Partager et démarrer des exécutions

Une exécution commence lorsque quelqu’un soumet le formulaire de démarrage. Il y a trois façons de présenter ce formulaire aux gens : le lien partagé du workflow, l’intégration sur votre site et les invitations. Cet article explique également comment les liens que le workflow envoie par email aux autres se comportent.

Publier d’abord

Seul un workflow Publié accepte les soumissions. Suivez la liste de contrôle et cliquez sur Publier dans le concepteur ; voir Créer un workflow. Pour modifier un workflow en direct, cliquez sur Arrêter, modifiez et publiez à nouveau. Les exécutions déjà en cours continuent pendant qu’il est arrêté.

Partager le lien

Cliquez sur Partager dans la barre supérieure du concepteur, ou Partager sur la carte du workflow sur la page des Workflows.

• URL publique : le lien qui ouvre le formulaire de démarrage. Quiconque le possède peut démarrer une exécution. Copiez-le, ouvrez-le dans une nouvelle fenêtre ou utilisez votre domaine personnalisé comme adresse.
• Intégré : un extrait d’intégration pour votre site web, sous forme de formulaire en ligne standard, de modal, de popup ou de page complète. Entrez l’adresse de la page où vous l’intégrez : les liens dans les emails de notification renvoient à cette page pour que les étapes suivantes s’ouvrent également là.
• QRCode : un code qui ouvre le formulaire de démarrage, avec le HTML pour le placer sur une page.
• Arrêter le partage : identique à Arrêter dans le concepteur. Le workflow revient à Brouillon, aucune nouvelle exécution ne peut commencer, et les exécutions en cours continuent.

Démarrer des exécutions par invitation

Cliquez sur Inviter dans le concepteur, ou Invitation sur la carte du workflow, pour envoyer le formulaire de démarrage à des personnes nommées. Une invitation sait à qui elle a été envoyée, donc le workflow sait qui a démarré l’exécution même si le formulaire de démarrage n’a pas de champ email, et les décisions, retours et l’email de complétion atteignent cette personne. Invitations pré-remplies et tout le reste sous Invitations fonctionnent pour les workflows comme pour les formulaires.

Comment les liens de workflow se comportent

Chaque personne après l’étape de démarrage reçoit un lien vers son étape par email. Ces liens sont différents d’un lien partagé de formulaire :

• Le lien est la personne. Un lien de workflow agit comme l’adresse à laquelle il a été envoyé, quel que soit le compte PlatoForms connecté sur cet ordinateur, ou aucun. Les membres de l’équipe n’ont jamais besoin de se connecter pour remplir un formulaire ou approuver. Un certificat de signature nomme cette adresse.
• Une étape, un lien. Le lien d’une étape de formulaire se ferme une fois qu’il a été soumis, et affiche “Soumis” avec la date. Il propose Soumettre un autre uniquement lorsque l’onglet Règles de l’étape le permet. Le lien d’une approbation se ferme une fois la décision prise.
• Étapes partagées. Lorsqu’une étape est envoyée par email à plusieurs personnes, elles reçoivent toutes le même lien vers une copie du formulaire. Par défaut, le premier à l’ouvrir le revendique et les autres voient qui l’a, avec Le reprendre si besoin ; une étape peut au contraire permettre à n’importe qui de l’ouvrir, et le premier à soumettre le complète. Une fois soumis, le lien se ferme pour tout le monde. Voir Onglet Règles.
• Expiration. Les liens cessent de fonctionner après le nombre de jours sous Liens sur le panneau du workflow. Laissez vide pour utiliser le paramètre par défaut de l’équipe, qui est jamais, ou 30 jours pour les équipes en mode HIPAA. Le paramètre par défaut de l’équipe est modifié dans le menu de l’équipe > Paramètres par défaut du formulaire > Général, sous Temps d’expiration pour les liens de workflow (emails d’approbation et d’étape suivante) : ; le lien Changer le paramètre par défaut de l’équipe du designer y mène. Un lien expiré s’explique et demande à la personne de demander un nouveau ; réassigner la tâche depuis le suivi envoie un nouveau lien.
• Redirections. Lorsqu’une étape de formulaire a Rediriger vers l’étape suivante après soumission, ou lorsqu’un approbateur clique sur Approuver et continuer, la personne continue sans email. Son email est toujours envoyé, au cas où elle fermerait le navigateur.

Démarrer une exécution vous-même

Ouvrez l’URL publique, ou envoyez-vous une invitation. Il n’y a pas de mode test séparé ; Cloner le workflow sur la page des Workflows si vous souhaitez expérimenter sans toucher à celui en direct.