Exemples de flux de travail

Chaque exemple ci-dessous donne la forme à dessiner, les paramètres importants, et ce que vivent les personnes impliquées. Ils se construisent les uns sur les autres, donc lisez les deux premiers même si vous êtes intéressé par le quatrième.

Une signature en deux étapes

Le flux de travail le plus simple : un client remplit un formulaire, un manager signe le même PDF.

Formulaire client ──▶ Le manager signe

Construisez-le

1. Créez le formulaire du client à partir du PDF, puis clônez-le avec Réutiliser le fichier PDF pour la copie du manager et supprimez tous les champs sauf la signature. Publiez les deux.
2. Ajoutez le formulaire client comme étape de départ, puis cliquez sur Formulaire dans la palette et choisissez le formulaire du manager.
3. À l’étape du manager : onglet Notification, Envoyer à ces adresses : l’email du manager. Onglet Données & PDF : activez Combiner les données entre les étapes pour que la signature s’imprime sur le PDF du client, et Créer un certificat de signature si vous en voulez un.
4. À l’étape de départ : Qui reçoit un retour : le champ qui contient l’email du client.
5. Dans le panneau de flux de travail, Qui est informé lorsque l’exécution est terminée : cochez Envoyer à la personne qui a démarré le flux de travail pour que le client reçoive le PDF signé.

Ce qui se passe. Le client soumet. Le manager reçoit un email avec un lien, l’ouvre, voit les données du client sur le PDF et signe. Le client reçoit l’email de fin avec le PDF signé en pièce jointe.

Approbation avec renvoi

Une demande qu’un manager approuve, renvoie pour correction, ou refuse.

Formulaire de demande ──▶ Approbation du manager ──✓──▶ Fin "Approuvé"
      ▲                 │
      └───────✗─────────┘   (Le renvoi rouvre la demande)

Construisez-le

1. Ajoutez le formulaire de demande, puis une étape Approbation. Dans son onglet Approbation, choisissez Qui approuve ? : le manager, en tant que membre de l’équipe ou à partir d’un champ email sur la demande.
2. Faites glisser le point rouge Renvoi de l’approbation vers le formulaire de demande. Le panneau indique maintenant Rouvre “Formulaire de demande” pour édition.
3. Ajoutez une étape Fin après le point vert Approuvé et nommez-la “Approuvé”.
4. Boutons de décision : conservez Approuver et Renvoi, ou ajoutez Refuser et définissez-le pour compter comme renvoi. Exiger un commentaire pour que le demandeur comprenne pourquoi.
5. Qui reçoit un retour sur le formulaire de demande : le champ email du demandeur.

Ce qui se passe. Le lien du manager montre le PDF de la demande et les champs que vous avez choisis, avec les boutons. Approuver termine l’exécution. Renvoi envoie au demandeur le commentaire et un lien vers sa soumission ; il le corrige et le soumet à nouveau, et l’approbation se relance. Si vous aviez laissé le point de renvoi non connecté, un renvoi terminerait l’exécution, et le demandeur pourrait Recommencer avec une copie pré-remplie lorsque vous le permettez.

L’approbateur signe après approbation

Un manager approuve puis signe le document, en une seule fois.

Formulaire ──▶ Approbation ──✓──▶ Signature (la personne qui a approuvé)

Construisez-le

1. Ajoutez le formulaire et l’approbation comme ci-dessus.
2. Dans l’onglet Approbation, sous Après approbation, cliquez sur Ajouter un formulaire pour l’approbateur et choisissez le formulaire de signature. L’onglet indique maintenant “L’approbateur remplit “Signature” ensuite”, et l’onglet Notification du formulaire de signature a Envoyer à la personne qui a approuvé “Approbation” coché.
3. Sur l’onglet Données & PDF du formulaire de signature, activez Combiner les données entre les étapes.

Ce qui se passe. Le bouton d’approbation sur la page d’approbation indique Approuver et continuer, et la note en dessous dit “Après approbation, vous remplissez “Signature””. Le manager approuve et arrive directement dans le formulaire de signature ; l’email avec le même lien est également envoyé au cas où il ferme le navigateur. La signature se retrouve dans le même PDF, et l’email de fin du demandeur contient le document signé. L’email de décision approuvée est envoyé au moment de la décision, avant que la signature n’existe.

Deux approbateurs en parallèle, un document signé

Deux managers doivent tous deux approuver et signer le même PDF, et aucun ne doit attendre la décision de l’autre.

