Exemplos de Fluxo de Trabalho
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Cada exemplo abaixo fornece o formato a desenhar, as configurações que importam e o que as pessoas envolvidas experimentam. Eles se constroem uns sobre os outros, então leia os dois primeiros mesmo se você estiver interessado no quarto.
Uma assinatura em duas etapas
O fluxo de trabalho mais simples: um cliente preenche um formulário, um gerente assina o mesmo PDF.
Formulário do cliente ──▶ Gerente assina
Construa-o
- Crie o formulário do cliente a partir do PDF, depois clone-o com Reutilizar Arquivo PDF para a cópia do gerente e remova todos os campos, exceto a assinatura. Publique ambos.
- Adicione o formulário do cliente como a etapa inicial, depois clique em Formulário na paleta e escolha o formulário do gerente.
- Na etapa do gerente: aba Notificação, Enviar para estes endereços: o e-mail do gerente. Aba Dados & PDF: ative Combinar dados entre etapas para que a assinatura seja impressa no PDF do cliente, e Criar certificado de assinatura se desejar.
- Na etapa inicial: Quem recebe resposta: o campo que contém o e-mail do cliente.
- No painel de fluxo de trabalho, Quem é informado quando uma execução é concluída: marque Enviar para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho para que o cliente receba o PDF assinado.
O que acontece. O cliente envia. O gerente recebe um e-mail com um link, abre-o, vê os dados do cliente no PDF e assina. O cliente recebe o e-mail de conclusão com o PDF assinado anexado.
Aprovação com devolução
Um pedido que um gerente aprova, devolve para correção ou recusa.
Formulário de pedido ──▶ Aprovação do gerente ──✓──▶ Fim "Aprovado"
▲ │
└───────✗─────────┘ (Devolução reabre o pedido)
Construa-o
- Adicione o formulário de pedido, depois uma etapa de Aprovação. Na aba de Aprovação escolha Quem aprova?: o gerente, como membro da equipe ou de um campo de e-mail no pedido.
- Arraste o ponto vermelho de Devolução da aprovação de volta para o formulário de pedido. O painel agora lê Reabre “Formulário de pedido” para edição.
- Adicione uma etapa de Fim após o ponto verde Aprovado e nomeie-a “Aprovado”.
- Botões de decisão: mantenha Aprovar e Devolver, ou adicione Recusar e configure para contar como devolução. Exigir um comentário para que o solicitante saiba o motivo.
- Quem recebe resposta no formulário de pedido: o campo de e-mail do solicitante.
O que acontece. O link do gerente mostra o PDF do pedido e os campos que você escolheu, com os botões. Aprovar completa a execução. Devolver envia um e-mail ao solicitante com o comentário e um link para sua submissão; eles corrigem e reenviam, e a aprovação é executada novamente. Se você tivesse deixado o ponto de Devolução desconectado, uma devolução encerraria a execução, e o solicitante poderia Começar novamente com uma cópia pré-preenchida quando você permitir.
O aprovador assina após aprovar
Um gerente aprova e depois assina o documento, em uma única sessão.
Formulário ──▶ Aprovação ──✓──▶ Assinar (a pessoa que aprovou)
Construa-o
- Adicione o formulário e a aprovação como acima.
- Adicione o formulário de assinatura no caminho Aprovado da aprovação (arraste do ponto verde, ou selecione a aprovação e clique em Formulário), ou clique em Adicionar um formulário para o aprovador em Após aprovar na aba de Aprovação. De qualquer forma, o formulário de assinatura mostra o chip verde ✓ Aprovador de “Aprovação”, a aba de Aprovação lê “O aprovador preenche “Assinar” a seguir”, e a aba de Notificação do formulário de assinatura tem Enviar para a pessoa que aprovou “Aprovação” marcada.
- Na aba Dados & PDF do formulário de assinatura ative Combinar dados entre etapas.
O que acontece. O botão de aprovar na página de aprovação lê Aprovar e continuar, e a nota abaixo diz “Após aprovar você preenche “Assinar””. O gerente aprova e vai direto para o formulário de assinatura; o e-mail com o mesmo link também é enviado caso eles fechem o navegador. A assinatura é inserida no mesmo PDF, e o e-mail de conclusão do solicitante carrega o documento assinado. O e-mail de decisão aprovada é enviado no momento da decisão, antes da assinatura existir.
Dois aprovadores em paralelo, um documento assinado
Dois gerentes devem aprovar e assinar o mesmo PDF, e nenhum deve esperar pela decisão do outro.
┌──▶ Aprovação A ──✓──┐
Formulário ───┤ ├──▶ Assinar A ──▶ Assinar B ──▶ Fim
└──▶ Aprovação B ──✓──┘ (espera por todos)
Assinar A: a pessoa que aprovou A
Assinar B: a pessoa que aprovou B
Construa-o
- Adicione o formulário, depois duas etapas de Aprovação conectadas a partir do ponto de saída do formulário, uma para cada gerente. Nomeie-as “Aprovação A” e “Aprovação B”.
- Adicione um formulário no caminho Aprovado da Aprovação A (arraste do ponto verde, ou Após aprovar → Adicionar um formulário para o aprovador): escolha o formulário de assinatura de A. Ele é endereçado a A.
- Arraste o ponto verde Aprovado da Aprovação B para Assinar A. Assinar A agora tem duas conexões de entrada; mantenha Esperar por todas elas.
- Adicione um formulário após Assinar A e escolha o formulário de assinatura de B. Como Assinar A já assina por A, a nova etapa é endereçada ao aprovador de B por si só.
