Configurer les notifications de formulaire

Lorsqu’une personne remplit un formulaire, PlatoForms vous enverra une notification sur le tableau de bord et une notification par e-mail aux adresses e-mail ou aux membres de l’équipe que vous spécifiez. Vous pouvez ajuster la notification par e-mail selon vos préférences.

Accéder aux paramètres de notification

1. Survolez le formulaire souhaité sur le tableau de bord et cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage) dans le coin supérieur droit.

2. Cliquez sur Gérer le formulaire pour ouvrir les paramètres du formulaire.

   

3. Dans la barre latérale gauche, sous Configurer, sélectionnez Notifications.

   

   Vous ouvrirez la page Notifications.

Personnaliser les paramètres de notification

La page Notifications comporte cinq parties principales : Email From, onglets de notification (Email To, Email Subject, Email Body par onglet), Ajouter un e-mail client pour la logique (routage conditionnel) et Ajouter un rappel (e-mails de suivi programmés). Pour des informations détaillées sur chaque partie, consultez les chapitres ci-dessous.

Email From

Voici les détails de l’expéditeur : le Nom d’affichage montré aux destinataires et l’Adresse e-mail de l’expéditeur à partir de laquelle la notification est envoyée. Par défaut, les notifications sont envoyées depuis mailer@platoforms.com.

Pour envoyer depuis votre propre adresse, à côté de Email From, vous verrez : “Vérification requise pour l’adresse de l’expéditeur. Vérifiez Domaine (Recommandé) ou Cet e-mail uniquement (Rebondissements plus élevés).” Ces deux liens démarrent le processus de vérification :

• Domaine (Recommandé). vérifie votre domaine entier, de sorte que toute adresse dessus (par exemple @votreentreprise.com) peut envoyer des notifications. Voir Envoyer un e-mail avec un domaine personnalisé pour les étapes de configuration.

• Cet e-mail uniquement (Rebondissements plus élevés). vérifie une seule adresse e-mail. Plus rapide à configurer, mais le courrier envoyé depuis une adresse de domaine non vérifiée unique a tendance à avoir des taux de rebond plus élevés qu’un domaine vérifié.
  Pour personnaliser les détails de l’Email From :

1. Passez à un plan payant.

2. Entrez votre Nom d’affichage personnalisé et Adresse e-mail de l’expéditeur dans les deux champs.

   

3. Cliquez sur Domaine (Recommandé) ou Cet e-mail uniquement (Rebondissements plus élevés), selon celui que vous souhaitez vérifier.

4. Vérifiez votre boîte de réception pour l’e-mail de vérification et suivez ses instructions pour terminer le processus.

Une fois la vérification réussie, vos détails personnalisés d’Email From seront utilisés pour envoyer des notifications.

Onglets de notification

Au-dessus de la section Email To, vous pouvez gérer différents destinataires de notification à l’aide d’onglets. Par défaut, vous avez Email aux utilisateurs et Email aux membres de l’équipe.

Vous pouvez personnaliser l’Email To, l’Objet de l’email et le Corps de l’email sous chaque onglet pour définir des préférences distinctes pour différents destinataires. Par exemple :

• Utilisez Email aux utilisateurs pour les destinataires externes (comme les clients).

• Utilisez Email aux membres de l’équipe pour les notifications internes à l’équipe.

Deux liens se trouvent au-dessus de la rangée d’onglets :

• + Ajouter un e-mail client pour la logique. créez jusqu’à 3 onglets supplémentaires pour acheminer les soumissions vers des départements ou des destinataires spécifiques en fonction des données du formulaire.

• + Ajouter un rappel. créez jusqu’à 3 onglets qui envoient chacun un e-mail de suivi un certain temps après la soumission (par exemple Rappel 1, Rappel 2, Rappel 3), vous permettant de programmer une série de suivis à différents intervalles.

Chaque onglet ajouté obtient une icône ✕ pour que vous puissiez le supprimer.

Email aux utilisateurs

Sous cet onglet, configurez les notifications pour les personnes sur vos listes de diffusion ou celles entrant leur e-mail dans le formulaire.

• Envoyer à ces adresses : Entrez une liste d’adresses e-mail, pas nécessairement enregistrées avec PlatoForms. Séparez-les par des virgules.

• Envoyer à l’e-mail rempli dans le formulaire : Choisissez jusqu’à 10 champs de formulaire. Si une adresse e-mail valide est remplie dans l’un de ces champs, une notification sera envoyée à cette adresse.

