Approbations

Une étape d’Approbation demande à quelqu’un de regarder ce qui a été soumis et de décider. Elle a deux connexions sortantes sur le canevas : le point vert Approuvé et le point rouge Renvoyé. Ce qui suit chacun d’eux dépend de vous.

Onglet Approbation

Approbateurs. Cliquez sur Modifier pour choisir :

• Membres de l’équipe ou Groupes : sélectionnez des personnes de votre équipe. Chacune d’elles reçoit un email avec son propre lien.
• Champ email d’une étape précédente : l’adresse de l’approbateur provient d’une réponse, par exemple un champ “Email du manager” sur le formulaire de départ. Vous pouvez également choisir un champ de nom.
• Personne qui a commencé : la personne qui a soumis le formulaire de départ, telle qu’identifiée par Qui reçoit une réponse ou l’invitation.

Lorsque plusieurs personnes approuvent.

• La première décision compte (par défaut) : le premier approbateur à décider règle la question ; les liens des autres approbateurs se ferment.
• Tout le monde doit approuver : l’étape est approuvée uniquement lorsque chaque approbateur a approuvé. Un Renvoyé de quiconque renvoie le travail. La page d’approbation indique à chaque approbateur combien de décisions sont encore en attente.

Exiger un commentaire. Les approbateurs doivent écrire un commentaire avant de décider. Les commentaires apparaissent dans l’email de décision, sur la chronologie du suivi et sur la page d’enregistrement d’approbation.

Boutons de décision. Par défaut, la page dispose de Approuver et Renvoyer. Renommez-les ou ajoutez-en d’autres, et indiquez ce que chacun Compte comme : approuver ou renvoyer. “Endosser”, “Rejeter avec modifications” et “Refuser” sont tous acceptables, tant que chacun correspond à l’un des deux types.

Ce qui se passe ensuite. Deux lignes qui lisent le canevas pour vous :

• Approuvé : l’étape vers laquelle mène la connexion verte, “Va à “Confirmation de commande””. En dessous, Ajouter un formulaire pour l’approbateur insère une étape de formulaire sur le chemin Approuvé qui est adressée à la personne qui a approuvé, généralement une signature. Une fois configurée, la ligne indique “L’approbateur remplit “X” ensuite”. Le bouton d’approbation de l’approbateur devient Approuver et continuer, et il arrive directement dans le formulaire. Voir Laisser l’approbateur remplir un formulaire.
• Renvoyé : ce que fait la connexion rouge. Connecté à une étape de formulaire antérieure, il indique Rouvre “X” pour édition : le soumissionnaire de ce formulaire reçoit un email avec le commentaire de l’approbateur et un lien pour réviser et soumettre à nouveau, et les étapes intermédiaires se déroulent à nouveau. Laissé non connecté, il indique L’exécution se termine ; cochez Laisser le soumissionnaire recommencer pour offrir un bouton Recommencer, et Pré-remplir la nouvelle exécution à partir de celle rejetée afin qu’ils ne retapent pas tout.

Champs à montrer à l’approbateur. Cliquez sur Choisir pour sélectionner quelles réponses des étapes précédentes sont affichées sur la page d’approbation, afin que l’approbateur n’ait pas à ouvrir le PDF pour les informations de base. Les champs sont consultables et regroupés par étape.

Onglet Règles

Date limite et Lorsque en retard fonctionnent comme sur une étape de formulaire, avec un choix supplémentaire sous Lorsque en retard : Décider automatiquement avec un Résultat à appliquer, pour les approbations qui devraient par défaut être approuvées (ou renvoyées) lorsque personne ne répond à temps.

Onglet Notification

L’email que les approbateurs reçoivent lorsque l’étape est prête. Par défaut, c’est l’email de tâche standard de PlatoForms : quoi faire, qui a demandé, et le lien. Cliquez sur Modifier le message pour écrire votre propre sujet et corps ; la barre d’outils insère le nom du flux de travail, le nom de l’étape, le lien, la date d’échéance, le nom du destinataire, qui a commencé l’exécution et le nom de l’étape précédente, et vous pouvez citer des réponses des étapes précédentes. Les rappels se trouvent également ici.

