通知和電子郵件

工作流程會發送自己的電子郵件。每個步驟的通知標籤會說明在該步驟準備好時誰會被通知，而完成通知則說明在運行完成時誰會被通知。表單本身的通知設置不會用於工作流程提交，因此沒有人會收到重複的提交。

哪封郵件發給誰

步驟通知

通知屬於它所宣布的步驟。在步驟的通知標籤中設置：

電子郵件至。 任何組合的：

• 發送至這些地址：固定地址，逗號分隔。
• 發送至表單中填寫的電子郵件：來自早期步驟的答案，例如啟動表單中的「經理電子郵件」字段。選擇步驟，然後選擇字段。
• 發送至啟動工作流程的人：來自誰收到回應或邀請的地址。
• 發送至批准「X」的人：每個在此步驟之前的批准都有一個複選框。這是表單到達需要簽署的批准者的方式。參見讓批准者填寫表單。
• 發送至團隊成員：可以查看提交的團隊成員，如果您願意，可以自定義主題和正文。

主題和正文。 編輯器與表單的通知相同。變數菜單列出了每個早期步驟的字段，按步驟名稱、工作流程變數和附件：

提醒。 添加提醒，每次在步驟分配後 N 天，具有自己的主題、正文和可選的單獨地址列表。步驟完成後提醒會停止。

每次修訂都發送電子郵件。 當之前的表單被編輯並重新提交時，步驟中的人員會再次被通知。默認關閉。

用文字告知誰。 步驟的表單標籤總結了收件人，並且在其之前的步驟中顯示在當此表單提交時，因此您可以在不打開每個標籤的情況下檢查鏈條。

標準任務電子郵件

批准會發送標準電子郵件，除非您撰寫自己的：工作流程名稱、步驟名稱、要求內容、誰要求、截止日期和一個鏈接。點擊步驟的通知標籤上的編輯消息以替換它；工具欄插入工作流程名稱、步驟名稱、打開鏈接、截止日期、收件人姓名、啟動者和上一步驟，以及早期步驟的答案。

決策郵件

批准的決策郵件標籤包含兩封郵件，發送給填寫審核表單的人：批准時和退回時。兩者都預先填寫並翻譯；您可以自由編輯。變數：工作流程名稱、步驟名稱、決策、批准者的評論、批准者和鏈接，該鏈接在退回後打開表單以供修訂，或在拒絕結束運行後提供重新開始。

決策郵件在批准者做出決定的那一刻發出。它不包含簽署的 PDF：那會在每個步驟完成後隨著完成通知一起發送。

完成通知

工作流程在運行完成時發送自己的電子郵件，設置在工作流程面板的當運行完成時。點擊設置（或更改）以打開與步驟通知相同的屏幕：地址、任何步驟的答案、可以查看最後表單提交的團隊成員，以及啟動工作流程的人。標題顯示「當<最後表單>提交且運行完成時發送」。

內建文本附加完成的 PDF 並鏈接它，以您的團隊語言顯示。此郵件特有的變數：

沒有批准決策的運行，或關閉記錄頁面的運行，沒有記錄頁面：「附有批准記錄」的變數則附加並鏈接最後表單的 PDF，因此電子郵件始終攜帶完成的文件。

如果在運行完成時無法生成記錄頁面，電子郵件會等待幾分鐘並重試。如果仍然缺失，電子郵件會附帶普通 PDF 發送並附上一行說明；下載鏈接在頁面準備好後包含頁面，並且追蹤器可以重建它。

清單警告「當運行完成時沒有人被通知」當表單步驟結束運行且完成通知未指定任何人時。

提醒、提示和過期

• 提醒是自動的，來自步驟的通知標籤。
• 追蹤器中的提示按需重新發送任務的電子郵件，每個任務最多每小時一次。
• 鏈接在為工作流程或團隊設置的天數後過期；過期的鏈接會說明並要求該人請求新鏈接。從追蹤器重新分配任務會發出新的鏈接。