Gérer les invitations

Lorsque vous créez une invitation avec Suivi des invitations activé, vous trouverez vos invitations envoyées ou sauvegardées commodément listées sur la page Invitations.

Explorer les invitations suivies

Voici ce que vous pouvez faire sur la page Invitations pour gérer vos invitations et suivre leur progression.

• Voir les détails de l’invitation : Consultez le Formulaire ou Workflow associé (avec un lien direct Modifier le formulaire), ainsi que la date et l’heure prévues ou d’envoi.

• Vérifier l’interaction avec le formulaire : Surveillez l’heure d’envoi de l’invitation, les ouvertures de formulaire et les soumissions de formulaire via les comptes Envoyé, Ouvert et Soumis.

• Surveiller le statut de l’invitation : Identifiez les invitations Brouillon qui n’ont pas encore été envoyées, et les invitations Envoyées qui ne peuvent pas être modifiées.

• Examiner les invitations envoyées à plusieurs destinataires : Si une invitation a été envoyée à plus d’un destinataire, sa ligne devient extensible. Cliquez sur la flèche à côté du nom de l’invitation pour révéler chaque destinataire comme une sous-ligne distincte (par exemple Test2 - #1, Test2 - #2).

• Prendre des mesures : Utilisez la colonne Action pour effectuer des opérations. Les invitations Brouillon affichent Modifier, Supprimer et Copier. Les invitations Envoyées affichent en plus Détail et Voir.

  • Détail ouvre le tableau d’activité des destinataires — qui l’a reçu, et quand ils ont ouvert ou soumis le formulaire.
  • Voir rouvre le panneau d’invitation original en mode lecture seule, montrant le nom de l’invitation, les paramètres de messagerie et le contenu du message tels qu’ils ont été envoyés.

Copier l’invitation

Créer une nouvelle invitation pour les mêmes ou différents destinataires est facilité grâce à la fonctionnalité de copie d’invitation. Cela est particulièrement utile lorsque vous souhaitez réutiliser un modèle d’invitation.

Pour faire une copie d’une invitation, suivez ces étapes :

1. Allez sur la page Invitations et localisez l’invitation que vous souhaitez copier.

2. Dans la colonne Action de la ligne de l’invitation, cliquez sur Copier.
   Cela ouvrira la fenêtre Invitation, où vous pourrez apporter les modifications nécessaires avant d’envoyer la nouvelle invitation.

Voir les détails de l’invitation envoyée

Si vous avez envoyé des invitations avec le suivi activé, vous pouvez voir comment chaque destinataire progresse en cliquant sur Détail dans la colonne Action.

En cliquant, le tableau d’activité des destinataires sera affiché, présentant les détails clés suivants :

• Destinataire : L’adresse email du destinataire.
• Mot de passe : Le mot de passe généré automatiquement pour l’accès au formulaire.
• Statut d’envoi : Le statut d’envoi.
• Ouverture de l’email à : Heure d’ouverture de l’email.
• Ouverture du formulaire à : Heure d’ouverture du formulaire.
• Soumis à : Heure de soumission du formulaire.

De plus, dans la colonne Action, vous pouvez cliquer sur le lien d’invitation pour accéder au formulaire associé.

Vous pouvez également cliquer sur Télécharger CSV en haut à droite pour exporter l’activité des destinataires affichée sur cette page.

Voir l’invitation envoyée

Cliquer sur Voir dans la colonne Action rouvre le panneau Invitations original pour cette invitation. Une bannière en haut confirme “Cette invitation a été envoyée le [date/heure]”.

Vous verrez les mêmes champs que vous avez configurés lors de la création de l’invitation, afin que vous puissiez revoir exactement ce qui a été envoyé.