、规则 和 数据 & PDF。开始步骤没有通知或规则选项卡，因为没有人会收到关于它的电子邮件，也没有截止日期：它是运行开始的地方。多个路径汇聚的步骤会增加一个第五个选项卡，当多个路径到达这里时。
- 审批步骤： 审批、通知、决策邮件 和 规则。一个有多个路径进入的审批也会获得 当多个路径到达这里时。
- 分支步骤： 条件。
- 结束步骤： 标题。
- 连接： 标签，对于分支是其规则。
每个步骤还有一个 标题。给审批步骤起不同的名字，例如“经理审批”和“财务审批”：这些名字会出现在电子邮件、跟踪器和审批页面上。
工作流程面板和检查清单
点击画布背景查看工作流程面板。它包含：
- 发布前： 检查清单。红色项目阻止发布，例如未发布的表单步骤、没有审批人的审批、没有 否则 路径的分支，或没有人会被通知的步骤。琥珀色项目是可以发布的警告。点击项目跳转到相关步骤。
- 运行完成时： 是否将 审批记录页面 添加到最终 PDF，以及运行完成时通知谁（完成通知）。
- 链接： 电子邮件中发送给人们的链接有效期。参见 工作流程链接。
发布
当检查清单没有红色项目时，点击顶部栏中的 发布。它不需要显示 准备发布：您可以在有琥珀色警告的情况下发布。工作流程现在为 已发布。其共享链接开始接受提交，您可以发送邀请，其步骤和设置变为只读。
要更改已发布的工作流程，点击 停止，编辑，然后再次 发布。停止期间无法开始新的运行，但已在进行中的运行会继续。当您发布更改后的工作流程时，正在进行的运行会从其当前步骤继续在新设计上进行：删除、重新排序或重新路由的步骤和更改的步骤设置会立即应用于它们。在更改正在运行的工作流程之前，请在跟踪器中检查正在进行的运行。
工作流程状态
| 状态 | 含义 |
|---|---|
| 草稿 | 正在编辑。无法开始运行。 |
| 已发布 | 接受提交。在您点击 停止 之前，步骤和设置为只读。 |
| 损坏 | 某个表单已被归档、未发布或删除，因此运行无法继续。重新发布表单，或在步骤中替换它，工作流程会自动恢复。 |
工作流程页面上的其他操作
每个工作流程卡片提供 设计、跟踪、分享、邀请 和 提交，以及 重命名、克隆 和 删除。工作流程页面的表格视图不提供 邀请、重命名、克隆 或 删除；切换到卡片视图以使用这些功能。克隆会复制画布和每个设置，这是尝试不同版本而不影响正在运行的版本的方法。删除工作流程不会删除其提交。