数据保留政策

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本文解释了 PlatoForms 如何存储、保留和删除您的表单提交数据，以及您如何控制这些数据以满足团队需求。

数据保留政策

什么是数据保留政策

数据保留政策涉及出于法律或合规原因如何存储和删除数据。基本政策应解释数据如何存储、存储多长时间以及在哪些系统上。这通常取决于行业法规。

在 PlatoForms，您的表单数据受到严格的安全标准保护，您可以决定保留多长时间。
数据保留提供的功能

当您保留数据时，您可以在整个保留期间享受我们提供的有用功能。这些功能包括编辑表单、跟踪更改、下载 PDF，以及轻松查找和共享您的 PDF 文档。
您的数据将被保留多长时间

在 PlatoForms，我们重视保护您的表单数据，这可能包括敏感的客户信息。

默认情况下，每个提交在最后更新后保留 3 个月，然后永久删除，即使表单继续接收新提交也是如此。当您首次订阅付费计划时，未更改的 3 个月设置将变为永久。但我们很灵活。您可以选择适合您需求的保留时间。有关更多详细信息，请参阅账户特定保留时间。

Note
如果您的付费计划结束，您的数据保留设置将保持不变，为期 1 年。之后，将适用免费计划的 3 个月保留期，较早的提交数据将被永久删除。我们会在计划结束时，以及在任何数据被删除前的 30 天和 7 天，向账户所有者发送电子邮件。在此日期之前续订您的计划可以保留所有提交数据。
谁可以更改保留期

我们的数据存储规则适用于您团队的所有表单，只有团队管理员可以更改这些规则。

Note
当您创建账户时，您会自动成为自己团队的团队管理员。
PlatoForms 如何删除数据

当提交超过我们设定的存储时间时，我们会删除与其相关的所有内容，如 PDF 和附件，包括 Web 表单答案的 PDF。这是为了保护您的信息而安全且永久地完成的。在 0 天保留期内，提交仅在其至少一个文件已到达您的云盘后才会被删除。
当您删除数据时

我们可能需要长达 24 小时的时间来从 PlatoForms 中删除旧的提交数据。
删除所有提交

此功能允许您一键永久删除所有提交数据——对于有严格数据隐私规则的团队或清理大型数据集时非常理想。

Warning
一旦删除，提交数据将无法恢复。您的表单将保持完整，不会被删除。

账户特定保留时间

有关基于不同账户类型的保留期的详细信息，请参阅账户特定的详细信息。

账户	保留期	描述
新注册	默认：3 个月。	在免费计划或试用中。首次付费订阅将未更改的 3 个月设置更改为永久。
试用或免费计划	固定为 3 个月，不可调整。付费计划结束后，您的先前设置将首先保留 1 年。	/
高级计划	选择您的保留期： 0 天 7 天 30 天 3 个月 6 个月 1 年 3 年永久	选择 0 天保留并连接到云盘。数据在成功上传后会立即从 PlatoForms 中删除。或者选择“永久”保留以进行扩展存储。在 0 天时，没有云盘的表单会无限期保留其提交，当云盘的上传选项没有可上传的内容时（例如，Web 表单关闭了上传 PDF 数据、上传 CSV 数据和上传附件文件），提交会被保留。只有当至少一个文件上传到云盘后，提交才会被删除。当数据从 PlatoForms 中删除后，数据管理功能将不可用。
符合 HIPAA 标准	当 HIPAA 开启时，设置为“永久”。团队管理员可以在确认警告（“缩短数据保留”）后缩短它。	为满足 HIPAA 标准，建立内部备份政策。如果您使用电子签名，请选择“永久”保留以确保签署的 PDF 与其证书一起保存。每个签名证书及其时间线的副本会保存七年，无论此设置如何。