Flux de travail
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Un Flux de travail fait passer un document par plusieurs personnes, une étape à la fois. Par exemple, un client remplit un formulaire, un manager l’approuve, une deuxième personne signe, et le résultat est un PDF complété. Vous dessinez le processus sur une toile, décidez qui fait chaque étape et qui est informé quand, et PlatoForms l’exécute : chaque soumission démarre une exécution, chaque personne reçoit un lien vers son étape, et le suivi montre où en est chaque exécution.
Dans ce chapitre
- Construire un flux de travail : la toile, les quatre types d’étape, les connecter, la liste de contrôle et la publication.
- Étapes de formulaire : choisir le formulaire, décider qui le remplit, délais, rappels et comment le PDF transporte les données d’une étape à l’autre.
- Approbations : qui approuve, boutons de décision, renvoyer le travail, laisser l’approbateur signer, et la page de l’enregistrement de l’approbation.
- Branches et chemins parallèles : diriger par une réponse, exécuter des étapes en même temps, et rassembler les chemins.
- Notifications et emails : qui est informé à chaque étape et quand une exécution se termine, et ce que contiennent les emails.
- Partager et démarrer des exécutions : publier, partager le lien, inviter des personnes, et comment les liens de flux de travail se comportent.
- Suivre les exécutions : le suivi, relancer et réassigner, le PDF final et la page des soumissions.
- Exemples : sept flux de travail complets, d’une signature en deux étapes à des approbations parallèles avec signature séquentielle.
- Intégrations et API : webhooks, l’API REST, les outils MCP et Slack.
- Mise à niveau depuis les flux de travail classiques : ce qui a changé pour les flux de travail construits avant la toile, et ce qui a été conservé pour vous.
Tutoriel vidéo
Ce tutoriel utilise une demande de congé comme exemple : un employé soumet la demande, un manager l’approuve et la signe, et l’employé reçoit le PDF complété et le certificat de signature.
De quoi est fait un flux de travail
| Terme | Signification |
|---|---|
| Étape | Une boîte sur la toile. Il y a quatre types : une étape de Formulaire (quelqu’un remplit un formulaire), une étape d’Approbation (quelqu’un approuve ou renvoie), une étape de Branche (l’exécution suit un ou plusieurs chemins, selon des réponses précédentes) et une étape de Fin (marque où un chemin se termine). |
| Connexion | Une flèche d’une étape à la suivante. Une approbation a deux connexions sortantes : Approuvé et Renvoyé. |
| Début | La première étape de formulaire. Une exécution commence quand quelqu’un la soumet. |
| Exécution | Un passage à travers le flux de travail, démarré par une soumission du formulaire de début. Un flux de travail peut avoir des milliers d’exécutions en cours. |
| Tâche | Une étape à l’intérieur d’une exécution, confiée à une personne : “l’approbation du manager sur la demande de Jane”. Une tâche de formulaire se termine par une soumission ; une tâche d’approbation se termine par une décision. |
| Chemin | Un itinéraire à travers la toile. Une étape avec deux flèches sortantes commence deux chemins en même temps ; une étape avec deux flèches entrantes est là où les chemins se rejoignent. |
Chaque plan peut créer des flux de travail ; pour en publier un, un plan payant ou l’essai gratuit est nécessaire. Consultez l’automatisation du flux de travail PDF pour un aperçu des fonctionnalités et des plans. L’allocation de formulaires de votre plan détermine combien de formulaires différents un flux de travail peut enchaîner ; les approbations, les branches et les étapes de fin ne comptent pas contre cela.
Comment une exécution progresse
- Quelqu’un soumet le formulaire de début, depuis son lien partagé, une invitation, ou votre site web.
- PlatoForms regarde ce qui suit sur la toile et crée une tâche pour chaque étape suivante. Les personnes nommées sur cette étape reçoivent un email avec un lien vers celle-ci.
- Chaque personne ouvre son lien, remplit son formulaire ou prend sa décision, et l’exécution progresse. Une décision Renvoyé rouvre un formulaire antérieur pour modification ; une Branche choisit le chemin qui correspond aux réponses.
- Quand chaque chemin a atteint sa fin, l’exécution est terminée : la notification de fin est envoyée avec le PDF final, et l’exécution apparaît comme terminée dans le suivi.
Chaque étape de formulaire peut s’imprimer sur le PDF produit par l’étape précédente, donc un document qui commence avec les détails du client finit par porter aussi la signature du manager. Voir Combiner les données à travers les étapes.
Où le trouver
Cliquez sur Flux de travail dans la navigation de gauche. La page des Flux de travail liste chaque flux de travail avec une petite image de sa toile, son statut et ses exécutions récentes. De là, vous ouvrez le concepteur, le suivi, le partage et les invitations.
Vos flux de travail ont été convertis automatiquement et continuent d’accepter des soumissions ; quelques paramètres par défaut ont changé. Mise à niveau depuis les flux de travail classiques liste ce qui a changé et ce qui a été conservé.