        ┌──▶ Approbation A ──✓──┐
Formulaire ───┤                    ├──▶ Signature A ──▶ Signature B ──▶ Fin
        └──▶ Approbation B ──✓──┘   (attend tous)
        Signature A : la personne qui a approuvé A
        Signature B : la personne qui a approuvé B

Construisez-le

1. Ajoutez le formulaire, puis deux étapes Approbation connectées à partir du point de sortie du formulaire, une pour chaque manager. Nommez-les “Approbation A” et “Approbation B”.
2. Sur Approbation A, Après approbation → Ajouter un formulaire pour l’approbateur : choisissez le formulaire de signature de A. Il apparaît sur le chemin Approuvé de A, adressé à A.
3. Faites glisser le point vert Approuvé de l’Approbation B sur Signature A. Signature A a maintenant deux connexions entrantes ; conservez Attendre toutes.
4. Sur Approbation B, Après approbation → Ajouter un formulaire pour l’approbateur : choisissez le formulaire de signature de B. Il est placé après Signature A et adressé à B.
5. Activez Combiner les données entre les étapes sur les deux formulaires de signature.

Ce qui se passe. A et B décident en même temps, dans n’importe quel ordre. La deuxième décision libère Signature A : si A a décidé en dernier, A continue directement dedans, sinon A le reçoit par email. Lorsque A signe, Signature B est envoyé à B par email. Les deux signatures se retrouvent dans un seul PDF, car Signature B s’imprime sur la sortie de Signature A, qui s’est imprimée sur l’original.

Les formes que cela peut prendre

Les gens dessinent la même exigence de plusieurs façons. Toutes fonctionnent ; elles diffèrent en qui attend et combien de documents sortent.

Deux approbations cochées sur un formulaire de signature en font une tâche partagée que le premier à ouvrir revendique, ce qui est rarement ce dont deux signatures ont besoin ; la liste de contrôle le signale.

Routage par une réponse

Les petits achats vont à un chef d’équipe, les grands à un directeur.

Demande d'achat ──▶ Branche ──[Montant supérieur à 5000]──▶ Approbation du directeur ──✓──▶ Formulaire de commande
                       │                                                                   ▲
                       └──[Sinon]────────────────────────▶ Approbation du chef d'équipe ──✓──────┘

Construisez-le

1. Après le formulaire de demande, ajoutez une étape Branche, puis deux approbations et connectez un point de sortie de branche à chacune.
2. Sélectionnez la branche. Sur la carte pour le chemin du directeur, Ajouter une règle : champ Montant, comparaison est supérieur à, valeur 5000. L’autre carte est Sinon.
3. Ajoutez le formulaire de commande et connectez les points Approuvé des deux approbations à celui-ci. Sous Quand plusieurs chemins arrivent ici, choisissez Continuer sur le premier : un seul chemin est jamais pris par exécution.

Ce qui se passe. Une demande de 12 000 va au directeur ; une demande de 800 va au chef d’équipe. Dans tous les cas, la demande approuvée atteint le formulaire de commande. Réorganisez les cartes avec les flèches si vous ajoutez une deuxième règle, car le premier chemin correspondant gagne.

Deux départements à la fois, puis une révision finale

Les RH et l’informatique remplissent chacun leur partie, indépendamment, et un coordinateur révise une fois que les deux sont soumis.

        ┌──▶ Formulaire RH ──┐
Intake ─┤              ├──▶ Révision du coordinateur (attend tous)
        └──▶ Formulaire IT ──┘

Construisez-le

1. Après le formulaire d’accueil, ajoutez le formulaire RH et le formulaire IT, tous deux connectés à partir du point de sortie de l’accueil. Donnez à chacun ses destinataires dans l’onglet Notification.
2. Ajoutez l’étape de révision et connectez les deux formulaires à celle-ci. Conservez Attendre tous.
3. Sélectionnez la connexion du formulaire dont le PDF doit continuer la révision et cochez Utiliser le PDF et les réponses de ce chemin comme base. Si les deux formulaires portent leur propre PDF, utilisez Inclure le lien vers le PDF de l’étape précédente sur l’étape de révision pour que le coordinateur puisse ouvrir l’autre ; la liste de contrôle vous rappelle qu’un seul PDF de chemin continue.

Ce qui se passe. Les RH et l’informatique reçoivent un email au même moment. La tâche du coordinateur est créée uniquement lorsque les deux ont soumis ; jusqu’à ce moment, le suivi montre l’exécution en attente du département en retard, et le tiroir de l’exécution colore ce chemin.

Une étape qui se répète

Un voyage approuvé, suivi de n’importe quel nombre de demandes de remboursement.

Demande de voyage ──▶ Approbation du manager ──✓──▶ Demande de remboursement (peut être soumise à nouveau) ──▶ Révision financière

Construisez-le

1. Construisez la demande et l’approbation comme dans les exemples précédents, puis ajoutez le formulaire de demande de remboursement et la révision financière après cela.
2. Sur l’étape de demande de remboursement, onglet Règles, cochez Le même lien peut être utilisé pour soumettre à nouveau.

Ce qui se passe. Le voyageur reçoit un lien. Après la première demande, le lien indique Soumis et un bouton Soumettre un autre ; chaque demande crée sa propre tâche de révision financière, et le suivi liste chacune. Sans l’option, le lien se fermerait après la première demande, ce qui est ce que vous voulez pour une signature ou une candidature.