Atualizando de fluxos de trabalho clássicos

Os fluxos de trabalho construídos antes do canvas foram convertidos automaticamente. Eles continuam aceitando submissões, seus links continuam funcionando, e as pessoas que recebem e-mails continuam recebendo-os como antes. Este artigo lista o que mudou, o que foi transferido e o que vale a pena verificar.

O que foi transferido

• Seus passos. A cadeia de formulários tornou-se a mesma cadeia de passos de formulário no canvas, na mesma ordem, com todas as configurações de passos intactas: combinação de dados, exibição de dados anteriores, links para o PDF e formulário anteriores, preenchimento automático, arquivos enviados e o certificado de assinatura.
• Suas notificações. Nos fluxos de trabalho clássicos, o e-mail de notificação de um formulário carregava o link para o próximo passo. Esse e-mail agora está no passo que ele alcança: abra o passo e olhe na aba Notificação, e você encontrará os mesmos destinatários, assunto, corpo, e-mail dos membros da equipe e lembretes. A notificação do último formulário tornou-se a notificação de conclusão do fluxo de trabalho, e a antiga opção “enviar e-mail para a pessoa que começou” foi incorporada nela.
• Reutilizando um link. Um link clássico para o próximo passo poderia ser aberto novamente após a submissão, e alguns fluxos de trabalho dependiam disso para submeter o mesmo formulário várias vezes em uma execução. Onde isso realmente acontecia, o passo agora tem O mesmo link pode ser usado para submeter novamente ativado, então nada muda para esses fluxos de trabalho. Em todos os outros lugares, o link fecha após uma submissão, e você pode ativar a opção a qualquer momento na aba Regras do passo.
• Links antigos. Links em e-mails que foram enviados antes da atualização, e páginas incorporadas, continuam abrindo o formulário correto.
• Compartilhamento, convites, incorporação, a página de submissões e as rotas de API que você já usa permanecem inalterados.

O que mudou

• O designer é um canvas com um painel de propriedades em vez de uma fila de cartões. Aprovações, ramificações, caminhos paralelos e passos finais são novos tipos de passo; veja Construir um fluxo de trabalho.
• Editar um fluxo de trabalho ativo não requer mais um clone: clique em Parar, edite, e Publique novamente. Execuções já iniciadas continuam. O clone ainda está disponível para tentar uma versão diferente.
• A notificação própria de um formulário não é enviada para submissões de fluxo de trabalho. As notificações de passos do fluxo de trabalho e a notificação de conclusão são os únicos e-mails, então ninguém é notificado duas vezes. Submissões feitas através do link próprio do formulário, fora do fluxo de trabalho, ainda enviam a notificação do formulário.
• A pessoa que começou. Decisões, devoluções e o e-mail de conclusão precisam saber quem submeteu o formulário inicial. Os fluxos de trabalho clássicos deduziam um endereço das respostas; o canvas pede que você escolha o campo em Quem recebe resposta no passo inicial, ou para iniciar execuções por convite. A lista de verificação informa quando isso é importante.
• O rastreador é o lugar para acompanhar execuções. Ele lista execuções que tiveram qualquer atividade desde a atualização, incluindo cadeias que estavam em andamento e receberam sua próxima submissão. Execuções que já estavam concluídas antes da atualização permanecem onde estavam, na página de Submissões.
• A página de registro de aprovações está ativada para cada fluxo de trabalho, mas apenas uma execução com uma decisão de aprovação recebe uma, então um fluxo de trabalho clássico sem aprovações não é afetado até que você adicione uma.
• Links de tarefa identificam a pessoa para quem foram enviados por e-mail, independentemente da conta que está conectada. Membros da equipe não precisam mais se conectar para preencher seu passo.

O que verificar

1. Abra cada fluxo de trabalho. A lista de verificação no painel do fluxo de trabalho lista qualquer coisa que precise de atenção; uma cadeia convertida de formulários publicados normalmente lê Pronto para publicar.
2. Se você planeja adicionar aprovações, defina Quem recebe resposta no passo inicial, ou a pessoa que começou não receberá decisões.
3. Se um passo costumava ser preenchido várias vezes por execução, confirme que O mesmo link pode ser usado para submeter novamente está ativado para ele.
4. Veja Quem é informado quando uma execução é concluída no painel do fluxo de trabalho: ele mantém o que a notificação do último formulário costumava fazer.