Exemplos de Fluxo de Trabalho
Abas
Cada exemplo abaixo fornece o formato a desenhar, as configurações que importam e o que as pessoas envolvidas experimentam. Eles se constroem uns sobre os outros, então leia os dois primeiros mesmo se você estiver interessado no quarto.
Uma assinatura em duas etapas
O fluxo de trabalho mais simples: um cliente preenche um formulário, um gerente assina o mesmo PDF.
Formulário do cliente ──▶ Gerente assina
Construa-o
- Crie o formulário do cliente a partir do PDF, depois clone-o com Reutilizar Arquivo PDF para a cópia do gerente e remova todos os campos, exceto a assinatura. Publique ambos.
- Adicione o formulário do cliente como a etapa inicial, depois clique em Formulário na paleta e escolha o formulário do gerente.
- Na etapa do gerente: aba Notificação, Enviar para estes endereços: o e-mail do gerente. Aba Dados & PDF: ative Combinar dados entre etapas para que a assinatura seja impressa no PDF do cliente, e Criar certificado de assinatura se desejar.
- Na etapa inicial: Quem recebe resposta: o campo que contém o e-mail do cliente.
- No painel de fluxo de trabalho, Quem é informado quando uma execução é concluída: marque Enviar para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho para que o cliente receba o PDF assinado.
O que acontece. O cliente envia. O gerente recebe um e-mail com um link, abre-o, vê os dados do cliente no PDF e assina. O cliente recebe o e-mail de conclusão com o PDF assinado anexado.
Aprovação com devolução
Um pedido que um gerente aprova, devolve para correção ou recusa.
Formulário de pedido ──▶ Aprovação do gerente ──✓──▶ Fim "Aprovado"
▲ │
└───────✗─────────┘ (Devolução reabre o pedido)
Construa-o
- Adicione o formulário de pedido, depois uma etapa de Aprovação. Na aba de Aprovação escolha Quem aprova?: o gerente, como membro da equipe ou de um campo de e-mail no pedido.
- Arraste o ponto vermelho de Devolução da aprovação de volta para o formulário de pedido. O painel agora lê Reabre “Formulário de pedido” para edição.
- Adicione uma etapa de Fim após o ponto verde Aprovado e nomeie-a “Aprovado”.
- Botões de decisão: mantenha Aprovar e Devolver, ou adicione Recusar e configure para contar como devolução. Exigir um comentário para que o solicitante saiba o motivo.
- Quem recebe resposta no formulário de pedido: o campo de e-mail do solicitante.
O que acontece. O link do gerente mostra o PDF do pedido e os campos que você escolheu, com os botões. Aprovar completa a execução. Devolver envia um e-mail ao solicitante com o comentário e um link para sua submissão; eles corrigem e reenviam, e a aprovação é executada novamente. Se você tivesse deixado o ponto de Devolução desconectado, uma devolução encerraria a execução, e o solicitante poderia Começar novamente com uma cópia pré-preenchida quando você permitir.
O aprovador assina após aprovar
Um gerente aprova e depois assina o documento, em uma única sessão.
Formulário ──▶ Aprovação ──✓──▶ Assinar (a pessoa que aprovou)
Construa-o
- Adicione o formulário e a aprovação como acima.
- Na aba de Aprovação, em Após aprovar, clique em Adicionar um formulário para o aprovador e escolha o formulário de assinatura. A aba agora lê “O aprovador preenche “Assinar” em seguida”, e a aba de Notificação do formulário de assinatura tem Enviar para a pessoa que aprovou “Aprovação” marcada.
- Na aba Dados & PDF do formulário de assinatura ative Combinar dados entre etapas.
O que acontece. O botão de aprovar na página de aprovação lê Aprovar e continuar, e a nota abaixo diz “Após aprovar você preenche “Assinar””. O gerente aprova e vai direto para o formulário de assinatura; o e-mail com o mesmo link também é enviado caso eles fechem o navegador. A assinatura é inserida no mesmo PDF, e o e-mail de conclusão do solicitante carrega o documento assinado. O e-mail de decisão aprovada é enviado no momento da decisão, antes da assinatura existir.
Dois aprovadores em paralelo, um documento assinado
Dois gerentes devem aprovar e assinar o mesmo PDF, e nenhum deve esperar pela decisão do outro.
┌──▶ Aprovação A ──✓──┐
Formulário ───┤ ├──▶ Assinar A ──▶ Assinar B ──▶ Fim
└──▶ Aprovação B ──✓──┘ (espera por todos)
Assinar A: a pessoa que aprovou A
Assinar B: a pessoa que aprovou B
Construa-o
- Adicione o formulário, depois duas etapas de Aprovação conectadas a partir do ponto de saída do formulário, uma para cada gerente. Nomeie-as “Aprovação A” e “Aprovação B”.
- Na Aprovação A, Após aprovar → Adicionar um formulário para o aprovador: escolha o formulário de assinatura de A. Ele aparece no caminho Aprovado de A, endereçado a A.
- Arraste o ponto verde Aprovado da Aprovação B para Assinar A. Assinar A agora tem duas conexões de entrada; mantenha Esperar por todas elas.
