Acompanhar execuções

O rastreador lista cada execução dos seus fluxos de trabalho: onde cada uma está, quem está aguardando e por quanto tempo, e o que aconteceu ao longo do caminho. Abra-o com Acompanhar no cartão de um fluxo de trabalho, ou de Fluxos de Trabalho → Rastreador. O designer não tem link para ele.

Encontrar uma execução

• Filtros: um fluxo de trabalho ou todos; status (Em andamento, Aguardando alguém, Atrasado, Concluído, Enviado de volta, Não aprovado, Cancelado, Expirado); quando a execução começou; e uma caixa de pesquisa para um id de submissão ou um endereço de e-mail.
• Blocos: quantas execuções estão em andamento, quantas estão atrasadas, quantas foram concluídas esta semana, e o tempo mediano do início à conclusão.
• A tabela: uma linha por execução com o fluxo de trabalho, quando e por quem foi iniciada, a etapa atual ou etapas, quem está aguardando, desde quando (vermelho quando atrasado), a data de vencimento, uma coluna Loop que mostra “enviado de volta ×1” ou “reinício de …” quando a execução já passou por ali antes, e Abrir.

Aguardando mostra “qualquer pessoa com o link” quando nenhuma tarefa aberta tem um endereço de e-mail, por exemplo, uma etapa cujos destinatários não puderam ser encontrados.

Abrir uma execução

Clique em Abrir em uma linha. Uma gaveta desliza com tudo sobre aquela execução:

• O canvas do fluxo de trabalho em miniatura, com cada etapa colorida por seu estado: concluída, aguardando, atrasada, enviada de volta, pulada ou não alcançada. Em uma execução com caminhos paralelos, você vê de relance qual caminho está atrasando.
• Tarefas: uma entrada por instância de etapa com quem foi atribuída, quando foi aberta e concluída, e links para a submissão ou para a decisão e seu comentário. A tarefa que está atualmente aguardando carrega as ações:
  • Incentivar reenvia seu e-mail. No máximo uma vez por hora por tarefa. Se uma tarefa de formulário não tiver endereço de e-mail, seu link é copiado para que você o repasse. Em uma tarefa de aprovação, nada é copiado (o aviso diz “nenhum e-mail enviado”): o link de um aprovador nunca é entregue a outra pessoa.
  • Reatribuir entrega a um membro da equipe ou a um endereço de e-mail. O link anterior para de funcionar e a nova pessoa recebe um novo.
  • Copiar link do fluxo de trabalho copia o link da tarefa. É oferecido apenas em tarefas de formulário; tarefas de aprovação não têm Copiar link do fluxo de trabalho, então use Incentivar para enviar novamente o link ao aprovador.
• Linha do tempo: tudo o que aconteceu, em ordem: iniciado, Email enviado (o destinatário não é mostrado), aberto, submetido, lembrado, decidido com o comentário, enviado de volta, reatribuído, concluído, e os eventos de certificado de assinatura e registro de aprovação.
• Na parte inferior: Ver em submissões, Abrir designer e Cancelar execução. Cancelar fecha todas as tarefas abertas, com um motivo opcional; submissões já feitas são mantidas. Cada execução concluída oferece seu PDF final aqui: PDF final (com registro de aprovação) quando a página de registro foi construída (a execução teve uma decisão de aprovação e a página de registro está ativa), caso contrário PDF final, o PDF do último formulário. Reconstruir registro de aprovação aparece se a página não pôde ser construída.

Quem pode ver e fazer o quê

O acesso segue as permissões de cada formulário. A propriedade da equipe e as funções da equipe não dão acesso extra aqui; um proprietário da equipe que não esteja nas listas de um formulário primeiro se adiciona no menu da equipe > Permissões de Formulário.

• Projetar um fluxo de trabalho: Editor de Formulário em todos os formulários dele. Um fluxo de trabalho novo, ainda sem nenhum formulário, fica aberto para quem o criou.
• Ver suas execuções: Visualizador de Envio do Formulário em todos os formulários dele. Isso inclui um formulário que uma edição na tela removeu enquanto execuções ainda guardam suas submissões.
• Incentivar, cancelar, reconstruir o registro de aprovação, reatribuir uma tarefa de formulário: o mesmo que para ver as execuções.
• Reatribuir uma aprovação: Visualizador de Envio do Formulário e Editor de Formulário em todos os formulários, porque escolher o aprovador faz parte do design.
• Aprovar ou rejeitar: somente a pessoa a quem a aprovação foi atribuída.

Submissões por etapa

A página Submissões ainda lista as submissões de um fluxo de trabalho formulário por formulário. Sua aba Fluxo de Trabalho não está vinculada a um formulário: ela abre com o fluxo de trabalho que você visualizou por último, e um menu suspenso no canto superior esquerdo muda para outro fluxo de trabalho. Ela mostra cada execução como uma linha de etapas com uma data em cada coluna que foi submetida; você pode abrir qualquer uma delas. Veja Gerenciar submissões de fluxo de trabalho. Uma submissão que pertence a uma execução também mostra o status da execução e a etapa atual em sua própria página.

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