Onglet Emails de décision

Les emails envoyés à la personne qui a rempli le formulaire révisé, un pour Lorsque approuvé et un pour Lorsque renvoyé. Les deux sont pré-remplis avec un texte standard que vous pouvez modifier. Variables disponibles : nom du flux de travail, nom de l’étape, la décision, le commentaire de l’approbateur, l’approbateur, et un lien pour ouvrir et réviser ou recommencer. L’email approuvé est envoyé au moment de la décision ; le PDF final signé arrive plus tard, avec la notification de complétion.

Ce que voit l’approbateur

Le lien de l’approbateur ouvre une page avec le nom du flux de travail, l’étape (“Étape 3 · Approbation du manager”), ce qui a été soumis avant cette étape avec un lien vers chaque PDF, les champs que vous avez choisi de montrer, et les boutons de décision avec une boîte de commentaire. L’adresse à laquelle le lien a été envoyé est affichée comme celle qui décide.

• Sous les boutons, une note indique ce qui se passe ensuite lorsqu’un formulaire les suit : “Après approbation, vous remplissez “Signer””, ou, lorsque le formulaire doit attendre une autre approbation, ““Signer” vous parvient par email lorsque c’est votre tour”.
• Après avoir décidé, la page montre la décision, l’heure et l’adresse, et “Ce lien est maintenant fermé”. Avec Tout le monde doit approuver, les approbateurs qui ne sont pas les derniers voient “En attente de N autres approbations”.
• Une décision qui termine l’exécution le dit : “Cette demande n’a pas été approuvée et l’exécution est terminée”, avec Recommencer lorsque vous l’avez autorisé.
• Si le flux de travail ne peut pas déterminer qui a commencé l’exécution, la page indique que personne n’est informé par email de cette décision. Configurez Qui reçoit une réponse sur le formulaire de départ pour corriger cela.

Le lien agit comme l’adresse à laquelle il a été envoyé, peu importe qui est connecté à PlatoForms sur cet ordinateur. Les membres de l’équipe n’ont pas besoin de se connecter pour approuver.

Laisser l’approbateur remplir un formulaire

Souvent, l’approbateur doit également signer. Sur le canevas, c’est une étape de formulaire ordinaire sur le chemin Approuvé dont le destinataire est la personne qui a approuvé. Le moyen le plus rapide de le construire est Après approbation → Ajouter un formulaire pour l’approbateur sur l’onglet Approbation. Vous pouvez également le construire manuellement : ajoutez une étape de formulaire après l’approbation, et sur son onglet Notification cochez Envoyer à la personne qui a approuvé “Approbation du manager”.

• L’approbateur clique sur Approuver et continuer et arrive dans le formulaire. Il reçoit également l’email de notification normal du formulaire, au cas où il ferme le navigateur.
• Avec Combiner les données entre les étapes sur le formulaire de signature, la signature se retrouve dans le même PDF que la soumission originale.
• Avec deux approbations en parallèle, chaque formulaire de signature nomme sa propre approbation, et le deuxième formulaire de signature attend le premier. L’article Exemples compare les formes que cela peut prendre et laquelle choisir.

La page d’enregistrement d’approbation

Avec Ajouter une page d’enregistrement d’approbation au PDF final activé (le panneau Workflow, activé par défaut), une exécution qui a eu au moins une décision d’approbation obtient une page supplémentaire ajoutée à une copie de son PDF final : chaque décision avec l’approbateur, l’heure et le commentaire, et chaque soumission de formulaire avec qui l’a soumise et quand. Le PDF de soumission original n’est jamais modifié.

La page d’enregistrement se trouve dans le PDF que la notification de complétion attache et lie, dans le téléchargement PDF final (avec enregistrement d’approbation) du suivi, et dans le PDF final de l’API. Si la page n’a pas pu être construite lorsque l’exécution s’est terminée, l’email de complétion attend quelques minutes pour elle, puis est envoyé avec le PDF simple et une note ; le lien de téléchargement récupère la page une fois qu’elle existe, et le suivi propose Reconstruire l’enregistrement d’approbation.

Un flux de travail sans étape d’approbation n’obtient jamais de page d’enregistrement : il n’y a rien à enregistrer.