- Na Aprovação B, Após aprovar → Adicionar um formulário para o aprovador: escolha o formulário de assinatura de B. Ele é colocado após Assinar A e endereçado a B.
- Ative Combinar dados entre etapas em ambos os formulários de assinatura.
O que acontece. A e B decidem ao mesmo tempo, em qualquer ordem. A segunda decisão libera Assinar A: se A decidiu por último, A continua direto para ele, caso contrário, A o recebe por e-mail. Quando A assina, Assinar B vai para B por e-mail. Ambas as assinaturas são inseridas em um PDF, porque Assinar B imprime na saída de Assinar A, que imprimiu no original.
As formas que isso pode assumir
As pessoas desenham o mesmo requisito de várias maneiras. Todas funcionam; elas diferem em quem espera e quantos documentos saem.
| Forma | Decidir em paralelo | Documentos | Escolha quando |
|---|---|---|---|
| Uma aprovação com A e B, Todos devem aprovar, um formulário de assinatura | Sim | Um | Uma assinatura é suficiente: quem completar a aprovação assina pelo grupo. |
| Aprovação A e Aprovação B em paralelo, Assinar A então Assinar B em sequência (acima) | Sim | Um | Ambos devem assinar o mesmo documento. Esta é a forma recomendada. |
| Aprovação A → Assinar A e Aprovação B → Assinar B em caminhos separados | Sim | Dois | Cada aprovador assina seu próprio documento, uma atestação própria. Cada formulário de assinatura imprime no original separadamente, então o e-mail de conclusão carrega o último enviado. |
| Formulário → Aprovação A → Assinar A → Aprovação B → Assinar B | Não | Um | A decisão de B deve depender de A, como em uma hierarquia. |
Duas aprovações marcadas em um formulário de assinatura fazem uma tarefa compartilhada que o primeiro a abrir reivindica, o que raramente é o que duas assinaturas precisam; a lista de verificação avisa sobre isso.
Roteamento por uma resposta
Pequenas compras vão para um líder de equipe, grandes para um diretor.
Pedido de compra ──▶ Ramificação ──[Valor é maior que 5000]──▶ Aprovação do diretor ──✓──▶ Formulário de pedido
│ ▲
└──[Caso contrário]────────────────────────▶ Aprovação do líder de equipe ──✓──────┘
Construa-o
- Após o formulário de pedido adicione uma etapa de Ramificação, depois duas aprovações e conecte um ponto de saída da ramificação a cada uma.
- Selecione a ramificação. No cartão para o caminho do diretor, Adicionar regra: campo Valor, comparação é maior que, valor 5000. O outro cartão é Caso contrário.
- Adicione o formulário de pedido e conecte os pontos Aprovado de ambas as aprovações a ele. Em Quando vários caminhos chegam aqui escolha Continuar no primeiro: apenas um caminho é tomado por execução.
O que acontece. Um pedido de 12.000 vai para o diretor; um pedido de 800 vai para o líder de equipe. De qualquer forma, o pedido aprovado chega ao formulário de pedido. Reorganize os cartões com as setas se você adicionar uma segunda regra, porque o primeiro caminho correspondente vence.
Dois departamentos ao mesmo tempo, depois uma revisão final
RH e TI preenchem cada um sua parte, independentemente, e um coordenador revisa quando ambos são enviados.
┌──▶ Formulário de RH ──┐
Entrada ─┤ ├──▶ Revisão do coordenador (espera por todos)
└──▶ Formulário de TI ──┘
Construa-o
- Após o formulário de entrada, adicione o formulário de RH e o formulário de TI, ambos conectados a partir do ponto de saída da entrada. Dê a cada um seus destinatários na aba de Notificação.
- Adicione a etapa de revisão e conecte ambos os formulários a ela. Mantenha Esperar por todos eles.
- Selecione a conexão do formulário cujo PDF a revisão deve continuar e marque Usar o PDF e respostas deste caminho como base. Se ambos os formulários carregarem seu próprio PDF, use Incluir link para o PDF da etapa anterior na etapa de revisão para que o coordenador possa abrir o outro; a lista de verificação lembra que apenas o PDF de um caminho continua.
O que acontece. RH e TI são notificados ao mesmo tempo. A tarefa do coordenador é criada apenas quando ambos enviaram; até então, o rastreador mostra a execução esperando pelo departamento que está atrasado, e a gaveta da execução colore esse caminho.
Uma etapa que se repete
Uma viagem aprovada, seguida por qualquer número de pedidos de reembolso contra ela.
Pedido de viagem ──▶ Aprovação do gerente ──✓──▶ Pedido de reembolso (pode ser enviado novamente) ──▶ Revisão financeira
Construa-o
- Construa o pedido e a aprovação como nos exemplos anteriores, depois adicione o formulário de pedido de reembolso e a revisão financeira após ele.
- Na etapa de pedido de reembolso, aba Regras, marque O mesmo link pode ser usado para enviar novamente.
O que acontece. O viajante recebe um link. Após o primeiro pedido, o link mostra Enviado e um botão Enviar outro; cada pedido cria sua própria tarefa de revisão financeira, e o rastreador lista cada um. Sem a opção, o link fecharia após o primeiro pedido, o que é o que você deseja para uma assinatura ou uma aplicação.