Compartilhe e inicie execuções

Uma execução começa quando alguém envia o formulário de início. Existem três maneiras de colocar esse formulário na frente das pessoas: o link compartilhado do fluxo de trabalho, incorporando-o em seu site e convites. Este artigo também explica como os links que o fluxo de trabalho envia por e-mail para todos os outros se comportam.

Publique primeiro

Apenas um fluxo de trabalho Publicado aceita envios. Trabalhe na lista de verificação e clique em Publicar no designer. Veja Crie um fluxo de trabalho. Para alterar um fluxo de trabalho ativo, clique em Parar, edite e publique novamente. Execuções já em andamento continuam enquanto ele está parado.

Compartilhe o link

Clique em Compartilhar na barra superior do designer, ou Compartilhar no cartão do fluxo de trabalho na página de Fluxos de Trabalho.

• URL Público: o link que abre o formulário de início. Qualquer pessoa com ele pode iniciar uma execução. Copie-o, abra-o em uma nova janela ou use seu domínio personalizado como endereço.
• Incorporado: um trecho de código para seu site, como um formulário inline padrão, um modal, um popup ou uma página completa. Insira o endereço da página onde você o incorpora: os links nos e-mails de notificação apontam de volta para essa página para que as etapas posteriores também sejam abertas lá.
• QRCode: um código que abre o formulário de início, com o HTML para colocá-lo em uma página.
• Parar Compartilhamento: o mesmo que Parar no designer. O fluxo de trabalho volta para Rascunho, nenhuma nova execução pode começar e as execuções em andamento continuam.

Inicie execuções por convite

Clique em Convidar no designer, ou Convite no cartão do fluxo de trabalho, para enviar o formulário de início para pessoas nomeadas. Um convite sabe para quem foi enviado, então o fluxo de trabalho sabe quem iniciou a execução mesmo que o formulário de início não tenha campo de e-mail, e decisões, devoluções e o e-mail de conclusão chegam a essa pessoa. Convites pré-preenchidos e tudo mais em Convites funcionam para fluxos de trabalho assim como para formulários.

Como os links do fluxo de trabalho se comportam

Cada pessoa após a etapa inicial recebe um link para sua etapa por e-mail. Esses links são diferentes de um link compartilhado de formulário:

• O link é a pessoa. Um link de fluxo de trabalho atua como o endereço para o qual foi enviado por e-mail, independentemente de qual conta PlatoForms está conectada naquele computador, ou nenhuma. Os membros da equipe nunca precisam se conectar para preencher um formulário ou aprovar. Um certificado de assinatura nomeia esse endereço.
• Uma etapa, um link. O link de uma etapa de formulário fecha assim que é enviado e mostra “Enviado” com a data. Oferece Enviar outro apenas quando a guia Regras da etapa permite. O link de uma aprovação fecha assim que a decisão é tomada.
• Etapas compartilhadas. Quando uma etapa é enviada por email para várias pessoas, todas recebem o mesmo link para uma cópia do formulário. Por padrão, o primeiro a abrir reivindica e os outros veem quem o possui, com Assumir se precisarem; uma etapa pode, em vez disso, permitir que qualquer um abra, e o primeiro a enviar completa. Uma vez enviado, o link fecha para todos. Veja Guia de Regras.
• Expiração. Os links param de funcionar após o número de dias em Links no painel do fluxo de trabalho. Deixe em branco para usar o padrão da equipe, que é nunca, ou 30 dias para equipes no modo HIPAA. O padrão da equipe é alterado no menu da equipe > Configurações Padrão do Formulário > Geral, em Tempo de Expiração para Links de Fluxo de Trabalho (e-mails de aprovação e próxima etapa):; o link do designer Alterar o padrão da equipe leva até lá. Um link expirado se explica e pede à pessoa para solicitar um novo. Reatribuir a tarefa do rastreador envia um link novo.
• Redirecionamentos. Quando uma etapa de formulário tem Redirecionar para a próxima etapa após o envio, a pessoa que enviou segue direto para o próximo formulário. Essa próxima etapa não precisa de um destinatário próprio; se a aba Notificação dela indicar pessoas, elas recebem e-mail normalmente. Quando um aprovador clica em Aprovar e continuar, o e-mail do formulário para o qual ele é levado fica retido por dez minutos e só é enviado se esse formulário ainda não tiver sido enviado até lá, caso ele tenha fechado o navegador.

Inicie uma execução você mesmo

Abra o URL público ou envie um convite para si mesmo. Não há modo de teste separado. Clone o fluxo de trabalho na página de Fluxos de Trabalho se quiser experimentar sem tocar no ativo.