Aprovações

Uma etapa de Aprovação pede que alguém analise o que foi enviado e decida. Ela possui duas conexões de saída na tela: o ponto verde Aprovado e o ponto vermelho Enviado de volta. O que segue cada um deles depende de você.

Aba de Aprovação

Aprovadores. Clique em Alterar para escolher:

• Membros da equipe ou Grupos: escolha pessoas da sua equipe. Cada uma delas recebe um e-mail com seu próprio link.
• Campo de e-mail de uma etapa anterior: o endereço do aprovador vem de uma resposta, por exemplo, um campo “E-mail do gerente” no formulário inicial. Opcionalmente, escolha também um campo de nome.
• Pessoa que iniciou: a pessoa que enviou o formulário inicial, conforme identificado por Quem recebe o retorno ou pelo convite.

Quando várias pessoas aprovam.

• A primeira decisão conta (padrão): o primeiro aprovador a decidir resolve a questão; os links dos outros aprovadores são fechados.
• Todos devem aprovar: a etapa é aprovada somente quando todos os aprovadores tiverem aprovado. Um Enviar de volta de qualquer um envia o trabalho de volta. A página de aprovação informa a cada aprovador quantas decisões ainda estão pendentes.

Exigir um comentário. Os aprovadores devem escrever um comentário antes de decidir. Os comentários aparecem no e-mail de decisão, na linha do tempo do rastreador e na página de registro de aprovação.

Botões de decisão. Por padrão, a página possui Aprovar e Enviar de volta. Renomeie-os ou adicione mais, e diga o que cada um Conta como: aprovar ou enviar de volta. “Endossar”, “Rejeitar com alterações” e “Recusar” são todos aceitáveis, desde que cada um mapeie para um dos dois tipos.

O que acontece a seguir. Duas linhas que leem a tela de volta para você:

• Aprovado: a etapa para a qual a conexão verde leva, “Vai para “Confirmação do pedido””. Abaixo dela, Adicionar um formulário para o aprovador insere uma etapa de formulário no caminho Aprovado que é direcionada à pessoa que aprovou, geralmente uma assinatura. Uma vez configurado, a linha lê “O aprovador preenche “X” a seguir”. O botão de aprovar do aprovador se torna Aprovar e continuar, e ele vai direto para o formulário. Veja Permitir que o aprovador preencha um formulário.
• Enviado de volta: o que a conexão vermelha faz. Conectado a uma etapa de formulário anterior, lê Reabre “X” para edição: o remetente do formulário recebe um e-mail com o comentário do aprovador e um link para revisar e reenviar, e as etapas intermediárias são executadas novamente. Deixado desconectado, lê A execução termina; marque Permitir que o remetente comece novamente para oferecer um botão Começar novamente, e Pré-preencher a nova execução a partir da rejeitada para que eles não precisem digitar tudo novamente.

Campos para mostrar ao aprovador. Clique em Escolher para selecionar quais respostas de etapas anteriores são mostradas na página de aprovação, para que o aprovador não precise abrir o PDF para ver o básico. Os campos são pesquisáveis e agrupados por etapa.

Aba de Regras

Prazo e Quando atrasado funcionam como em uma etapa de formulário, com uma escolha extra em Quando atrasado: Decidir automaticamente com um Resultado a aplicar, para aprovações que devem ser padrão para aprovadas (ou enviadas de volta) quando ninguém responde a tempo.

Aba de Notificação

O e-mail que os aprovadores recebem quando a etapa está pronta. Por padrão, é o e-mail padrão de tarefa do PlatoForms: o que fazer, quem pediu e o link. Clique em Editar mensagem para escrever seu próprio assunto e corpo; a barra de ferramentas insere o nome do fluxo de trabalho, nome da etapa, link, data de vencimento, nome do destinatário, quem iniciou a execução e o nome da etapa anterior, e você pode citar respostas de etapas anteriores. Lembretes também vivem aqui.

