通知和电子邮件

工作流程发送其自身的电子邮件。每个步骤的通知标签说明何时告知谁该步骤已准备好，完成通知说明何时告知谁运行已完成。表单自身的通知设置不用于工作流程提交，因此没有人会收到重复的提交。

哪封邮件发送给谁

步骤通知

通知属于它所宣布的步骤。在步骤的通知标签上设置：

发送邮件至。 任何组合：

• 发送至这些地址：固定地址，逗号分隔。
• 发送至表单中填写的电子邮件：来自早期步骤的答案，例如启动表单中的“经理电子邮件”字段。选择步骤，然后选择字段。
• 发送至启动工作流程的人：来自谁会收到回复或邀请的地址。
• 发送至批准“X”的人：此步骤之前的审批人；如果在此之前有多个审批，则显示发送给审批人并提供一个选择列表。每个表单步骤一个审批：一个表单上的两个审批人将是一个共享任务，第一个打开的人会认领，因此两个签名是两个表单步骤。这是表单到达需要签名的审批人的方式，也是使表单步骤成为“审批人表单”的原因：勾选后，步骤在画布上显示绿色边缘和**✓“X”审批人**标记；未勾选时，它是普通的表单步骤。添加在审批的已批准路径上的表单默认是勾选的，而添加在审批人表单之后的表单则发送给下一个尚未收到表单的审批人。参见让审批人填写表单。
• 启用通知团队成员的发送给团队成员：每个可以查看上一个表单提交的团队成员都会成为收件人，如果需要，可以有自己的主题和正文。在批准中，他们每个人都会成为批准者；在表单步骤中，他们共享该步骤的任务。

主题和正文。 编辑器与表单的通知相同。变量菜单按步骤名称列出每个早期步骤的字段、工作流程变量和附件：

提醒。 添加提醒，每个在步骤分配后的 N 天，具有自己的主题、正文和可选的单独地址列表。步骤完成后提醒停止。

为每次修订发送邮件。 当之前的表单被编辑并重新提交时，步骤中的人员会再次被告知。默认关闭。

用文字告知谁。 步骤的表单标签总结了收件人，之前的步骤在当此表单提交时下显示它们，因此您可以在不打开每个标签的情况下检查链条。

默认邮件文本

没有单独的编辑消息控件。通知标签是其工作流程版本中的表单通知屏幕，每个新步骤都以其自己的默认文本“您的轮次在…”开始，您可以直接编辑。其变量列表包括工作流程名称、步骤名称、截止日期、收件人名称、启动者和上一步，以及下一步链接和来自早期步骤的答案。标准的PlatoForms任务邮件只是一个后备，仅用于其人员不来自通知标签的步骤。

决策邮件

批准的决策邮件标签包含两封邮件给填写被审核表单的人：批准时和退回时。两者都预填并翻译；可自由编辑。变量：工作流程名称、步骤名称、决策、批准者的评论、批准者和链接，退回后打开表单进行修订或在拒绝结束运行后提供重新开始。

决策邮件在批准者做出决定的那一刻发送。它不包含签名的 PDF：一旦每个步骤完成，完成通知会附带它。

完成通知

工作流程在运行完成时发送的自有邮件，设置在工作流程面板的运行完成时下。点击设置（或更改）打开与步骤通知相同的屏幕：地址、来自任何步骤的答案、可以查看最后一个表单提交的团队成员和启动工作流程的人。标题显示“当<最后一个表单>提交并运行完成时发送。”

内置文本附加完成的 PDF 并链接它，以团队的语言显示。此邮件特定的变量：

没有批准决策的运行，或者记录页面关闭的运行，没有记录页面：“带批准记录”的变量则附加并链接最后一个表单的 PDF，因此邮件始终携带完成的文档。

如果在运行完成时无法生成记录页面，邮件会等待几分钟并重试。如果仍然缺失，邮件会附带普通 PDF 发送，并附上一行说明；下载链接在页面准备好后包含页面，跟踪器可以重建它。

检查列表在表单步骤结束运行且完成通知未命名任何人时警告“没有人在运行完成时被告知”。

提醒、推动和过期

• 提醒是自动的，来自步骤的通知标签。
• 跟踪器中的推动按需重新发送任务的邮件，每个任务最多每小时一次。
• 链接在为工作流程或团队设置的天数后过期；过期链接会说明并要求请求新链接。从跟踪器重新分配任务会发出新链接。过期与步骤的截止日期是两回事：逾期的任务仍可提交，过期的链接则不能。