Email aux membres de l’équipe

Notifiez vos membres de l’équipe ayant accès pour voir les soumissions pour ce formulaire. Activez Envoyer aux membres de l’équipe.

Ajouter un e-mail client pour la logique

Si vous devez envoyer différentes notifications à différentes personnes en fonction des saisies des utilisateurs (par exemple, acheminer vers Ventes vs. Support), utilisez + Ajouter un e-mail client pour la logique pour créer des cibles de routage personnalisées.

1. Cliquez sur + Ajouter un e-mail client pour la logique pour créer un nouvel onglet.

   

2. Nom de l’email : Donnez à votre onglet un nom descriptif (par exemple, “À l’équipe des ventes”). Ce nom est essentiel car il apparaîtra comme une cible dans vos paramètres Logiques.

3. Configurez l’Email To, l’Objet et le Corps spécifiquement pour cette règle de routage.

Vous pouvez également vous référer à ce tutoriel vidéo :

Lien vers la logique conditionnelle

Créer un onglet personnalisé est la première étape. Pour activer le routage, allez au panneau Logiques et créez une règle où l’Action est définie sur envoyer un e-mail, puis sélectionnez votre Nom d’email personnalisé comme cible.

Ajouter un rappel

Utilisez + Ajouter un rappel pour envoyer un e-mail de suivi un certain temps après la soumission d’un formulaire. utile pour rappeler à quelqu’un une action en attente (comme compléter un paiement, signer un document ou répondre).

1. Cliquez sur + Ajouter un rappel pour créer un nouvel onglet Rappel.

   

2. Sous Envoyer un rappel dans, choisissez combien de temps après la soumission le rappel doit être envoyé (par exemple, 1 Jour).

3. Configurez l’Email To, l’Objet et le Corps de la même manière que tout autre onglet de notification.

Objet de l’email

Le champ Objet de l’email vous permet de créer des objets personnalisés qui combinent un titre fixe avec des variables dynamiques. Par exemple : “Merci d’avoir soumis le formulaire - {{form_name}}”.

Corps de l’email

Utilisez l’éditeur de texte enrichi pour styliser le corps de votre e-mail. ajoutez des formats, des liens, des images, des boutons (btn) et des variables. Passez en mode avancé pour éditer directement le modèle brut en utilisant des balises HTML et de modélisation.

Sous l’éditeur, Variables fréquemment utilisées offre des raccourcis en un clic pour des balises courantes comme shared_attachment_link et attach_csv_data.

Utiliser des variables dans le corps de l’email

Utilisez la boîte Rechercher des variables au-dessus de l’éditeur pour trouver et insérer des variables.

Ces variables vous permettent d’inclure des informations dynamiques comme le texte du formulaire, des liens vers des PDF partagés ou des fichiers téléchargés, et de spécifier si cet e-mail doit être joint aux données de formulaire générées au format PDF ou CSV. Cela ajoute de la flexibilité à vos e-mails, allant au-delà du contenu statique.

Pour la liste complète, voir Variables disponibles.

Syntaxe du mode avancé

En mode avancé, les variables et les conditionnels utilisent directement des balises de modèle dans le texte, par exemple :

{% if sign_cert_checksum %}Certificat de signature SHA256 Checksum : {{ sign_cert_checksum }}{% endif %}
{{ attach_pdf_file }} {{ attach_sign_cert_pdf }}

Options supplémentaires

Sous l’éditeur de corps de l’email :

• Envoyer un e-mail pour chaque révision. envoie une nouvelle notification chaque fois qu’une soumission est éditée/révisée.
• Zipper si plusieurs PDF. regroupe plusieurs PDF générés en une seule pièce jointe zip.

Enregistrer comme modèle

Pour conserver l’“Objet de l’email” et le “Corps de l’email” actuels pour une utilisation future :

1. Après avoir configuré tous les détails, sélectionnez Enregistrer comme modèle et donnez-lui un nom distinctif.

   

2. Une fois que vous avez créé un nouveau formulaire, accédez à son panneau Notification, et cliquez sur Utiliser le modèle.

   

3. Parmi les modèles disponibles, sélectionnez celui souhaité par nom pour appliquer le contenu enregistré.

Connexe

• Corriger les e-mails en double avec le routage logique conditionnel
• Variables dans le corps de l’email
• Envoyer un e-mail avec un domaine personnalisé