Aba de E-mails de Decisão

Os e-mails enviados para a pessoa que preencheu o formulário revisado, um para Quando aprovado e outro para Quando enviado de volta. Ambos vêm pré-preenchidos com um texto padrão que você pode editar. Variáveis disponíveis: nome do fluxo de trabalho, nome da etapa, a decisão, o comentário do aprovador, o aprovador e um link para abrir e revisar ou começar novamente. O e-mail aprovado é enviado no momento da decisão; o PDF final assinado vem depois, com a notificação de conclusão.

O que o aprovador vê

O link do aprovador abre uma página com o nome do fluxo de trabalho, a etapa (“Etapa 3 · Aprovação do gerente”), o que foi enviado antes desta etapa com um link para cada PDF, os campos que você escolheu mostrar e os botões de decisão com uma caixa de comentário. O endereço para o qual o link foi enviado por e-mail é mostrado como quem está decidindo.

• Sob os botões, uma nota diz o que acontece a seguir quando um formulário os segue: “Após aprovar, você preenche “Assinar””, ou, quando o formulário precisa esperar por outra aprovação, ““Assinar” chega a você por e-mail quando for sua vez”.
• Após decidir, a página mostra a decisão, o horário e o endereço, e “Este link agora está fechado”. Com Todos devem aprovar, os aprovadores que não são os últimos veem “Aguardando mais N aprovações”.
• Uma decisão que encerra a execução diz isso: “Esta solicitação não foi aprovada e a execução foi encerrada”, com Começar novamente quando você permitiu.
• Se o fluxo de trabalho não puder identificar quem iniciou a execução, a página diz que ninguém é notificado sobre esta decisão. Defina Quem recebe o retorno no formulário inicial para corrigir isso.

O link atua como o endereço para o qual foi enviado por e-mail, quem quer que esteja conectado ao PlatoForms naquele computador. Os membros da equipe não precisam se conectar para aprovar.

Permitir que o aprovador preencha um formulário

Frequentemente, o aprovador também precisa assinar. Na tela, isso é uma etapa de formulário comum no caminho Aprovado cujo destinatário é a pessoa que aprovou. A maneira mais rápida de construí-lo é Após aprovar → Adicionar um formulário para o aprovador na aba de Aprovação. Você também pode construí-lo manualmente: adicione uma etapa de formulário após a aprovação, e na aba de Notificação marque Enviar para a pessoa que aprovou “Aprovação do gerente”.

• O aprovador clica em Aprovar e continuar e vai para o formulário. Eles também recebem o e-mail de notificação normal do formulário, caso fechem o navegador.
• Com Combinar dados entre etapas no formulário de assinatura, a assinatura é inserida no mesmo PDF que a submissão original.
• Com duas aprovações em paralelo, cada formulário de assinatura nomeia sua própria aprovação, e o segundo formulário de assinatura espera pelo primeiro. O artigo Exemplos compara as formas que isso pode assumir e qual escolher.

A página de registro de aprovação

Com Adicionar uma página de registro de aprovação ao PDF final ativado (no painel de Fluxo de Trabalho, ativado por padrão), uma execução que teve pelo menos uma decisão de aprovação recebe uma página extra anexada a uma cópia de seu PDF final: cada decisão com o aprovador, o horário e o comentário, e cada submissão de formulário com quem a submeteu e quando. O PDF de submissão original nunca é alterado.

A página de registro está no PDF que a notificação de conclusão anexa e vincula, no download do PDF final (com registro de aprovação) do rastreador e no PDF final da API. Se a página não puder ser construída quando a execução for concluída, o e-mail de conclusão espera alguns minutos por ela, depois é enviado com o PDF simples e uma nota; o link de download pega a página assim que ela existe, e o rastreador oferece Reconstruir registro de aprovação.

Um fluxo de trabalho sem uma etapa de aprovação nunca recebe uma página de registro: não há nada para registrar.