- Ative Combinar dados entre etapas em ambos os formulários de assinatura.
Desenhou como dois caminhos separados, Aprovação A → Assinar A e Aprovação B → Assinar B? Isso assina duas cópias. A lista de verificação diz isso, Dois aprovadores, duas cópias assinadas, e seu botão Encadeá-los reorganiza os dois formulários de assinatura na forma acima.
O que acontece. A e B decidem ao mesmo tempo, em qualquer ordem. A segunda decisão libera Assinar A: se A decidiu por último, A continua direto para ele, caso contrário, A o recebe por e-mail. Quando A assina, Assinar B vai para B por e-mail. Ambas as assinaturas são inseridas em um PDF, porque Assinar B imprime na saída de Assinar A, que imprimiu no original.
As formas que isso pode assumir
As pessoas desenham o mesmo requisito de várias maneiras. Todas funcionam; elas diferem em quem espera e quantos documentos saem.
| Forma | Decidir em paralelo | Documentos | Escolha quando |
|---|---|---|---|
| Uma aprovação com A e B, Todos devem aprovar, um formulário de assinatura | Sim | Um | Uma assinatura é suficiente: quem completar a aprovação assina pelo grupo. |
| Aprovação A e Aprovação B em paralelo, Assinar A então Assinar B em sequência (acima) | Sim | Um | Ambos devem assinar o mesmo documento. Esta é a forma recomendada. |
| Aprovação A → Assinar A e Aprovação B → Assinar B em caminhos separados | Sim | Dois | Cada aprovador assina seu próprio documento, uma atestação própria. Cada formulário de assinatura imprime no original separadamente, então o e-mail de conclusão carrega o último enviado. A lista de verificação aponta isso e oferece Encadeá-los; ignore quando dois documentos são o que você deseja. |
| Formulário → Aprovação A → Assinar A → Aprovação B → Assinar B | Não | Um | A decisão de B deve depender de A, como em uma hierarquia. |
Um formulário de assinatura vai para um aprovador. Duas assinaturas são dois formulários de assinatura, um por aprovador, como acima.
Roteamento por uma resposta
Pequenas compras vão para um líder de equipe, grandes para um diretor.
Pedido de compra ──▶ Ramificação ──[Valor é maior que 5000]──▶ Aprovação do diretor ──✓──▶ Formulário de pedido
│ ▲
└──[Caso contrário]────────────────────────▶ Aprovação do líder de equipe ──✓──────┘
Construa-o
- Após o formulário de pedido adicione uma etapa de Ramificação, depois duas aprovações e conecte um ponto de saída da ramificação a cada uma.
- Selecione a ramificação. No cartão para o caminho do diretor, Adicionar regra: campo Valor, comparação é maior que, valor 5000. O outro cartão é Caso contrário.
- Adicione o formulário de pedido e conecte os pontos Aprovado de ambas as aprovações a ele. Em Quando vários caminhos chegam aqui escolha Continuar no primeiro: apenas um caminho é tomado por execução.
O que acontece. Um pedido de 12.000 vai para o diretor; um pedido de 800 vai para o líder de equipe. De qualquer forma, o pedido aprovado chega ao formulário de pedido. Reorganize os cartões com as setas se você adicionar uma segunda regra, porque o primeiro caminho correspondente vence.
Dois departamentos ao mesmo tempo, depois uma revisão final
RH e TI preenchem cada um sua parte, independentemente, e um coordenador revisa quando ambos são enviados.
┌──▶ Formulário de RH ──┐
Entrada ─┤ ├──▶ Revisão do coordenador (espera por todos)
└──▶ Formulário de TI ──┘
Construa-o
- Após o formulário de entrada, adicione o formulário de RH e o formulário de TI, ambos conectados a partir do ponto de saída da entrada. Dê a cada um seus destinatários na aba de Notificação.
- Adicione a etapa de revisão e conecte ambos os formulários a ela. Mantenha Esperar por todos eles.
- Selecione a conexão do formulário cujo PDF a revisão deve continuar e marque Usar o PDF e respostas deste caminho como base. Se ambos os formulários carregarem seu próprio PDF, use Incluir link para o PDF da etapa anterior na etapa de revisão para que o coordenador possa abrir o outro; a lista de verificação lembra que apenas o PDF de um caminho continua.
O que acontece. RH e TI são notificados ao mesmo tempo. A tarefa do coordenador é criada apenas quando ambos enviaram; até então, o rastreador mostra a execução esperando pelo departamento que está atrasado, e a gaveta da execução colore esse caminho.
Uma etapa que se repete
Uma viagem aprovada, seguida por qualquer número de pedidos de reembolso contra ela.
Pedido de viagem ──▶ Aprovação do gerente ──✓──▶ Pedido de reembolso (pode ser enviado novamente) ──▶ Revisão financeira
Construa-o
- Construa o pedido e a aprovação como nos exemplos anteriores, depois adicione o formulário de pedido de reembolso e a revisão financeira após ele.
- Na etapa de pedido de reembolso, aba Regras, marque O mesmo link pode ser usado para enviar novamente.
O que acontece. O viajante recebe um link. Após o primeiro pedido, o link mostra Enviado e um botão Enviar outro; cada pedido cria sua própria tarefa de revisão financeira, e o rastreador lista cada um. Sem a opção, o link fecharia após o primeiro pedido, o que é o que você deseja para uma assinatura ou uma aplicação.