Configurer les notifications de formulaire

Lorsque quelqu’un remplit un formulaire, PlatoForms vous enverra une notification sur le tableau de bord et une notification par e-mail aux adresses e-mail ou aux membres de l’équipe que vous spécifiez. Vous pouvez ajuster la notification par e-mail selon vos préférences.

Tutoriel vidéo

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Accéder aux paramètres de notification

1. Sur le Tableau de bord, survolez le formulaire souhaité.

2. Cliquez sur le bouton Paramètres (engrenage) en haut à gauche, puis sélectionnez Notification.

   

   Vous ouvrirez le panneau Notifications.

Personnaliser les paramètres de notification

Dans le panneau Notifications, les configurations comprennent cinq parties principales : Email De, Email À, Objet de l’Email, Corps de l’Email et Ajouter un Email Client pour la Logique (routage conditionnel). Pour des informations détaillées sur chaque partie, reportez-vous aux chapitres ci-dessous.

Email De

Voici les détails de l’expéditeur, y compris le Nom d’Affichage de l’expéditeur (nom de l’expéditeur) et l’Adresse Email De (adresse e-mail de l’expéditeur). Le Nom d’Affichage par défaut est Mailer, et l’Adresse Email De par défaut est mailer@platoforms.com.

Pour personnaliser les détails de l’Email De :

1. Passez à un plan payant.

2. Dans le panneau Notifications, entrez votre Nom d’Affichage et Adresse Email De personnalisés.

3. Cliquez sur Cet Email Seulement (Haut Taux de Rebond).

   

   Vous recevrez un e-mail de vérification à l’adresse que vous avez entrée.

   Note

   Vous pouvez également vérifier l’ensemble du domaine de l’e-mail en cliquant sur Domaine (Recommandé). Consultez la section Envoyer un e-mail avec un domaine personnalisé pour plus de détails.

4. Vérifiez votre boîte de réception pour le message de vérification et suivez les instructions pour terminer le processus.

Une fois la vérification réussie, vous pouvez utiliser les détails de l’Email De personnalisés pour envoyer des notifications.

Onglets de notification

Au-dessus de la section Email À, vous pouvez gérer différents cibles de notification à l’aide d’onglets. Par défaut, vous avez Email aux Utilisateurs et Email aux Membres de l’Équipe.

Vous pouvez personnaliser l’Email À, l’Objet de l’Email et le Corps de l’Email sous chaque onglet pour définir des préférences distinctes pour différents destinataires. Par exemple :

• Utilisez Email aux Utilisateurs pour les destinataires externes (comme les clients).

• Utilisez Email aux Membres de l’Équipe pour les notifications internes de l’équipe.

Vous pouvez cliquer sur + Ajouter un Email Client pour la Logique pour créer jusqu’à 3 onglets personnalisés supplémentaires. Ceux-ci sont conçus pour router les soumissions vers des départements ou destinataires spécifiques en fonction des données du formulaire. Passer d’un onglet à l’autre vous permet d’adapter le message à chaque scénario.

Email aux Utilisateurs

Sous cet onglet, configurez les notifications pour les personnes sur vos listes de diffusion ou celles entrant leur e-mail dans le formulaire.

• Envoyer à ces adresses : Entrez une liste d’adresses e-mail, pas nécessairement enregistrées avec PlatoForms. Séparez-les par des virgules.

• Envoyer à l’e-mail rempli dans le formulaire : Choisissez jusqu’à 10 champs de formulaire. Si une adresse e-mail valide est remplie dans l’un de ces champs, une notification sera envoyée à cette adresse.

Email aux Membres de l’Équipe

Notifiez vos membres de l’équipe ayant accès pour voir les soumissions de ce formulaire. Passez à l’onglet Envoyer aux membres de l’équipe et activez l’option Envoyer aux membres de l’équipe.

Ajouter un Email Client pour la Logique

Si vous avez besoin d’envoyer différentes notifications à différentes personnes en fonction de l’entrée de l’utilisateur (par exemple, routage vers Ventes vs Support), utilisez Ajouter un Email Client pour la Logique pour créer des cibles de routage personnalisées.

1. Cliquez sur + Ajouter un Email Client pour la Logique pour créer un nouvel onglet.

   

2. Nom de l’Email : Donnez à votre onglet un nom descriptif (par exemple, “À l’Équipe des Ventes”). Ce nom est essentiel car il apparaîtra comme une cible dans vos paramètres Logiques.

3. Configurez l’Email À, l’Objet et le Corps spécifiquement pour cette règle de routage.

Ce tutoriel vidéo pourrait vous être utile :

Objet de l’Email

La section “Objet de l’Email” vous permet de créer des objets d’e-mail personnalisés pouvant inclure une combinaison d’un titre fixe et de variables dynamiques. Par exemple, vous pouvez créer des lignes d’objet comme “Merci d’avoir soumis le formulaire - {{form_name}}” pour rendre vos notifications par e-mail à la fois informatives et adaptées au formulaire spécifique soumis.

Corps de l’Email

Le “Corps de l’Email” fait référence au contenu et au message que vous incluez dans le corps d’un e-mail. Utilisez l’éditeur de texte enrichi pour styliser le corps de votre e-mail. Vous pouvez ajouter des styles, des liens, des images et même des variables. Passez en mode Avancé pour utiliser des balises HTML et insérer des variables directement.

Utiliser des variables dans le Corps de l’Email

Dans votre Corps de l’Email, trouvez des variables en utilisant le menu déroulant Rechercher des Variables.

Ces variables vous permettent d’inclure des informations dynamiques comme le texte du formulaire, des liens vers des PDF partagés ou des fichiers téléchargés, et de spécifier si cet e-mail doit être joint aux données de formulaire au format PDF ou CSV. Cela ajoute de la flexibilité à vos e-mails, allant au-delà du contenu statique. Pour plus de détails sur les variables, consultez les Variables disponibles.

Lien vers la Logique conditionnelle

Créer un onglet personnalisé est la première étape. Pour activer le routage, vous devez aller dans le panneau Logiques et créer une règle où l’Action est définie sur envoyer un e-mail, puis sélectionner votre Nom d’Email personnalisé comme cible.

Enregistrer comme modèle

Pour conserver l’“Objet de l’Email” et le “Corps de l’Email” actuels pour une utilisation future :

1. Après avoir configuré tous les détails, sélectionnez Enregistrer comme Modèle et donnez-lui un nom distinctif.

   

2. Une fois que vous avez créé un nouveau formulaire, accédez à son panneau Notification, et cliquez sur Utiliser le Modèle.

   

3. Parmi les modèles disponibles, sélectionnez celui souhaité par nom pour appliquer le contenu enregistré.

Voici un autre tutoriel vidéo pour votre référence :