資料保留政策

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本文說明 PlatoForms 如何儲存、保留和刪除您的表單提交資料，以及如何根據您的團隊需求進行控制。

資料保留政策

什麼是資料保留政策

資料保留政策涉及出於法律或合規原因如何儲存和刪除資料。基本政策應解釋資料如何儲存、儲存多長時間以及在哪些系統上。這通常取決於行業法規。

在 PlatoForms，您的表單資料受到嚴格的安全標準保護，您可以決定確切的保留時間。
資料保留提供的功能

當您保留資料時，可以在整個保留期間享受我們的有用功能，包括編輯表單、跟蹤更改、下載 PDF，以及輕鬆查找和分享您的 PDF 文件。
您的資料將被保留多久

在 PlatoForms，我們重視保護您的表單資料，這可能包括敏感的客戶信息。

默認情況下，每次提交在最後更新後保留 3 個月，然後永久刪除，即使表單繼續接收新提交也是如此。當您首次訂閱付費計劃時，未更改的 3 個月設置將變為永久。但我們很靈活，您可以選擇適合您需求的保留時間。更多詳情，請參見帳戶特定保留時間。

Note
如果您的付費方案結束，您的資料保留設定將維持不變，為期 1 年。之後，免費方案的 3 個月保留政策將生效，較舊的提交資料將被永久刪除。我們會在方案結束時，及在刪除前的 30 天和 7 天，向帳戶擁有者發送電子郵件通知。在此日期之前續訂方案可以保留所有提交資料。
誰可以更改保留期

我們的資料儲存規則適用於您團隊的所有表單，只有團隊管理員可以更改它們。

Note
當您創建帳戶時，您會自動成為自己團隊的團隊管理員。
PlatoForms 如何刪除資料

當提交超過我們設定的儲存時間時，我們會刪除與其相關的所有內容，如 PDF 和附件，包括網頁表單答案的 PDF。這是安全且永久地完成的，以保護您的信息。在 0 天保留期下，提交僅在其至少一個文件已到達您的雲端驅動器後才會被刪除。
當您刪除資料時

我們可能需要最多 24 小時來從 PlatoForms 移除舊的提交資料。
刪除所有提交

此功能允許您一鍵永久刪除所有提交資料，非常適合有嚴格資料隱私規則的團隊或清理大型數據集時使用。

Warning
一旦刪除，提交資料無法恢復。您的表單將保持完整，不會被刪除。

帳戶特定保留時間

有關不同帳戶類型的保留期的詳細信息，請參閱帳戶特定詳情。

帳戶	保留期	描述
新註冊	默認：3 個月。	在免費計劃或試用中。首次付費訂閱將未更改的 3 個月設置更改為永久。
試用或免費計劃	固定為 3 個月，不可調整。付費方案結束後，您的先前設定將首先保留 1 年。	/
高級計劃	選擇您的保留期： 0 天 7 天 30 天 3 個月 6 個月 1 年 3 年永久	選擇 0 天保留並連接到雲端驅動器。資料在成功上傳後立即從 PlatoForms 移除。或者選擇“永久”保留以延長儲存時間。在 0 天時，沒有雲端驅動器的表單會無限期保留其提交，當驅動器的上傳選項沒有可上傳的內容時（例如，網頁表單的上傳 PDF 數據、上傳 CSV 數據和上傳附件文件均關閉），提交會被保留。提交僅在其至少一個文件已到達驅動器後才會被刪除。當資料從 PlatoForms 移除後，資料管理功能將不可用。
HIPAA 合規	當 HIPAA 開啟時，設置為“永久”。團隊管理員可以在確認警告（“縮短資料保留”）後縮短它。	為滿足 HIPAA 標準，建立內部備份政策。如果您使用電子簽名，選擇“永久”保留以確保簽署的 PDF 與其證書一起保留。每份簽名證書及其時間線的副本會保留七年，無論此設置如何。