Notificações e e-mails
Abas
Um fluxo de trabalho envia seus próprios e-mails. A aba de Notificação de cada etapa indica quem é informado quando essa etapa está pronta, e a notificação de conclusão indica quem é informado quando uma execução é concluída. As configurações de notificação dos próprios formulários não são usadas para envios de fluxo de trabalho, então ninguém recebe o mesmo envio duas vezes.
Qual e-mail vai para quem
| Quando | Quem | Onde configurá-lo | |
|---|---|---|---|
| Notificação de etapa | Antes da etapa ser enviada ou aprovada | As pessoas nomeadas na etapa | A aba Notificação da etapa |
| Lembrete | N dias após a etapa ser atribuída e ainda estiver aberta | As mesmas pessoas, ou uma lista separada | A aba Notificação da etapa |
| Solicitação de aprovação | Antes da aprovação ser enviada | Os aprovadores | A aba Notificação da aprovação |
| E-mail de decisão | Um aprovador decide | A pessoa que preencheu o formulário revisado | A aba E-mails de decisão da aprovação |
| Notificação de conclusão | Todos os caminhos da execução foram concluídos | Qualquer pessoa que você nomear, incluindo a pessoa que iniciou | O painel de fluxo de trabalho, Quando uma execução é concluída |
Quando um formulário é usado como uma etapa de fluxo de trabalho, envios feitos através do fluxo de trabalho não enviam os e-mails de notificação ou lembretes do próprio formulário. Seus webhooks, integrações com Slack e Google Sheets e e-mails de regras lógicas ainda funcionam, e envios feitos através do próprio link do formulário, fora de qualquer fluxo de trabalho, ainda enviam sua notificação.
Notificações de etapa
Uma notificação pertence à etapa que anuncia. Na aba Notificação da etapa, você define:
E-mail Para. Qualquer combinação de:
- Enviar para estes endereços: endereços fixos, separados por vírgula.
- Enviar para o e-mail preenchido no formulário: uma resposta de uma etapa anterior, por exemplo, o campo “E-mail do gerente” no formulário inicial. Escolha a etapa, depois o campo.
- Enviar para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho: o endereço de Quem recebe de volta ou o convite.
- Enviar para a pessoa que aprovou “X”: uma caixa de seleção por aprovação que vem antes desta etapa. É assim que um formulário chega ao aprovador que precisa assinar. Veja Permitir que o aprovador preencha um formulário.
- E-mail para Membros da Equipe: os membros da equipe que podem visualizar os envios, com seu próprio assunto e corpo, se desejar.
Assunto e corpo. O editor é o mesmo de uma notificação de formulário. O menu de variáveis lista os campos de cada etapa anterior por nome da etapa, as variáveis do fluxo de trabalho e os anexos:
| Variável | O que insere |
|---|---|
workflow_name |
O nome do fluxo de trabalho. |
step_ordinal_index |
“1ª”, “2ª”, … a posição da etapa que envia o e-mail. |
next_step_link |
O link que o destinatário deve abrir para realizar sua etapa. Também disponível como um link clicável. Toda notificação de etapa deve contê-lo. |
workflow logic block |
Um bloco que é renderizado apenas para e-mails de fluxo de trabalho. |
attach_pdf_file, shared_pdf_link |
O PDF do formulário que acabou de ser enviado, anexado ou como um link para download. |
| Campos de etapas anteriores | Escolha uma etapa no menu, depois o campo. A etapa cujo envio envia o e-mail é marcada como “enviada”. |
Lembretes. Adicione lembretes, cada N dias após a etapa ser atribuída, com seu próprio assunto, corpo e lista de endereços opcional separada. Um lembrete para assim que a etapa é concluída.
Enviar e-mail para cada revisão. Quando o formulário anterior é editado e reenviado, as pessoas da etapa são informadas novamente. Desativado por padrão.
Quem é informado, em palavras. A aba Formulário da etapa resume os destinatários, e a etapa anterior os mostra em Quando este formulário é enviado, para que você possa verificar a cadeia sem abrir cada aba.
O e-mail padrão de tarefa
Aprovações enviam um e-mail padrão, a menos que você escreva o seu próprio: o nome do fluxo de trabalho, o nome da etapa, o que é solicitado, quem solicitou, a data de vencimento e um link. Clique em Editar mensagem na aba Notificação da etapa para substituí-lo; a barra de ferramentas insere Nome do fluxo de trabalho, Nome da etapa, Link para abrir, Data de vencimento, Nome do destinatário, Iniciado por e Etapa anterior, e respostas de etapas anteriores.
E-mails de decisão
A aba E-mails de decisão de uma aprovação contém dois e-mails para a pessoa que preencheu o formulário revisado: Quando aprovado e Quando devolvido. Ambos vêm pré-preenchidos e traduzidos; edite-os livremente. Variáveis: nome do fluxo de trabalho, nome da etapa, a decisão, o comentário do aprovador, o aprovador e o link, que abre o formulário para revisão após uma devolução ou oferece Começar novamente após uma rejeição que encerrou a execução.
Um e-mail de decisão é enviado no momento em que o aprovador decide. Ele não contém o PDF assinado: isso vem com a notificação de conclusão assim que todas as etapas são concluídas.
A notificação de conclusão
O próprio e-mail do fluxo de trabalho quando uma execução é concluída, configurado em Quando uma execução é concluída no painel de fluxo de trabalho. Clique em Configurar (ou Alterar) para abrir a mesma tela de uma notificação de etapa: endereços, uma resposta de qualquer etapa, os membros da equipe que podem visualizar os envios do último formulário e a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho. O cabeçalho lê “Enviado quando <último formulário> é enviado e a execução é concluída.”
O texto embutido anexa o PDF concluído e o vincula, no idioma da sua equipe. Variáveis específicas para este e-mail:
| Variável | O que insere |
|---|---|
completed_at |
Quando a execução foi concluída. |
attach_pdf_with_approval_record_file |
O PDF final com a página de registro de aprovação anexada, como um anexo. |
pdf_with_approval_record_link |
O mesmo documento como um link para download, também disponível como um link clicável. |
attach_pdf_file, shared_pdf_link |
O próprio PDF do último formulário, sem a página de registro. |
Uma execução sem decisão de aprovação, ou com a página de registro desativada, não tem página de registro: as variáveis “com registro de aprovação” então anexam e vinculam o PDF do último formulário, para que o e-mail sempre carregue o documento concluído.
Se a página de registro não puder ser gerada quando a execução for concluída, o e-mail espera alguns minutos e tenta novamente. Caso ainda esteja ausente, o e-mail é enviado com o PDF simples anexado e uma nota de uma linha dizendo isso; o link para download inclui a página assim que estiver pronta, e o rastreador pode reconstruí-la.
A lista de verificação alerta com “Ninguém é informado quando uma execução é concluída” quando uma etapa de formulário encerra a execução e a notificação de conclusão não nomeia ninguém.
Lembretes, incentivos e expiração
- Lembretes são automáticos, da aba de Notificação da etapa.
- Incentivo no rastreador reenvia o e-mail de uma tarefa sob demanda, no máximo uma vez por hora por tarefa.
- Links expiram após o número de dias definido para o fluxo de trabalho ou a equipe; um link expirado diz isso e pede à pessoa para solicitar um novo. Reatribuir uma tarefa do rastreador emite um link novo.