Demandes de documents et renouvellements
Onglets
De nombreux formulaires sont accompagnés de documents : une pièce d’identité pour prouver l’identité de quelqu’un, une carte d’assurance, un consentement signé, un certificat. Les demandes de documents collectent ces fichiers après la soumission du formulaire. Vous créez une liste de contrôle sur le formulaire, chaque personne qui soumet reçoit un lien privé pour télécharger les éléments, PlatoForms leur rappelle jusqu’à ce que tout soit en place, et votre équipe accepte ou rejette chaque fichier depuis la page des Soumissions.
Les renouvellements s’occupent de ce qui devient obsolète. Un formulaire peut expirer après une période, ou à une date entrée par la personne, et chaque document peut également expirer. Avant la date, la personne est invitée à faire une nouvelle soumission ou à fournir une nouvelle copie du fichier, et la page des Renouvellements montre ce qui est dû, envoyé, renouvelé ou en retard.
Dans ce chapitre
- Configurer une liste de contrôle: les éléments, ce qui se passe lors de la soumission, qui reçoit le lien, les rappels, les emails et où les fichiers sont classés.
- Ce que la personne voit: la page de remerciement, le lien Documents, les emails et les messages texte.
- Examiner et suivre les documents: la colonne Documents sur la page des Soumissions, l’acceptation et le rejet, et la page des Demandes de documents.
- Renouvellements: règles d’expiration, ce que la personne reçoit, la page des Renouvellements, et comment un formulaire et ses documents se renouvellent ensemble.
- Personnes: chaque soumission et fichier groupés par la personne qui les a envoyés.
- Plans, API et webhooks: ce que chaque plan inclut, le rapport d’utilisation, et comment lire les demandes et renouvellements depuis vos propres systèmes.
Comment ça fonctionne
- Ouvrez un formulaire sur le tableau de bord, choisissez Gérer, puis Demandes de documents, et construisez la liste de contrôle. Commencez à partir d’un modèle, laissez PlatoForms suggérer des éléments à partir des champs du formulaire, ou ajoutez les vôtres.
- Quelqu’un soumet le formulaire. La page de remerciement liste les documents nécessaires, et la même liste est envoyée par email avec un lien Documents privé. Un message texte peut également contenir le lien.
- La personne télécharge chaque élément depuis n’importe quel téléphone ou ordinateur. Rien à installer, et elle peut revenir au lien à tout moment jusqu’à ce que tout soit en place. Des rappels sont envoyés tant qu’il manque quelque chose et s’arrêtent lorsque tout est reçu.
- Votre équipe est informée lorsque des fichiers attendent d’être examinés. Un examinateur accepte ou rejette chaque fichier avec une note ; un fichier rejeté est redemandé. Les fichiers acceptés sont classés à côté du PDF de soumission et, si le formulaire en a un, dans son dossier de stockage cloud.
- Lorsque le formulaire ou un document est sur le point d’expirer, un renouvellement est envoyé. La personne reçoit une copie pré-remplie du formulaire ou son lien Documents, et la nouvelle soumission est liée à l’ancienne.
Où le trouver
- Par formulaire : les sections Demandes de documents et Renouvellement de la page de gestion du formulaire.
- À travers les formulaires : Demandes de documents dans la navigation de gauche, avec trois onglets : Demandes, Renouvellements et Personnes. Le badge sur l’élément de menu compte les fichiers en attente d’examen.
- Par soumission : la colonne Documents sur la page des Soumissions et le tiroir des Documents qui s’ouvre à partir de celle-ci.
Les demandes de documents font partie de chaque plan, avec un nombre mensuel de demandes qui dépend du plan. Les renouvellements et les Personnes sont disponibles à partir du plan Silver. Voir Plans, API et webhooks.